Методологические основы функционирования организации
Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни - общества в целом, экономики, науки, культуры, образования, обороны, даже личной жизни. Менеджмент организаций призван ответить на вопрос: зачем нужны организации, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.
Понятие "организация" относят к числу наиболее часто употребляемых. В меньшей мере оно употребляется в трех значениях: организация как система, организация как состояние; организация как процесс. Организации как системе присущи такие признаки как целостность и делимость.
Система - это объединение отдельных самостоятельных частей (элементов), каждая из которых обязательно обладает хотя бы одним свойством, обеспечивающим достижение цели системы. То есть, система предполагает только такое объединение частей в целое, что обеспечивает ее существование из-за способности элементов достигать цели. Система как объединение обладает рядом специфических свойств целого: способности ее элементов к взаимодействию; элементарный состав частей (подсистем); упорядоченность; целостность; структурированность [7, 17].
Всякая система имеет различные виды структур. Структура - конечная совокупность элементов и отношений между этими же элементами. Элементы различают между собой по своим свойствам. Условия и способы реализации элементами этих свойств называют отношениями.
Одной из важнейших системообразующих свойств системы является связанность, которая означает, что все элементы прямо или косвенно связаны друг с другом, и выделения или добавления одного из элементов в общем случае меняет отношение между другими элементами системы, т.е. система изменяет свои свойства.
Как правило, любую изучаемую систему можно рассматривать как элемент системы более высокого порядка. Элементы любой системы в свою очередь могут выступать как системы более низкого порядка.
Под элементом системы понимается самостоятельное (обособленное) образование системы (части системы), что имеет свои специфические черты, свойства и особое значение.
Функционирование системы как единого целого обеспечено связями между ее элементами. Известны три типа связей: функционально необходимые; синергетические (связи общего действия); избыточные.
Когда речь идет о состоянии системы, то мы имеем в виду ее организованность, то есть наличие определенного порядка или степень упорядоченности системы, в том числе в ее построении и функционировании. Много недостатков производственной деятельности объясняются организационными причинами. Поэтому повышение организованности, знания ее законов - важный резерв повышения эффективности производственных систем [14].
Организация как процесс есть проявление общественной деятельности, возникшая на основе общественного разделения труда. Функциональным назначением организации в этом смысле является создание новых и совершенствование созданных и функционирующих систем любого вида. Поэтому организовывать - значит создать новую систему или улучшить состояние бывшей в процессе ее функционирования в соответствии с меняющимися внутренними и внешними условиями.
Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна. Организация как процесс осуществляется людьми. Организация процесса управления - это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые пределы его осуществления.
Все существующие организации разделяют: на искусственные; социальные; открытые; почти простые и нестабильные. Всем им присуща общая характеристика организации. Поскольку каждая организация - система, в ее составе различают две тесно взаимодействующие подсистемы - управляющую и управляемую, т.е. субъект управления и объект управления (рис. 1.1) [1, 4, 9].
Управляющая подсистема
(субъект управления)
Управляемая подсистема
(объект управления)
Вход Выход
Влияние
внешней среды
Рис. 1.1 - Взаимодействие субъекта и объекта управления
Каждая организация действует на основании законов: синергии; единства анализа и синтеза; пропорциональности; композиций; организованности - информированности; онтогенеза и другое. Необходимо отметить, что универсальные законы организации действуют не изолированно, а во взаимосвязи. Поэтому для достижения своих целей организация создает интегрированные, кооперированные системы поведения.
Определение организации предусматривает необходимость координирования и взаимодействия сотрудников, то есть создание организационной структуры. Для нее характерна комплексность, формализация и определение соотношения централизации и децентрализации.
В понимании деятельности организации существенную, определяющую роль играет системный подход. Закрытые организационные системы мало применяют. Практически каждая организация - это открытая система. То есть, организация как система имеет внутреннюю среду, которое формируется под воздействием переменных, непосредственно влияющих на процесс преобразований (производство продукции, услуг): цели, структура, задачи, технология и люди. Поскольку организация - открытая система, она определяет динамическое взаимодействие с окружающим миром, то есть находится постоянно под внешним воздействием. Внешняя среда организации состоит из среды прямого воздействия (законы и государственные учреждения, потребители, конкуренты, трудовые ресурсы) и среды косвенного, непрямого воздействия (состояние экономики, научно-технический прогресс (НТП), социально-культурные и политические изменения, международные события и окружение, взаимосвязи с населением). Таким образом, ключевые факторы успеха организации находятся в двух сферах: внешней (из которой она получает ресурсы, информацию, знания) и внутренней (сильные и слабые стороны которой создают те или иные предпосылки для превращения ресурсов в продукцию или услуги), а степень разграничения открытой или закрытой системы меняется в зависимости от ситуации [3,14,18].
Каждую организацию как открытую систему характеризуют определенные черты и свойства: компоненты; связи, структура; взаимодействие; процесс; холизм и эмерджентность; идентификация; концептуализм.
Характеристику, определяющую состояние системы, называют параметром. Каждый элемент и компонент определяют собственными, частными параметрами, что в совокупности обусловливает успешное функционирование системы. Очевидно, что кроме частных параметров, существуют обобщающие (общие), определяющих успешную деятельность системы в целом. Чтобы выжить, большинству организаций приходится периодически менять свои цели, а соответственно - определять обобщающие параметры: результативность, эффективность и производительность. Достижение запланированных показателей является результатом сложной управленческой и производственной деятельности [10].
Системный подход рассматривает организацию как сложный комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих переменных. Системный подход возник с одной стороны - в результате обобщения опыта специалистов по исследованию операций, а с другой - вследствие развития общей теории систем, теории автоматического регулирования и управления, а также кибернетики. В рамках системного подхода проводились исследования, которые чаще именуют системным анализом. Поскольку последний опирается на математический аппарат, системный подход трактуют как общую методологию, а системный анализ - прикладной, максимально квалифицированной методикой исследования. Системный анализ провозглашают инструментом, обеспечивающим научный подход к оптимальному решению проблем (задач) в интересах достижения максимального эффекта [7, 14, 17].