Тема 3.3. Довідково-інформаційні документи.

1. Прес-реліз. Повідомлення про захід.

2. Звіти та їх різновиди.

3. Правила оформлення службових записок.

4. Довідка: реквізити та оформлення.

5. Рапорт.

6. Правила оформлення протоколу та витягу з протоколу.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2009.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., 2001.

3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х., 2001.

4. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навчальний посібник – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів.  К.,1999.

6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення.  К., 2001.

7. Шевчук С. В. Службове листування: Довідник.  К., 1999.

1. Прес-реліз. Повідомлення про захід.

Прес-реліз – це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

1. Анонс. Мета – ознайомити з подією, час подання – задовго до події.

2. Запрошення. Мета – запросити на прес-конференцію або захід, час подання – за кілька днів до події або прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ).

3. Інформація. Мета – висвітлити події, які відбуваються, час подання – одночасно з подією.

4. Резюме. Мета – підбити підсумки події, визначити перспективи на майбутнє, час подання – після закінчення події.

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

– зміст події;

– організаторів;

– місце події;

– час;

– причини й значення події.

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення.

Під час написання прес-релізу дотримуються таких вимог:

– обсяг – 1-2 сторінки;

– простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі –запитання, твердження, іноді парадоксального);

– перевага надається дієсловам активного стану;

– уникати жаргону;

– не використовувати скорочень;

– не зловживати малозрозумілими та вузько науковими термінами.

Зразок прес-релізу:

Прес-реліз

Соціальна служба для молоді м. Києва

Бондар Софія Михайлівна

Пономаренко Андрій Вікторович

вул. Велика Васильківська, 38, Київ-40, 02030

Традиційний збір-похід дитячих та

юнацьких організацій і волонтерських загонів

«Молодь за здоровий спосіб життя»

Організатори збору-походу:

Соціальна служба для молоді Київської міської державної адміністрації, Головне управління охорони здоров'я, Спілка дитячих та юнацьких організацій м. Києва.

Збір-похід проводиться за сприяння:

Київської міської державної адміністрації, державного Комітету у справах сім'ї та молоді, Представництва дитячого Фонду ООН ЮН1СЕФ, українсько-канадського проекту «Молодь за здоров'я».

На 1 січня 1999 року в м. Києві зареєстровано 2120 осіб, хворих на наркоманію, з них 103 – неповнолітніх. За інформацією Українського інституту соціальних досліджень близько 15% підлітків вживають наркотичні речовини. Кількість ВІЛ-інфікованих за останній рік збільшилася в 2,5 рази. На серпень 1998 року в місті зареєстровано 929 ВІЛ-інфікованих, серед них 727 – особи, що вживають наркотики ін'єкційним шляхом.

З б по 10 травня 1999 року на берегах річки Рось, біля міста Корсунь-Шевченківський Соціальна служба для молоді м. Києва разом зі Спілкою дитячих та юнацьких організацій м. Києва організують IX традиційний збір-похід «Молодь за здоровий спосіб життя».

Діти та підлітки, яким небайдужа власна доля, доля суспільства, яких турбують актуальні питання сьогодення, які прагнуть змінити своє життя на краще, зберуться разом, щоб зробити великий крок щодо вирішення цих проблем. Звісно, що проведення лише таких заходів не зможе глобально змінити ситуацію, але перспективним є те, що саме молодь намагається їх вирішити. Саме молодь сьогодні замислюється над завтрашнім днем, над своєю провідною роллю в майбутньому суспільства.

У 1999 році збір-похід проводиться з метою профілактики негативних явищ в молодіжному середовищі: тютюнопаління, алкоголізму, вживання наркотичних речовин; на підтримку дитячого та юнацького громадського руху соціально корисної спрямованості. Він пройде під гаслом «Молодь за здоровий спосіб життя».

Збір-похід – це завершення однієї великої справи – навчального року, підсумок роботи молодіжних організацій за весь рік і початок іншої, не менш великої – сезону літніх наметових таборів. Учасники збору-походу започаткували такі добрі справи: благодійні та екологічні акції, молодіжний волонтерський рух.

Упродовж 1990-1998 років в зборі-поході взяло участь близько 20 тисяч членів молодіжних громадських організацій міста Києва та України.

Цього року в похід «Молодь за здоровий спосіб життя» вийдуть понад 3000 членів Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва, волонтери, які працюють за програмами соціальних служб для молоді, члени Всеукраїнської асоціації скаутів та представники багатьох молодіжних організацій з різних куточків України.

Особлива увага приділятиметься пропаганді здорового способу життя серед молоді. На зборі буде представлено програму Дитячого фонду ООН ЮН1СЕФ та українсько-канадський проект «Молодь за здоров'я», який започатковано за ініціативи Канадської агенції міжнародного розвитку в Україні.

Дорослі часто заплющують очі на шкідливі звички своїх дітей, а якщо й намагаються протидіяти цьому, то роблять це шляхом заборони та покарання. Але обидві позиції дорослих не змінюють ситуації у молодіжному середовищі. Підлітки все одно намагаються доводити свою «дорослість». Цигарками та розбитими пляшками вже нікого не здивуєш – то дитячі забавки, щонайменше тепер вживається «травка».

Збір-похід – це маленька держава, зі своїми правилами і законами, головний з яких – «Здоровий спосіб життя!»

Учасники збору-походу не відмовляються від можливості випробувати себе в будь-яких сферах діяльності. Але їм все одно доведеться обирати. Бо цього року під час походу діятиме 26 програм та проектів Соціальної служби і Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва.

До Спілки дитячих та юнацьких організацій м. Києва (СПОК) входять понад ЗСГ00 школярів Києва та області. Ці хлопці і дівчата зібралися разом, щоб зробити своє дозвілля корисним і цікавим. Тому і девіз СПОКу – «За Правду, Добро, Красу!». Ці три слова виражають прагнення молоді впроваджувати в життя гарні та доброчесні вчинки.

Цим молодим людям небайдужа власна доля та доля своєї країни. Конкретними справами вони вже вміють приносити радість людям.

Крім роботи за дев'ятьма спеціалізаціями та іспитів «на знання лісу», учасники походу візьмуть участь у роботі великої конференції волонтерів, спілкуватимуться з представниками організацій дітей-інвалідів та скаутськими організаціями на засіданнях «круглого столу».

Створювати різні чудові вироби всіх бажаючих вчитимуть у творчих майстернях. Тут справді можна займатися тим, чого душа прагне, навіть городництвом у школі юних агрономів.

А яке життя без конкурсів? Змагатися можна у будь-яких конкурсах, наприклад: конкурс будівельників, куховарів, конкурс «Казки чарівного лісу», конкурси авторської пісні «У колі друзів» та плакатів «Молодь за здоровий спосіб життя». А на конкурсах відеопрограм та радіопередач учасники збору продемонструють свої журналістські здібності. Не нудьгуватимуть і спортсмени. Але до видів спорту їм потрібно буде підійти нетрадиційно. Цього вимагає олімпіада «Козацькі забави».

Звичайно, подій дуже багато і важко буде перебувати одночасно в різних місцях. Швидко отримувати гарячі та найцікавіші новини можна з дитячого телетайпу.

Під час проведення збору-походу волонтери Соціальної служби для молоді планують організувати ігротеки на вулицях Корсуня-Шевченківського.

Програма Соціальної служби для молоді «Ігротеки на вулицях» була започаткована в березні 1998 року. Волонтери розпочинали свою роботу на Хрещатику, згодом ігротеки з'явилися майже у кожному районі Києва.

Напередодні Дня Перемоги табори зустрінуть учасників Корсунь-Шевченківської битви та воїнів-афганців. Волонтерські загони таборів організують цільову конкретну допо­могу ветеранам: чи то дрова потрібно нарубати, чи то пар­кан пофарбувати.

Діти зможуть побачити зірки не лише на погонах чи орденах. Зірки можна запалити і в серцях. Концертна програма «Зірки твої, СПОК» допоможе це зробити. Найталановитіші та найдотепніші візьмуть участь у заключному гала-концерті.

Отже, ми пропонуємо три позиції щодо вирішення кризових проблем у молодіжному середовищі. По-перше, ви­значити проблеми молоді. По-друге, обрати за стиль поведінки здоровий спосіб життя. І, по-третє, зібратися всім разом на традиційному зборі-поході «Молодь за здоровий спосіб життя».

Головним для збору-походу стало те, що з'явилася ще одна можливість залучити дітей та підлітків до активного і змістовного життя, створити умови для самореалізації, випробування себе в найрізноманітніших, іноді непередбачених, життєвих ситуаціях. Це водночас і навчання, і велика гра-випробування, і пошук своєї мети.

Повідомлення – це різновид службового листа, у якому викладено запрошення взяти участь у якійсь нараді, конференції, зборах.

У повідомленні мають бути такі реквізити:

1. Дата й час засідання.

2. Місце засідання.

3. Його назва (тематика).

4. Порядок денний.

5. Прізвища доповідачів з кожного питання.

6. Прізвище й телефон відповідальної особи.

7. Спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

Зразок повідомлення:

Шановний пане Ілле!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково – практичної конференції «Українська держава та українська армія».

Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку офіцерів (вул.. Грушевського, 30/1) 30 -31 жовтня 1999 р.

Початок об 11.00

Проїзд: тролейбус № 20 до зуп. «Будинок офіцерів».

Всеукраїнське товариство «Просвіта»

Міністерство оборони України.