4. Оформлювання сторінки. Скорочення в текстах документів.

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускають розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам'ятати:

• на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обов'язково має бути не менше двох рядків тексту;

• лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки – чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

• не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

• нумерація починається з другої сторінки;

• номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова «сторінка» на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

• якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторінок ставлять вгорі скраю: парні – зліва, непарні – справа.

У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним «Українським правописом» і ДСТУ 3582-97 «Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі».

Правила скорочень у текстах документів

У документах системи ОРД застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах. Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Прийнято розрізняти скорочення кількох типів:

1. Буквені (ініціальні) скорочення (абревіатури). Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ДУМ, ЛТЕК, МВС, ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу.: і т. д.

2. Складноскорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному:

2.1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін.

2.2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник.

3. Складноскорочені слова складного типу наприклад, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі. Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами, замдиректора, головпошта і так далі. Запозичені з інших мов, наприклад: Бі-Бі-Сі, АПН, лавсан.

4. Умовні графічні скорочення на позначення посади, географічних понять, відрізки часу, кількісні визначення, назви міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів.

Особливість графічних скорочень у тому, що вони не виправляються усною мовою. Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, наприклад: м.(місто), с.(село), обл., р-н і т. п. Графічне скорочення завжди пишеться малими літерами.

5. Графічні скорочення, які вимовляються повністю та скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т .ін., напр., до н.е., о., оз., пор.

Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.

В ОРД не скорочуються реквізити «заголовок», «автор документа», «підпис».