Тема 3.1. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

1. Документи, їх призначення та класифікація.

2. Національний стандарт України. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

3. Вимоги до бланків документів.

4. Оформлювання сторінки. Скорочення в текстах документів.

5. Вимоги до тексту документа.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. – К.:Арій, 2009.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник. – Вінниця: Нова книга, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., 2001.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х., 2001.

5. Зінкевич-Томанек Б., Григор'єв О., Прихода Я. Короткий практичний словник абревіатур та скорочень української мови. – Краків, 1997.

6. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спрямування: Навчальний посібник. – К.: Каравела, 2008.

7. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів.  К.,1999.

8. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2008. – 424 с.

9. Шевчук С.В. Ділове мовлення: Модульний курс: Підручник. – К.Арій, 2009.

10. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.:Арій, 2009.

11. Шевчук С.В., Кабиш О.О. Практикум з українського ділового мовлення: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2009.

1. Документи, їх призначення та класифікація.

Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку й має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

До загальних належать такі функції документів:

1. інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2. соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);

3. комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4. культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Серед специфічних функцій документів найголовнішими є такі:

– управлінська (документ як засіб управління);

– правова (документ як засіб закріплення правових норм);

– історична (документ як джерело історичних відомостей).

Класифікація документів

Документи класифікують за різними ознаками:

1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи.

2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), та особисті (їх створюють окремі особи, і це не входить у коло їх службових обов’язків).

3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).

4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:

організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.

5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.

6. За формою – типові й індивідуальні.

7. За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового користування.

8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).

9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

документи тимчасового зберігання (до 10 років);

документи тривалого зберігання (понад 10 років);

документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені механічним способом.

2. Національний стандарт України. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

ДСТУ 4163-2003 – національний стандарт України – державна уніфікована система документації. уніфікована система організаційно- розпорядчої документації, що містить вимоги до оформлювання документів.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі – документи) – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

– органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

– підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі – організацій).

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документ

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 – адресат

17 - гриф затвердження документа

18 – резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 – підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надійдення документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Кожний документ має свій склад реквізитів, який залежить від виду документа, його змісту, призначення, способу оброблення. Усі реквізити мають постійне місце, що робить документи зручними для зорового сприймання і полегшує їх оброблення.