2. Функції та види бесід. Стратегії поведінки під час ділової бесіди. Співбесіда з роботодавцем.

Ділова бесіда, безсумнівно, є одним із найчастіше часто використовуваних різновидів комунікативної взаємодії в управлінському спілкуванні. Існує кілька основних типів ділових бесід, і кожний із них має свої особливості. Це такі:

– бесіда при прийомі на роботу, бесіда при звільненні;

– бесіда з працівником (працівниками) про результати праці;

– бесіда при консультуванні (делегуванні);

– ділові переговори.

Кожна із них має власний психологічний сценарій проведення, мету та призначення. Проте, незважаючи на те, що вона може мати різні форми, її учасники, спираючись на загальний підхід до ділового спілкування, керуються спільними для таких стосунків правилами. Ділова бесіда буде мати позитивний результат лише за умов уважного сприйняття співрозмовниками точки зору й доказів свого партнера, висловлених по суті, з відповідальною тактовною реакцією щодо отриманої інформації. Відмінність ділової бесіди від повсякденної (побутової) полягає в тому, що вона є цілеспрямованою, із заздалегідь спланованим результатом, спрямованим на вирішення певних завдань, виробничих проблем і питань, пов'язаних із необхідністю робити висновки на основі аналізу отриманої інформації. Така бесіда також дозволяє виробити певні рішення та реалізувати їх.

Ділова бесіда як форма взаємного спілкування має такі переваги:

– можливість водночас як диференційованого, так і комплексного підходів співрозмовників до предмета обговорення;

– швидкість реагування на висловлювання співрозмовника за допомогою пояснень, уточнень тощо;

– розширення компетентності керівника за рахунок критичних оцінок, пропозицій і думок партнера;

– можливість системного підходу до обліку та оцінювання об'єктивних і суб'єктивних факторів під час вирішення проблеми;

– відчуття особистої значущості у вирішенні обговорюваних проблем і причетності до результатів, отриманих у результаті бесіди.

Принципи проведення ділової бесіди:

1. Раціональність (необхідно поводити себе стримано, навіть у тому випадку, якщо партнер емоційний).

2. Розуміння (намагання зрозуміти співрозмовника, бо він прагне пояснити вам свою позицію, довести до вас свою думку).

3. Увага (установлено, що в процесі бесіди рівень концентрації уваги коливається. І це відбувається навіть тоді, коли відсутні відволікаючі фактори. Кращий спосіб відновити розірваний контакт – запитати: «Ви мене слухаєте?»).

4. Вірогідність (у бесіді не варто давати помилкову інформацію навіть тоді, коли це робить співрозмовник. Інакше тактичний виграш (а він іноді буває) може обернутися стратегічною поразкою).

5. Розмежування (установлення межі між співрозмовником і предметом розмови – дуже важливий психологічний принцип. Приємна інформація, повідомлена неприємним співрозмовником, втрачає половину своєї привабливості).

Виокремлюють такі види ділових бесід:

– кадрові;

– проблемні або дисциплінарні.

Кадрові – це співбесіди під час прийому працівника на роботу чи при його звільненні. Їх ефективність підвищується при вмінні керівника точно охарактеризувати коло проблем, із якими майбутній підлеглий матиме справу, і сформулювати основні вимоги до посади. Головне при цьому створити відверту конструктивну атмосферу спілкування. У ситуації, коли керівник поводиться нетактовно, перебиває співрозмовника, висміює його аргументи або грубо реагує на протилежну точку зору, об’єктивність фактів та інформації зменшується й, отже, ефективність бесіди стає проблематичною.

Проблемні або дисциплінарні бесіди відрізняються від кадрових тим, що вони зумовлені фактами порушення дисципліни на виробництві або відхиленнями від установлених норм і правил у діяльності організацій, підприємств. Проблемна бесіда керівника з підлеглим спрямована, перш за все, на створення творчої атмосфери на підприємстві, на підвищення ефективності колективної співпраці. Таку бесіду можна розглядати і як різновид виробничої наради з конкретних питань трудової діяльності, коли вона є складовою частиною в нараді.

Отже, варто пам'ятати, що головне завдання проблемної бесіди – майбутня робота працівника, який у чомусь завинив. Не потрібно проводити бесіду без належної підготовки.

Бесіда про дисципліну – не вистава, а довірлива розмова. Не можна приймати рішення наперед. Якщо необхідно зробити окремі винятки з правил, то про це потрібно повідомити іншим. Важливо погодити з працівником програму його подальших дій і термін її реалізації.

Ділова бесіда включає обмін думками й інформацією та не припускає укладання договорів чи вироблення обов'язкових для виконання рішень. Вона може мати самостійний характер чи попереджати переговори або ж бути їх складовою частиною.