3. Технологія розробки рішень. Вимоги до рішень

В теорії прийняття рішень виділяють два основних напрямки досліджень: нормативний та описовий.

Представники нормативного підходу концентрують увагу на розробці організаційних, інформаційних та методологічних засад прийняття раціонального рішення. Нормативний підхід опрацьовує “правила руху” в управлінській роботі, дотримання яких має забезпечити прийняття раціонального рішення.

Описовий підхід спрямований на емпіричне дослідження поведінки окремих осіб та груп людей в процесі прийняття рішень. Він має на меті визначити закономірності формування в процесі взаємодії вихідних параметрів проблеми, що вирішується, та характеристик суб’єкта, який приймає рішення.

В рамках нормативного підходу перш за все досліджується процедура (загальна технологія) прийняття управлінських рішень. Найпростішою технологією прийняття рішень є інтуїтивна, яка у спрощеному схематичному вигляді представлено на рис.1.

Зміна стану висуває проблему, необхідність позбавитися якої і вимагає прийняття рішення. За інтуїтивної технології досвід прийняття рішень в аналогічних (подібних) ситуаціях, що накопичив даний суб’єкт управління, й визначає саме рішення. Отже, якщо у минулому накопиченому досвіді суб’єкта управління не було прийнято аналогічних рішень, імовірність прийняття помилкового рішення зростає. Перевага інтуїтивної технології полягає у швидкості прийняття рішень, а основний недолік – у значній імовірності помилки.

Рис. 1. Модель інтуїтивної технології прийняття рішення

Спрощена модель раціональної технології прийняття рішень наведена на рис.2.

Рис.2. Раціональна технологія прийняття та реалізації управлінських рішень

У наведеній моделі представлена логіка реалізації раціональної технології прийняття рішень, але не відображено конкретний порядок проходження окремих етапів. У процесі підготовки рішення часто виникає необхідність уточнення або коригування результатів попередніх етапів.

Розглянемо докладніше зміст кожного з етапів, концентруючи увагу тільки на ключових (принципово важливих) аспектах їх реалізації.

Діагноз проблеми включає наступні підетапи:

– виявлення та опис проблемної ситуації (означає усвідомлення та відбиття у будь-якій формі протиріччя поміж змінами у середовищі функціонування організації та її можливостями забезпечити за таких умов досягнення своєї мети);

– встановлення мети вирішення проблемної ситуації (визначення бажаного кінцевого результату вирішення проблемної ситуації);

– ідентифікація критеріїв прийняття рішення (визначення ознак, на закладі яких буде проводитись оцінка вирішення проблемної ситуації, а також упорядкування цих ознак за ступенем важливості).

Накопичення інформації про проблему означає збирання й обробку різноманітних відомостей щодо проблеми, яка розглядається. Якість вирішення проблеми залежить від якості інформації про неї. Якість інформаційних матеріалів у свою чергу оцінюється за допомогою таких критеріїв:

1) об’єктивність – це інтегральний критерій, який поєднує у собі наступні часткові критерії:

• повноти інформації (визначається наявністю відомостей, включаючи суперечливі, які необхідні та достатні для прийняття рішення);

• точності інформації (ступінь відповідності інформації оригіналу);

• несуперечливості інформації (окремі частини однієї і тієї самої інформації не мають суперечити одна одній);

• переконливості інформації (доведеність інформації, яка примушує вірити у її достовірність);

2) лаконічність – це стислість та чіткість викладення інформації (досягається за рахунок високої згорнутості інформації без втрати її необхідної повноти);

3) актуальність – це відповідність інформації об’єктивним інформаційним потребам;

4) своєчасність – це здатність задовольняти інформаційну потребу у прийнятний для виконання строк;

5) комунікативність – це властивість інформації бути зрозумілою для того, кому вона адресована.

Розробка альтернативних варіантів означає розробку, опис та складання переліку усіх можливих варіантів дій, що забезпечують вирішення проблемної ситуації.

В теорії прийняття рішень альтернативи розглядаються як екзогенні фактори. Проте складність управління і полягає в опрацюванні щонайповнішої сукупності альтернатив, яка містить всі допустимі варіанти дій для досягнення встановленої мети. З іншого боку, збільшення кількості альтернатив ускладнює, збільшує вартість і розтягує у часі процес прийняття рішень. Тому обґрунтоване зменшення кількості альтернатив є фактором підвищення ефективності процесу прийняття рішень.

В процесі розробки альтернатив з метою обмеження їх кількості необхідно враховувати наступні вимоги до них:

- взаємовиключність альтернатив – випливає з визначення категорії “прийняття рішення” як акту вибору. Однозначний вибір можливий лише за умови, коли альтернативи виключають одна одну;

- забезпечення однакових умов опису альтернатив (аби забезпечити можливості порівняння альтернатив, їх необхідно описувати в одних і тих самих умовах: часових, ресурсних, зовнішніх обмежень тощо). Дотримання цієї вимоги має гарантувати однакові “стартові” умови для кожної альтернативи та врахування усього комплексу результатів їх реалізації.

Оцінка альтернативних варіантів. Зміст цього етапу полягає у перевірці кожної знайденої альтернативи за критеріями:

- реалістичність - можливість її здійснення взагалі з урахуванням зовнішніх обставин, не залежних від самої організації. Зовнішні чинники часто обмежують кількість прийнятних альтернатив. До таких, зокрема, відносяться:

- юридичні обмеження;

- можливості існуючих технологій;

- моральні та етичні норми тощо.

• відповідність ресурсам, які має у своєму розпорядженні організація;

• прийнятність наслідків реалізації альтернативи. Результат реалізації альтернативи у загальному випадку – це багатомірне явище. Реалізація альтернативи призводить до наслідків як пов’язаних, так і не пов’язаних з досягненням встановленої мети. Якщо в процесі прийняття рішення не прийматимуться до уваги такі наслідки, можна отримати результат, який повністю нейтралізує очікуваний ефект. Тому в процесі виявлення можливих наслідків реалізації кожної альтернативи необхідно враховувати:

- не тільки основні (пов’язані з досягненням мети), але і побічні результати;

- не тільки безпосередній період реалізації альтернативи, але і майбутні періоди.

Прийняття рішення. На цьому етапі здійснюється порівняння альтернатив за очікуваними ефектами їх реалізації та вибір кращої альтернативи на закладі критеріїв, ідентифікованих на етапі діагнозу проблеми. При цьому слід зауважити, що на етапі прийняття рішення суб’єкт управління має доповнити результат формалізованого аналізу (найкращий варіант) неформальними знаннями про об’єкт управління. Ці знання випливають з досвіду та інтуїції суб’єкта управління.

Для того щоб прийняте рішення було найбільш ефективним, воно повинно відповідати ряду вимог: бути науково обґрунтованим, законним, актуальним, реальним, конкретним, несуперечливим, своєчасним, інформативним.

Вимога наукової обґрунтованості посідає особливе, чільне місце в ряду вимог, що пред'являються до управлінського рішення.

Щоб бути науково обґрунтованим, управлінське рішення насамперед повинно засновуватися на врахуванні об'єктивних закономірностей і потреб суспільного розвитку.

Вимога наукової обґрунтованості управлінського рішення передбачає ретельний аналіз обстановки на базі повної та достовірної інформації. Причому в сучасний період розвитку нашого суспільства великого значення набуває вимога передбачення, прогнозування суспільного розвитку, так званий прогностичний аспект.

Прогностичний підхід в управлінні – це систематичне наукове дослідження стану, структури, динаміки та перспектив управлінських явищ і процесів на основі пізнаних конкретних закономірностей, притаманних суб'єкту і об'єкту управління.

Після вимоги наукової обґрунтованості найбільш важливою вимогою до управлінського рішення є законність, яка передбачає, що всі управлінські рішення, незалежно від рівня суб'єкта управління, повинні засновуватися суворо на законі і бути спрямовані на його виконання. Ця вимога набуває особливого значення, коли мова йде про органи внутрішніх справ, сфера діяльності яких пов'язана з постійним втручанням у права громадян.

Вимога актуальності означає, що управлінське рішення насамперед повинно розв'язувати найбільш важливі, істотні для системи проблеми і питання, тобто такі, розв'язання яких створить умови для більш ефективного функціонування системи в цілому і окремих її елементів.

Реальність управлінського рішення передбачає його здійсненність, тобто не можна приймати нереальні, абстрактні рішення. Такі рішення викликають досаду виконавців і в своїй основі неефективні. Прийняте рішення повинно бути ефективним і відповідати силам та засобам системи (колективу), що його виконує.

Компетентність виражає ступінь знання суб'єктом управління явища, на яке він збирається впливати. Рішення може бути компетентним у тому випадку, якщо суб'єкт управління (керівник) із усіх можливих засобів, прийомів та способів виконання поставленого завдання вибере самі вигідні, доцільні, оптимальні.

Вимога конкретності управлінського рішення полягає у чіткому, ясному формулюванні цілей, завдань і шляхів та засобів їх досягнення. Конкретність означає, що будь-яке управлінське рішення має бути сформульоване так, щоб виключалася можливість його двозначного тлумачення, щоб було ясно хто є організатором виконання, хто є виконавцем, в які строки має бути виконане рішення. Чим конкретніше управлінське рішення, тим більші гарантії його успішної та повної реалізації.

Управлінське рішення повинно бути несуперечливим. Вимога несуперечливості передбачає, насамперед, внутрішню несуперечливість рішення, тобто єдність поставлених у рішенні завдань, методів та засобів їх реалізації. Іншими словами, кожне поставлене завдання повинно бути підкріплене конкретними заходами щодо його вирішення.

Окрім внутрішньої несуперечливості, управлінське рішення не повинно суперечити й іншим рішенням, зокрема, рішенням вищестоящих суб’єктів управління, а також аналогічним рішенням, які були прийняті раніше. Це, так би мовити, зовнішня несуперечливість .

Наступна вимога – своєчасність рішення. Рішення повинно прийматися з урахуванням стану і розвитку як суб'єкта, так і об'єкта управління з урахуванням конкретних умов і бюджету часу для виконання поставлених завдань. Кажучи про своєчасність рішення, слід мати на увазі, що прийняття такого рішення залежить від вміння керівника правильно орієнтуватися в обстановці, осмислювати події і приймати його тільки тоді, коли воно дійсно назріло. Запізнення з прийняттям рішення, також як і його передчасне прийняття, прагнення обігнати події в рівній мірі є шкідливими, вони породжують формалізм і роблять рішення нездійсненним. Оптимальним (за своєчасністю) буде те рішення, яке приймається у самому початку виникнення проблеми, а в окремих випадках – при вірогідному виникненні ситуації і заздалегідь. Треба мати на увазі, що мова іде не тільки про своєчасність прийняття рішення, але й про своєчасність досягнення цілей. Адже під час розв'язання проблеми події розвиваються, і може статися так, що прекрасна ідея (альтернатива) застаріє і втратить сенс у майбутньому.

Ще однією вимогою до управлінського рішення є інформативність (або інформаційна ємність). Її смисл можна сформулювати так: у можливо меншому фізичному та знаковому обсязі у рішення має бути закладено як можна більше інформації. Загальні місця, описовий матеріал, викладення відомих зведень знижують інформаційну ємність управлінського рішення і призводять до того, що, наприклад, у великому за обсягом наказі міститься мінімум інформації у власному сенсі слова. Забезпечення інформаційної ємності інформації передбачає як високу професійну кваліфікацію суб'єкта управління і знання ним дійсного інформаційного потенціалу підлеглих, так і спеціальні зусилля щодо відбору, викладення та редагування матеріалу, що включається у кінцевий текст управлінського рішення.