1.6 Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему построения и сочетания учетных регистров, последовательности и способов записи в них. Основными признаками, определяющими ту или иную форму, являются:

-виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними;

-последовательность и способы записи в них;

-применение средств вычислительной техники.

В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерная, журнально-ордерная, таблично-автоматизированная.

Мемориально-ордерная форма возникла в нашей стране в 30-е годы. Свое название получила от учетного регистра — мемориальный ордер. Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. Документы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета. Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (Контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета. В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне счета отражаются дебетовые записи, в правой — кредитовые.

Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге отражаются только обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится. На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров для проверки полноты отражения хозяйственных операций. На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Аналитический учет ведется подобно синтетическому в карточках на основании первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам

Мемориально-ордерная форма учета имеет преимущества по сравнению с другими книжными формами учета. Ее регистры и техника записи в них несложны. Сверка данных синтетического и аналитического учета, журнала регистрации и ведомости по синтетическим счетам устраняет ошибки, обеспечивает полноту учета хозяйственных операций. Форма может применяться на предприятиях всех отраслей хозяйства. Вместе с тем форма имеет и ряд недостатков:

-многократность записи одной и той же суммы в различные регистры, что увеличивает объем работ и вероятность допуска ошибок;

-отрыв и отставание аналитического учета от синтетического;

-сложность составления отчетности, так как не все регистры приспособлены к ее составлению;

-значительный объем работ приходится на конец месяца.

Указанные недостатки приводят к задержкам и опозданию в составлении баланса и других форм отчетности.

Журнально-ордерная форма явилась результатом длительных поисков более совершенных форм учета и получила развитие в начале 40-х годов. С января 1960 г. применяется единая журнально-ордерная форма для предприятий всех отраслей. Основными регистрами являются журналы-ордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер -регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.

Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопительных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.

Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Журналы-ордера ведут по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить на три группы. Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей. Первая часть - собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитные обороты по счету.

Таблица 3

Журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса"

Дата	В дебет счетов			Итого
выписки	51	70	и т.д.
01	1000			1000
02	200			200
и т.д.
Итого	1000 200			1200

Второй частью журналов-ордеров первой группы являются вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Записи в указанные регистры производятся по шахматному принципу, т.е. сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.

Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними.

Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т.е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале-ордере №6 по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию. По одной строке отражается задолженность предприятия конкретным поставщикам и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке. Общий итог оборотов по кредиту и дебету - данные синтетического учета .

Главная книга ведется по дебетовому признаку. В нее дебетовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров. а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны. На основании конечных остатков в Главной книге составляется сальдовый баланс.

Данные накопительных ведомостей, журналов-ордеров и Главной книги позволяют получить данные для составления отчетности без дополнительных выборок. В настоящее время применяются два варианта журнально-ордерной формы учета. Первый вариант предназначен для крупных предприятий и организаций и включает 17 журналов-ордеров, ряд вспомогательных ведомостей и таблиц. Для предприятий, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое.

Журнально-ордерная форма учета имеет ряд преимуществ:

• уменьшается объем работ в связи с ликвидацией регистрационного журнала мемориальных ордеров, многих карточек аналитического учета;

• - облегчается составление отчетности;

• -улучшается увязка синтетического и аналитического учета;

• -создаются условия для разделения учетного труда и его равномерности.

Однако форма не лишена и недостатков:

-сложность построения основных регистров - журналов-ордеров;

-значительны затраты ручного труда.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключаются в следующем:

-полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

-использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей - магнитных лент, магнитных дисков;

-интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;

-осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;

-автоматизация логических операций бухгалтерского учета;

-решение задач бухгалтерского учета в двух режимах - регламентном и запросном;

-получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;

-возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации. Так, рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами, и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). По мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса ставится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения ВТ, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

Использование на практике машино-ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ. К ним относятся:

-применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;

-возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

-возможность выдачи информации по запросу;

-освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций.

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания АРМ бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров, оборотного (оборотно-сальдового) баланса. С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов. Наиболее популярными компьютерными программами по бухгалтерскому учету являются «1-С бухгалтерия», «Турбобухгалтер», «Инфобухгалтер», «Информбухгалтер» и некоторые другие.

47