4. Аналитическая часть

4.1. Сбор практического материала.

Инвентаризация затрат рабочего времени

Эффективная загрузка рабочего времени руководителя (специалиста) означает соответствие структуры затрат этого времени целям и задачам, стоящим перед ним. Только при таком соответствии можно говорить о рациональном или нерациональном использовании рабочего времени.

Отличительной особенностью времени как ресурса является то, что его нельзя запасти впрок, и то, что оно расходуется помимо нашего желания. Личность может только управлять тем, на что оно расходуется. Поэтому, мы либо пытаемся управлять направлением наших временных затрат, либо пытаемся все выполнить одновременно и теряем намного больше времени.

Отечественные и зарубежные исследования показывают, что основной причиной дефицита времени личности является неумение выделить главное, на что необходимо его тратить в данный момент, и нежелание или неумение его планировать. Каждому из нас необходимо видеть общую картину и структуру своих дел и чувствовать, что ситуация находится под контролем. Данное положение помогает избавиться от постоянной спешки, избежать стрессовых состояний.

Выполнение курсового проекта возможно в двух вариантах.

В соответствии с I вариантом студенту предлагается проанализировать структуру затрат рабочего времени специалиста (руководителя) и определить соответствие (несоответствие) этих затрат функциональным обязанностям специалиста (руководителя).

С этой целью студент, пользуясь методом фотографии, заполняет карту самофотографии рабочего времени (приложение 1) в течение двух-трех рабочих недель. Типовой классификатор затрат рабочего времени представлен в приложении 2 (для руководителя) и в приложении 3 (для специалиста). Карта самофотографии рабочего времени заполняется фиксированием на бланке момента времени начала и окончания конкретной работы или вида деятельности руководителя, специалиста с указанием шифра выполненной работы.

Если в типовом классификаторе (приложения 2, 3) не представлены работы или виды деятельности, выполняемые на практике специалистом (руководителем), то перечень работ дополняется необходимыми видами деятельности (работами) с указанием их шифров, начиная с № 24 (приложение 2) или с № 14 (приложение 3).

После сбора первичных данных производится обработка карт самофотографии. Суммируются все затраты рабочего времени на выполнение i-го вида работ за весь период наблюдения (N_i):

N_i =  n_ij (1)

j

где n_ij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-ому виду работ, мин.

Определяется удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого рабочего дня, а также в суммарных затратах рабочего времени за весь период наблюдений.

На основании полученных данных заполняются таблицы: "Структура фактических затрат рабочего времени специалиста (руководителя)" (табл. 1) и "Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста (руководителя)" (табл. 2). Графа 2 табл. 2 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса руководителя и специалистов соответствующей службы, с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций, порученных конкретному специалисту. Например, каковы должны быть затраты рабочего времени на обработку корреспонденции у старшего инженера конструкторского отдела? Или каковы допустимые затраты рабочего времени у заведующего сектором для участия в производственных совещаниях? Однозначный ответ дать достаточно сложно, многое определяется спецификой деятельности организации, хотя возможно учесть опыт передовых фирм.

С использованием результатов сравнения рекомендуемой (плановой) структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени специалистом (руководителем), заполняется таблица, представленная в приложении 4. Данный анализ следует проводить на основании рекомендаций, представленных в разделе 4.2 настоящих методических указаний. На базе полученных аналитических данных разрабатываются организационно-технические мероприятия, позволяющие снизить нерациональные потери рабочего времени специалиста (руководителя), в соответствии с разделом 5 настоящих указаний.

Таблица 1