48 Свойства полей:

1. Имя поля (заголовок столбца таблицы) - определяет порядок обращения с данными этого поля при автоматических операциях с базой;

2. Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

3. Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

4. Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

5. Маска ввода(средство автоматизации ввода) - определяет форму, в которой вводятся данные в поле;

6. Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля;

7. Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

8. Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный или тип даты);

9. Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдаётся автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);

10. Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

11. Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым (например, текстовым));

12. Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поискомили сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется.

Примечание: перечень приведённых свойств полей относится в основном к полям текстового типа.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных.

Ключевое поле - это поле, однозначно определяющее каждую строку таблицы. В качетсве ключевого поля обычно используют уникальный номер.

Виды связей между таблицами

Связь осуществляется путем сопоставления данных в ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев сопоставляются первичный ключ одной таблицы, содержащий для каждой из строк уникальный идентификатор, и внешний ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца "ИД_издания" в таблице "Книги" (первичный ключ) и столбца "ИД_издания" в таблице "Продажи" (внешний ключ).

Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы. Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем.

Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

В MicrosoftAccess сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

Связи "многие ко многим"

При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" - это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи "один к одному"

При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.

Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях. • Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов. • Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности. • Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы. • Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы. В MicrosoftAccess сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

Импорт - На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание выберите команду, соответствующую типу файла, из которого импортируются данные.

49

Главное предназначение формы в access состоит в том, чтобы организовать удобную работу с данными (с понятным и приятным интерфейсом), чего нельзя добиться при работе с таблицами. На форме легко уместить множество полей одной или нескольких таблиц, таблица же позволяет увидеть обычно пять-десять полей одной записи.

В форме можно разместить различные элементы управления: кнопки (для вызова других форм и разных файлов, распечатки форм и отчётов и др.), группы переключателей – для выделения схожих элементов управления, рамки и прямоугольники – для вывода графических объектов (фотографии, диаграммы) и др. Форма позволяет размещать вычисляемые элементы управления, которые нет смысла хранить в таблицах. Например, при загрузке личных данных работника нужно видеть возраст работника.

Алгоритм создания форм следующий: 

1. Открыть окно БД

2. В окне БД выбрать вкладку Формы

3. Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД

4. В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных

5. Щелкнуть на кнопке ОК

Создание формы с помощью Мастера:

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее. Изменения в таблице будут приводить к изменениям в форме!

50

Запрос — это объект базы данных, являющийся основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос на выборку позволяет сформировать пользовательское представление о данных, Не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса на выборку — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос. Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов, объединяя данные, содержащиеся в них. Таблицы и запросы, объединенные для получения данных, образуют источник записей для запроса. Запрос, построенный на другом запросе, использует его временную таблицу с результатами в качестве источника записей. Назначение и виды запросов: Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных, добавление и удаление записей и таблицах. С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных: -сформировать на основе объединения записей взаимосвязанных таблиц новую виртуальную таблицу; -включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля; -выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора; -произвести вычисления в каждой из полученных записей; -сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись с одновременным выполнением над другими полями статистических функций; -добавить в результирующую таблицу запроса строку итогов; -произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей; -создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц; В Access может быть создано несколько видов запроса:  - запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц базы данных и таблиц запросов. Результатом является таблица, которая суще­ствует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться за­просы других видов; замечание Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм и отчетов. - запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязан­ных таблиц и других запросов, но в отличие от запроса на выборку ре­зультат сохраняется в новой постоянной таблице базы данных; -запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах. 

51

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. В программе Access можно создавать различные типы отчетов, отвечающие разнообразным требованиям.

Создание отчета Access:

Автоотчет    Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.

Мастер отчетов    Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.

Режим конструктора    С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Например, можно сортировать и фильтровать данные более подробно, нежели это позволяет мастер отчетов. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

2. В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу.

3. Щелкнуть на кнопке ОК

4. Выбрать поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

5. Добавить уровни группировки по выбору.

6. Выбрать порядок сортировки записей.

7. Выбрать вид макета для отчёта. Щелкнуть на кнопке «Далее».

8. Выбрать требуемый стиль.

9. Задать имя отчета.