Сурет 4. 1. Ұйымдастыру құрылымы
Орталықтан- Орталықтан- Жазық Көпдеңгейлі
дырылған дырылмаған құрылым құрылым
Ұйым элементтерін түрлі тәсілдермен қосуға болады, бұл мағынада ұйымдастыру құрылымының құруын немесе жобасын кең таралған «Лего» конструкторымен салыстыруға болады. Бұл процесс әр ұйымға шығармашылық түрде және бірегейлі, әрі оның нәтижесі ұйым мақсатына байланысты болады. Және ұйымдағы мақсаттың әр өзгерісінен ұйымның құрылымы өзгереді.
Ұйым құрылымының жобалауы туралы жоғарыда еске салынды, онда оны құру үшін, ең алдыменен Компания мақсаты мен стратегиясын белгілеп, нарығын анықтап, түрлі бизнеске сай келетін, Компанияны блоктарға бөледі, нақтылы мақсатты құрып, кейіннен түрлі қызмет өкілділігінің ара қатынасын, құқығын, бақылау диапазонын белгіліп, соңында қызметтік міндеттерді анықтау қажет. Мұнда есте сақтау керектігі, ол стратегия өзгергенде, кәсіпорын ұйымдастыру құрылымын әрқашан анализдеу керек. Стратегияны өзгерту іс-әрекеттің жаңа түрлерін талап етеді және оларға құрылымның бейімделінуін талап етеді. Керісінше, стратегияны өзгертпей қайта ұйымдастыру керексіз болады немесе құрылым бастан-ақ жарамсыз болғанын көрсетеді».
Өкілдік берудегі ережелер
Басқарушы-менеджердің өзінің қол астындағыларға өкілділік пен өкім
беруінің ережелері:
Ең кем болатын іс әрекеттің ережесі. Іс әрекеттің барлығы
ресурстарды минимальды жұмсау мүмкіндігі. Жобаның бір іс-әрекетін бастағанда, осыдан мүлдем бас тартып көріңіз.
Атқарушыға қызығушылық таныту ережесі. Жобаның іс-әрекетін
атқарушының шарты болып табылатын, ол уақытылы және сапалы орындауындағы атқарушының қызығушылығы.
Екі есе бақылау ережесі. Іс әрекеттің барлығы бақыланады.
Бақылаушылардың іс әрекеттері де бақыланады.
Постфактілі (бірдеме істелгеннен кейін) бақылау ережесі.
Әрқашан орындайтын атқарушының бір типті әр дайым қайталанатын іс- әрекетінің дұрыстығына бақылау, орындалу процесінде жүргізілмейді, атқарушыға максимальды жауапкершілікті қою нәтижесімен жүргізіледі.
Қажетті кәсіптендіру ережесі. Іс әрекетті орындауды, кәсібі бар
орындаушыға жүктеу.
Ақпараттану ережесі. Іс - әрекетті орындауды, орындауға қажетті
ақпарат алған адам алады. Немесе, керісінше, іс әрекетті орындауға қажетті ақпарат, оны орындауға берілген адамға тікелей бағытталады.
Қажетті өндіріс ережесі. . Іс әрекетті орындауды, талап етілген
мерзімде орындауға мүмкіндігі бар атқарушыға берілу керек.
Көлденең жұмыстары бойынша ереже. Жұмысшының әрдайым
міндетіне кіретін бұрынғы жұмысын орындауында, ол өз нәтижесі туралы басқарушыға ақпарат беріп, бөлімшелердегі орындаушылармен арақатынаста болуы міндетті.
Қайырып тастау бойынша басқару ережесі. Жоғары тұрған басқарушылар жұмыстың орындалуына тек жұмысты қайырып тастағанда ғана араласады, егер олар жұмысты өз бетінше орындама,ан жағдайда.
Статистика бойынша басқару ережесі. Басқару шешімін
қабылдауда, қазіргі уақыттағы өндірістің жағдайына қарағанда, өндіріс статистикасы бойынша ұзақ уақытқа ақпарат қажет.
Алғашқы ақпарат көздерінің біркелкі ержесі. Егерде барлық
жүйелерде немесе басқару мақсаттарында алғашқы көрсеткіштерді бірдей қолданса, онда алғашқы ақпарат көздері бірдей болу керек – бір құжат, бір адам, бір қызмет, бір автоматталған құрал және т.б.
Өтпелі құжаттар ережесі. Алғашқы құжаттардың экземпляр саны
минимальды жазылу керек. Бақылау журналдарында, картотекаларда, ведомостьтарда белгілеу үшін алғашқы құжаттарды қолданатын қызметтер, алғашқы құжаттарды есеп ретінде ары қарай архивке тапсырады, құжаттарды сақтауға бухгалтерияға немесе басқа қызметтерге беріледі.
Басқарушыға арналған, шолу құжаттары. Басқарушыға арналған
аналитикалық есеп құжаттары былай құрылу керек, басқарушы есепті көргенде бөлшектеп оқуға мүмкіндік бермей, «жақсы», «жаман», «нашар» және т.б. деп өзінің бағалау ойын сол мезетте айту мүмкіндігі.
Тапшылық ресурстарды орталықтандыру ережесі. Ресурстар түрінің
кез - келгені орталықтандырылған басқаруда оның тапшылығына тікелей пропорционалды болу қажет.
Автономияны қолдану ережесі. Адамдар өз жұмысының ретін өздері
анықтауға ықпал жасайды. Сол үшін олардың іс - әрекетін бөлшектеп уақыт тәртібіне салмай, ұйымдастыру жұмысының жолдарын өздеріне рационалды ізденуге жағдай жасау.
Шешімді стандарттау ережесі. Басқарудың технологиялық
Процесін, толтырылуын, құжатталуының саны көбейгенде, басқа ережелерге кері әсерін көрсетпейтін жерде стандартты шешімді артық көру қажет.
Шешімнің жүйелі үйлесу ережесі. Басқару технологиясының әр
шешімі, басқа басқару процесінде бұрын қабылдаған шешімдердің байланысының бар болуына және кері әсерлігіне тексеру керек.
Атқарушылардың, техникалық құралдардың сенімділігінің,
ақпаратты сақтау тәсілдерінің ережесі. Әр жобалаған іс әрекет атқарушылардың, техникалық құралдардың сенімділігіне, ақпаратты сақтау тәсілдеріне тексеру керек.
Айта кететін бір мәселе, өкілділік нақтылы бөлініп, шектелген
Компанияларда, жоғары басқарушылар комфортты жағдайда жұмыс істейді, олар кеңес пен мәжілістермен, қағаздарға қол қоюмен, кездесулермен асыра тиелмеген. Соңында, бұл Компаниялардағы басқарушылар стресске, физикалық шаршаудан, психикалық шамадан артық болудан сақтанады.
Орталықтандырылу мен децентрализациялаудың кемшілігі мен жақсы жақтары
Орталықтандырудың кейбір жақсы жақтары:
Компанияның іс әрекетін, оның бөлімшелерін бақылауын
жақсарту, қателескен шешімдердің санын кеміту;
Басқалардың есебінен бір бөлімшелердің дамуы мен өсуінен алшақ
болуға, бөлімшелердің өсуіне қатаң бақылау керек;
Құралдарды, өндіріс көлемін, қаржыны, ең негізгісі персоналдарды
максимальды нәтижелі басқару;
Компания шекарасында барлық операцияларды бір келкі стандартқа
келтіру мүмкіндігі;
Іс әрекетті, операцияларды, күш салуды, бөлімшелерді қайталау
мүмкіндігін жою;
Қымбат жалпы ұйымдық техниканы, құрал-жабдықтарды
алу мүмкіндігі.
Ал енді децентрализацияланудың кейбір жақсы жақтары:
Шешімді қабылдау процесінің жеңілділігі мен нәтижелілігі, әсіресе
өте үлкен көлемді ақпараты бар ірі ұйымда;
Шешім қабылдау жылдамдығы, пайда болған проблеманы ең жақын
тұрған басқарушы шешім қабылдайды;
Мотивацияның өсуі, инициативасы, кәсіпкерлік рухы, моральды
қанағаттануы;
Компанияның стратегиясын, оның саясатын, жаңалықтар мен
инновацияларды өндіруге топ-менеджерлердің «қымбат» уақытын кетіру мүмкіндігі;
Экономикалық жағдайдағы Компанияның бейімділігі;
Бөлімшелер басқарушылардан шығатын, шектеулі мәселелерге
шешім қабылдаудың дұрыстығын көбейту;
Шығындарды төмендету есепті дайындауға уақыт көп үнемделеді.
Орталықтандырылу мен децентрализациялаудың кемшілігін айтпасақ та болады, себебі децентрализациялау орталықтандырудың-антиподының кемшілігі болып табылады және керісінше.
Децентрализацияланған құрылымның қолдануындағы ең көп артықшылығы, тұтынушылардың қызмет етуінің жағдайын жақсартады. Децентрализация тұтынушыны өндірушіге жақындатады, ал бұл ең жақсы жағдайдың бірі.
Осының бәріне туризм мен қонақжайлылық салаға сүйенеді. Дәл осы клиентті қамқорлыққа алады.