Определение функций структурных подразделений и должностной

компетенции руководителей и специалистов органов управления

Управленческий труд регламентируется прежде всего с помощью соответствующих положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, которые позволяют четно распределять обязанности в каждом подразделении между работниками, обеспечивая при этом необходимую взаимосвязь.

Функции структурных подразделений аппарата органов управления и между отдельными работниками должны распределяться таким образом, чтобы отражать специфику и условия организации труда управленческого персонала в соответствующем управленческом органе.

Для разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций используются выработанные централизованно методические подходы (примерные должностные инструкции).

Разработке на местах функций структурных подразделений (служб) и должностных инструкций должна предшествовать подготовительная работа. Для этого создается комиссия, которая на основе объективного анализа структуры управления, распределения функций между подразделениями (службами) и работниками аппарата, оптимизации информационных потоков, улучшения организации труда, с учетом конкретных условий готовит проекты положений о соответствующих структурных подразделениях (службах), которые затем обсуждаются и утверждаются руководством. Должностные инструкции разрабатываются на основании утвержденных положений о структурных подразделениях соответствующими структурными подразделениями и после рассмотрения в комиссиях утверждаются. Каждое положение о структурном подразделении рекомендуется составлять, как правило, из трех разделов: общие положения, функции (обязанности), права.

Общие положения – главные задачи, какими нормативными документами должен пользоваться отдел (служба), кому он подчиняется, с какими подразделениями сотрудничает, кто по должности в состав отдела входит.

Функции (обязанности) – функции в области разработки и выполнения целевых программ, перспективных и текущих планов, повышение эффективности производства, внедрение прогрессивных форм организации и оплаты труда, научных достижений и передового опыта, централизации управленческих, производственно-хозяйственных функций, фондов экономического стимулирования и материально-технических ресурсов, организации подготовки и повышения квалификации кадров, учета, отчетности и др.

4.Регламентация функций управления в должностных инструкциях и

других документах.

Основой для разработки должностных инструкций руководителей и специалистов служат квалификационно-должностные характеристики тарифно-квалификационного справочника и Положение об отделе (подразделении), основные нормативно-правовые документы, принятые Министерством сельского хозяйства и продовольствия РБ, инспекциями по охране труда и Ветеринарным законодательством.

Наряду с этим, при разработке должностных инструкций должны быть учтены обобщенные аналитические материалы характера выполняемых функций управления должностными лицами, изучения затрат труда и времени на основе хронографических наблюдений, анкетирования, устного опроса и личного опыта.

При разработке должностных инструкций следует исходить из документов, регулирующих производственную и финансовую деятельность хозяйства, а также накопленного опыта по их составлению в передовых хозяйствах, других отраслях, научных рекомендаций. К их подготовке должны привлекаться опытные специалисты предприятия.

Последовательность разработки должностных инструкций управленческого аппарата состоит из следующих четырех этапов:

1. Анализ существующей организации управления; существующего организационного устройства; структуры управления; изучение и распределение функций между структурными подразделениями и должностными лицами.

2. Определение узких мест в организации управления; в деятельности специалистов; в их взаимоотношении с руководителями производственных подразделений; в выполнении основных функций управления, таких как оперативное управление, маркетинговая деятельность, технологическое руководство и других.

3. Совершенствование структуры управления; упорядочение системы соподчинения организаций управления и должностных лиц; упорядочение штатного расписания; согласование проекта структуры управления с вышестоящими органами.

4. Разработка проекта должностных инструкций; согласование проекта должностных инструкций; обсуждение и утверждение должностных инструкций на производственных совещаниях, правлении (совете) предприятия; оформление должностных инструкций.

В связи с переходом к рыночным отношениям у руководителей и специалистов появились новые функции, которые обусловлены самостоятельностью в разработке и реализации стратегии деятельности предприятий, планировании и ценообразования, организации снабжения и сбыта.

По-новому решаются вопросы финансирования, оплаты труда, взаимоотношений с партнерами, населением и т.д. Новая экономическая ситуация не только расширила функции управления, но и изменила акценты в обязанностях специалистов, обусловила необходимость введения в штаты предприятий новых должностей.

В наибольшей мере это коснулось экономических служб. Появилась необходимость в создании маркетинговых служб, которые должны заниматься экономическими, коммерческими, социологическими и другими вопросами, связанными с организацией эффективного сбыта продукции, включая изучение рынка, планирование ассортимента продукции, рекламу, стимулирование сбыта, сервисного обслуживания и т.д.

Переход на более эффективные методы хозяйствования заставляет руководителей служб предприятия постоянно находиться в курсе современных научно-практических

разработок в сфере деятельности, проводить необходимые эксперименты для определения эффективности от внедрения в производство новых достижений, формировать банк данных о современном оборудовании, препаратах, фирмах-производителях, методах использования, ценах. В этой связи особое место занимает постоянная работа по повышению квалификации специалистов и рабочих.

Возможности предприятий самостоятельно определять структуру управления, осуществлять подбор кадров, упрощение процедуры найма и увольнения работников создают условия для формирования творческих и работоспособных трудовых и управленческих коллективов. В связи с этим в должностные инструкции привносятся отдельные функции менеджмента. Повышаются требования к менеджерским качествам руководителей и специалистов. В условиях конкуренции между предприятиями возрастает значение коммерческой (конфиденциальной) тайны.

Главные специалисты и заместители директора должны определить для внесения в трудовые контракты перечень сведений, разглашение которых может нанести ущерб предприятию.

В работе над должностной инструкцией необходимо использовать приемы системного подхода. Это позволило охватить максимально полный перечень работ, устранить дублирование функций, добиться относительно равномерной нагрузки по должностям верхнего иерархического уровня управления производством.

В соответствии с современными требованиями изменена структура и юридическое оформление нового варианта должностных инструкций, состоящего из шести статей.

При составлении должностных инструкций на предприятиях, имеющих сложную дивизиональную структуру, рекомендуется вводить еще один раздел «Взаимосвязи», в котором показывают систему взаимоотношений между различными самостоятельными подразделениями и их руководителями.

В первый раздел «Общая часть» включены вопросы руководства отделом (службой), системы соподчинения и взаимозамещаемость должностей. Здесь же приведены квалификационные требования к занимаемой должности.

Второй раздел - «Цель деятельности». В процессе сбора материала и апробации проектов должностных инструкций на производстве было выявлено, что далеко не все руководители и специалисты могут четко сформулировать цель своей деятельности. Личные качества специалистов накладываются на организационно-производственные структуры предприятий и поэтому не всегда удается подчинить их стратегии предприятия в целом.

В разделе «Обязанности» определяются функции каждого должностного лица на основе соответствующего распределения комплекса работ аппарата управления. При этом особое внимание следует обратить на отсутствие параллелизма и дублирования в работе взаимосвязанных должностных лиц и на достижение оптимальной загрузки руководящих работников и структурных подразделений при минимальных затратах на управление.

В разделе «Права» необходимо определить права руководителя и специалиста таким образом, чтобы они являлись средством выполнения возложенных на них обязанностей. Права должны вытекать из обязанностей и обеспечивать самостоятельное решение всех вопросов, входящих в круг обязанностей.

В разделе «Ответственность» специальный перечень соответствующих пунктов можно не приводить, поскольку действующим законодательством предусмотрена ответственность за качество выполнения должностных инструкций в целом. Особые условия ответственности специалистов могут быть зафиксированы в трудовых договорах (контрольных). Завершает текст инструкции раздел «Текущие дополнения и изменения», предусматривающий возможность ее обновления и корректировки при изменении производственных условий.

В разделе «Права» при разработке положений об отделе (службе) необходимо рассмотреть: права в области межотраслевых производственных связей, контроль за ходом выполнения планов, прием на работу и увольнение отдельных работников отдела, поощрение и привлечение к ответственности за упущения в работе, получение оперативной и статистической отчетности и т.д.

Важная роль в регламентации деятельности отдельных работников принадлежит должностным инструкциям.

Указываются квалификационные требования к замещению должности.

Должностные обязанности: излагают перечень обязанностей работника по руководству подведомственными службами, выполнению планов, технологии, учета, отчетности, работы с кадрами, межотраслевых связей, внедрение достижений науки и передового опыта, контроля деятельности подведомственных органов и т.д.

Права - формируются права, которые должны способствовать выполнению возложенных на работника задач. В зависимости от должности определяются и права – наказывать, поощрять, задавать технологию, организацию труда и т.д.

Ответственность – перечисляют основные функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность: производственно-финансовые показатели, государственные планы, задания, своевременное планирование, ведение установленной документации и отчетности, внедрение в производство достижений науки и техники и т.д.

Четкая регламентация управленческого труда – важное средство повышения эффективности работы аппарата управления. При этом необходимо иметь в виду, что отрицательное влияние оказывают на качество управленческой деятельности попытки формально регламентировать те виды работ, которые носят творческий характер.

Лекция 3.

Тема: « Структуры управления» 4 часа.

Цель лекции: изучить существующие организационно-управленческие структуры, методику их построения, особенности структур управления в сельскохозяйственных предприятиях.

Вопросы:

1. Сущность и общая характеристика управленческих структур.

2. Типы структур управления (классификация).

3. Краткая характеристика существующих структур управления.

   1. Механистические структуры.

   2. Органистические структуры.

4. Структуры управления сельскохозяйственными предприятиями.

Дополнительная литература:

М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента. – М.: дело, 1992.- с 565- 594.