Требования к информации.

Одно из важнейших требований предъявляемых к управленческой информации, вытекает из самого существа управленческой деятельности, суть которой заключается в принятии управленческих решений. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только тогда высока, когда используется актуальная информация, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации.

Актуальности информации как общее понятие связано с целым рядом других требований, а именно:

• достоверность (объективность);

• убедительность (аргументированность);

• полнота (достаточность информации).

Достоверность - означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать не предвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, письмо, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Недостаточность информации может вызвать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

3.Сущность и классификация управленческих решений.

Принятие решения является необъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни и т.д. Существенным отличительным принципом управленческого решения является то, что оно принимается при наличии назревшей проблемы.

Цель – это идеальное представление желаемого состояния объекта управления или результата деятельности.

Если фактическое состояние не соответствует желаемому, то имеет место проблема.

Проблемы всегда порождаются определенными условиями, которые обобщенно называют ситуацией.

Совокупность проблемы и ситуации образуют проблемную ситуацию.

Таким образом, проблемой, требующей принятия решения, принято называть ситуацию, характеризующуюся таким различием между необходимым (желаемым) и фактическим состоянием системы, которое препятствует ее развитию или нормальному функционированию.

Проблема может быть острой или критической, если проблемная ситуация угрожает самому существованию объекта и системы управления им.

Таким образом, управленческое решение служит средством разрешения проблемы.

В обобщенном виде оно представляет собой предписание к действию, перечень мер, позволяющих привести систему в требуемое состояние или изменить само состояние. Под решением понимают подход к рациональному выбору как минимум из двух вариантов.

Принятие решений представляет собой подфункцию функций управления.

Место управленческого решения в процессе управления

С содержательной точки зрения, управление представляет собой циклически повторяющийся процесс выполнения определенных видов деятельности, которые получили название функций управления. С другой стороны, выполнение функций управления можно представить в виде последовательно сменяющих друг друга этапов действий:

• - сбор, обработка и анализ сбор, обработка и анализ информации о состоянии объекта управления;

• определение цели функционирования и выработки решения;

• доведение решения до исполнителя;

• реализация решения в системе.

Последовательное осуществление логически взаимосвязанных этапов представляет собой управленческий цикл, который характеризует организационно-технологическую структуру процесса управления.

В различных технических и социально-экономических системах структура управленческих циклов различная.

Однако во всех их центральное место занимает управленческое решение.

Управление производством и другими видами деятельности, как и все трудовые процессы, осуществляется по определенной технологии. Причем в технологии управленческого труда также можно выделить собственно труд, средства труда, предметы труда и продукт труда. Предметом труда в управлении является информация, средствами труда – различные технические средства управления, а продуктом труда – принятое и реализованное решение.

Технология управленческого труда определяется совокупностью способов и последовательностью работы с информацией. Эта технологическая система действует от постановки цели отбора информации до организации учета и контроля исполнения принятых решений. Для каждой категории управленческих работников-руководителей, специалистов и младшего обслуживающего персонала технология работы с информацией различна.

Научный подход к принятию решения предполагает, во-первых, наличие соответствующей теории, во-вторых, совокупность практических рекомендаций, вытекающих из теории и опыта ее применения, в-третьих, комплексное использование всех средств для ПР (логического мышления и интуиции человека, математических методов и вычислительной техники), в-четвертых, обучение теории и практике принятия решений.

Применение научного подхода позволяет руководителю более объективно оценивать проблемную ситуацию, учитывать имеющиеся ресурсы и ограничения, формулировать и анализировать варианты решений, выбирать из них оптимальное решение и предвидеть его возможные последствия.

В научном подходе важнейшую роль играет теория принятия решений.

Теория принятия решений содержит систему основных идей, описывает закономерности процессе ПР, определяет методы и технологию принятия решений, формулирует важнейшие практические рекомендации. Знание теории – это профессиональная компетентность каждого руководителя.

В концепции принятия решений ведущая роль отводится субъекту управления (руководителю). При всей важности технические средства и ЭВМ рассматриваются как вспомогательный инструмент. Принятие решений – это не только наука, но и искусство. Если научный подход базируется на закономерностях развития природы и общества, то искусство в принятии решений связано со способностью человеческого мозга синтезировать и обобщать информацию и вырабатывать оригинальные решения. Искусство как творческая индивидуальная способность личности в определении путей решения проблем в сложных ситуациях неповторимо и этим отличается от науки.

Организационно-технологические особенности принятия решений определяются следующими обстоятельствами:

1. Процесс выработки и принятия УР имеет свою технологию.

2. Принятие УР – это личная функция руководителя любого уровня.

3. Научно-обоснованная система принятия решений – одна из современных моделей организационно-экономических систем управления. Эта модель объединяет независимо сформированные модели управления – механистическую и естественную.

4. Организационно-технологический подход к проблеме принятия решений создал основу для автоматизации процедур технологического процесса принятия решений, доведения их до исполнителей и контроля за реализацией.