2.Информация – основа управленческого решения.

По характеру поступления информация может быть систематизированной и случайной (вероятностной). Пример систематизированной информации – статистические данные, оперативная информация на предприятии и т.п. Случайная информация носит вероятностный характер, так как возникает и передается в системе управления в связи с непредвиденными событиями, различными хозяйственными ситуациями.

По источникам поступления информация подразделяется на справочную (условно-постоянную) и сообщения. К справочной принадлежит директивная, законодательная и правовая информация, относящаяся к управляющей и управляемой подсистемам; научно-техническая, экономическая, включающая плановые и отчетные данные, нормативы, экономический анализ и т.д.

К сообщениям, или переменной информации, относится информация об отклонениях от первоначального плана действия в системе управления. Это, главным образом, оперативно-производственная информация, изменяющаяся при изменении хозяйственных ситуаций.

Роль информации в управлении производством непрерывно возрастает, но растет и поток информации, что затрудняет процесс ее быстрой и качественной переработки. Выход из положения может быть найден в результате организации на предприятиях постоянно и четко действующей информационной системы, обеспечивающей управляющую подсистему необходимой и достоверной информацией.

Информационные системы делятся на простые и сложные. Простые свойственны нижним уровням управления, когда информация от места ее возникновения доходит до работника управления без переработки (устно, по телефону и т.п.).

Для управления на более высоких уровнях менеджмента используют сложные информационные системы, различающиеся по степени механизации и автоматизации переработки информации (получение, накопление, передача, переработка и формирование информации для принятия управленческого решения). По степени механизации этих процессов информационные системы подразделяются на неавтоматизированные, полуавтоматизированные и АСУ.

Разрабатываемые и применяемые в настоящее время информационные системы различают: а) по назначению (вычислительные, справочные, поисковые, контролирующие и т.д.); б) по степени автоматизации (полностью автоматизированные, с автоматизацией отдельных процессов, частично автоматизированные); в) по принадлежности к определенному иерархическому уровню (обслуживающие отдельные машины, линию, цех, отрасль и т.д.).

Цель информационного обеспечения управления – своевременное предоставление органами управления необходимой информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную и ритмичную деятельность предприятия и его подразделений.

Основные задачи информационного обеспечения включают: выявление, регистрацию, обработку и выдачу данных, характеризующих состояние подразделения (предприятия) и управления, определение отклонений фактических показателей от плановых, распределение информации в системе управления, обеспечение органов управления и специалистов новейшей научно-технической информацией. Организация информационного обеспечения включает организацию массивов информации, потоков информации, процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации, ведения нормативного хозяйства.

Организация массивов информации основывается на исследовании унифицированных систем документации и общегосударственных классификаторов, а также зарегистрированных унифицированных документов и классификаторов уровней отрасли, объединения и предприятия.

Организация подготовки информации требует: определение источников и потребителей информации, определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; разработка документа, использование комплекса технических средств.

Организация процессов сбора, хранения, обработки, обновления и передачи информации включает технологию обработки и прохождения информации, оснащение необходимыми техническими средствами, подбора и обучение кадров, распределение задач и т.д.

Под нормативным хозяйством понимают совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно - распорядительного, технологического, экономического характера. Эти документы определяют нормы, правила, требования, характеристики, методы управления.

Можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения:

• официальный характер;

• адресность;

• повторяемость;

• тематическая ограниченность.

Официальный характер – независимо от того, кто является автором документа, а так же от того, кому непосредственно адресован документ, а это как правило руководитель учреждения или руководители подразделений, официальным автором и адресатом документа почти всегда являюися организации в целом.

Адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как скажем теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Повторяемость. Управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тезх же языковых средств.

Тематическая ограниченность – особенность делового общения с ограниченностью круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.