Тема: «Учетные регистры, формы бухгалтерского учёта»

План:

1. Понятие учетных регистров, их значение.

2. Классификация учетных регистров и способы записи в них.

3. Способы исправления ошибок в учётных регистрах.

4. Формы бухгалтерского учета.

1. В процессе хозяйственной деятельности в организациях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются первичными документами, данные которых после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап работы, называется учетными регистрами.

Учетные регистры представляют собой специальным образом разграфленные листы, в которых производятся текущие учетные записи хозяйственных операций.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций для принятия управленческих решений. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия.

2. Учетные регистры классифицируется по различным признакам.

По внешнему виду учетные регистры могут быть свободными листами, карточками, книгами и машинными носителями.

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (журнал- ордер, ведомость и т.п.), указание периода (месяц, квартал); таблицу для ведения учетных записей. Удобство их использования заключается в том, что они не скреплены между собой и могут использоваться несколькими работниками одновременно.

Карточкой называется бланк, отпечатанный в виде таблицы. Карточки похожи на свободные листы, но изготавливаются на более плотной бумаге и имеют меньший размер. Они используются для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей, различных расчетов и затрат на производство. Обязательными реквизитами карточек считаются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учёта). В отличие от свободных листов карточки применяются на ограниченных участках учетной работы. В основном они используются для аналитического учёта товарно-материальных ценностей.

Книги отличаются тем, что отпечатанные в них листы скреплены переплетом. Листы книг от начала до конца пронумеровываются, прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «зашнуровано и пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Обязательными реквизитами книги являются наименование предприятия, и период времени, за который отражаются хозяйственные операции. Основной недостаток книг заключается в том, что они затрудняют разделение учетного труда и непригодны для автоматизации учета, а также неудобны в работе из-за своей громоздкости.

Машинные носители размещают данные не на бумаге, а на магнитном носители.

По содержанию (объему информации) учётные регистры делятся на регистры синтетического учёта, регистры аналитического учёта, комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. Они дают обобщенные показатели в денежном выражении. В основе построения этих регистров заложена шахматная форма графления учётных таблиц (Главная книга).

Регистры аналитического учёта дают подробные показатели по учитываемым объектам (например, карточки, книги).

Комбинированные регистры используются одновременно для синтетического и аналитического учета (журналы-ордера, ведомости).

По характеру регистрации учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (журнал регистрации хозяйственных операций, кассовая книга и др.).

Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов - Главная книга.

Комбинированные регистры – регистры, в которых сочетаются хронологический и систематические записи (журналы-ордера).

По строению учётные регистры подразделяются на регистры параллельного размещения, регистры последовательного размещения, регистры комбинированного размещения.

Параллельный способ строения учётных регистров предусматривает размещение записей в процессе из регистрации по дебету и по кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр может быть в форме односторонней таблицы, двусторонней или многографной.

Последовательный способ предусматривает двухуровневое строение учётных регистров. На верхнем уровне располагаются записи по дебету корреспондирующих счетов, а на нижнем уровне отражаются кредитовые записи.

Комбинированный способ предполагает использование обоих способов строения учетных регистров.

Запись в учётные регистры осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, ко­гда необходимо иметь несколько экземпляров, - путем копи­рования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивы­ми. После регистрации хозяйственной операции в учетном ре­гистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном до­кументе делают соответствующую отметку для облегчения по­следующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомос­тей или другим способом. Содержание регистров бухгалтер­ского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры груп­пируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив ор­ганизации.

3. Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов, и не отразилась на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочесть раннее написанное, и над зачеркнутом пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждаются подписями лиц составляющих этот документ, а в учетных регистрах – подписями лиц, производящих исправления. Оговорка об исправление выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправлений.

Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки в той же корреспонденции на недостающую сумму.

Способ «красное сторно» (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. Для исправление ошибки этим методом производится одновременно две записи: одна «красная» (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается основная цель «красного сторно» - уничтожить (аннулировать) неправильные записи.

Способ «красное сторно» применяется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления ошибки на разность между преувеличенной и правильной суммами операции составляют вторую сторнировочную проводку.