1.3 Информационное обеспечение и методика документального контроля операций с основными средствами

Целью проверки операций с основными средствами является получение доказательств правильности их оценки, законности и правильности применяемых методов начисления амортизации и переоценки, документального оформления их движения и отражения этих операций в учетных регистрах.

Под информационным обеспечением ревизии понимается состав информации, используемой при выполнении аудиторских работ и способов ее организации [11, c. 245].

Информацию можно подразделить на две группы:

• нормативно-правовая информация;

• информация проверяемого экономического субъекта и третьих лиц.

В составе нормативно-правовой информации можно выделить Конституцию, кодексы, законы, указы Президента, постановления Правительства, положения, методические указания, инструкции, письма, и другое.

Операции по учету основных средств не так многообразны и часты, особенно на малых предприятиях. Эти операции можно разделить на следующие группы: операции по поступлению и выбытию основных средств; операции по переоценке и амортизации основных средств; операции по ремонту основных средств; операции по аренде и лизингу основных средств; отражение инвентаризации основных средств.

Все эти операции должны быть отражены в бухгалтерском учете в строгом соответствии с нормативными актами.

Ко второй группе источников информации для проведения проверки основных средств относятся:

1) бухгалтерская отчетность – форма №1 «Бухгалтерский баланс», «Приложения к бухгалтерскому балансу» - форма №5;

2) статистическая отчетность – форма №2-кс «Отчет о ввод в действие объектов, основных фондов и использовании инвестиций в основной капитал», форма №1-ф (ОС) «Отчет о наличии и движении основных средств и других внеоборотных активов»;

3) регистры бухгалтерского учета – Главная книга, журнал-ордер №10, 13, инвентарные карточки учета объекта основных средств, акт о приеме-передаче основных средств;

4) первичные документы по учету основных средств, ведомости по переоценке основных средств, договоры аренды, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и другое.

Немаловажным источником информации является учетная политика. В ней должны быть отражены все особенности учета основных средств в данной организации, это:

• принцип отнесения активов к основным средствам;

• способы начисления амортизации по основным средствам;

• начисления индексации амортизационных отчислений по основным средствам;

• учет затрат на ремонт основных средств;

• график документооборота по основным средствам;

• субсчета и аналитические счета в рабочем плане счетов по основным средствам;

• график и периодичность проведения инвентаризаций по основным средствам в организации.

Одним из методов документального контроля операций по учету основных средств является проверка.

Предметом проверки является учет поступления основных средств, проверка своевременности, полноты, правильности оприходования.

Проверка наличия и аналитического учета основных средств:

- наличие объектов основных средств – проверяется наличие стоимостных объектов в местах эксплуатации (инвентарные карточки);

- заключение договоров о полной индивидуальной материальной ответственности – проверяется наличие договоров и достоверность подписей ответственных лиц (приказы руководителя, договора о материальной ответственности, список лиц, ответственных за сохранение);

- проверка сроков проведения инвентаризации – проверяются сроки и количество инвентаризаций соответственно нормативным актам (приказ руководителя, инвентаризационные ведомости, учетная политика);

- ведение инвентарных карточек по всем видам основных средств - проверяют описание инвентарных карточек с инвентарным списком и фактическим наличием основных средств (инвентарные карточки, опись инвентарных карточек, акт о приеме-передаче основных средств);

- правильность отнесения средств к основным – проверяют стоимость и сроки полезного использования объектов (акт о приеме-передаче основных средств, инвентарные карточки, договоры купли-продажи).

Контроль за поступлением основных средств:

- проверка документального оформления операций по движению основных средств – визуально сравниваются предъявленные документы с типичными бланками, а также проверяется наличие всех необходимых реквизитов (акт о приеме-передаче основных средств, инвентарные карточки, договоры купли-продажи);

- проверка правильности формирования первоначальной стоимости объектов основных средств – проверяется порядок формирования первоначальной стоимости соответственно нормативным актам (договоры, акт о приеме-передаче основных средств, сметы на строительство);

- проверка соблюдения законодательства при купле основных средств – проверка правильности оприходования основных средств (договоры купли-продажи, счета-фактуры, акт о приеме-передаче основных средств).

Проверка выбытия основных средств:

- проверка соблюдения законодательства при выбытии основных средств – проверяется обоснованность списания либо выбытие основных средств, правильность определения результатов от списания (акт о приеме-передаче основных средств, журнал ордер №13, договоры).

Контроль за правильностью начисления амортизации:

- проверка периодичности начисления износа, амортизационных отчислений – проверяется соответствие нормативным актам, нормативные сроки эксплуатации объектов (расчеты амортизации, акт о приеме-передаче основных средств, инвентарные карточки, ведомость расчета амортизации, учетная политика, расчеты амортизации).

Контроль за переоценкой основных средств, проверка оценки основных средств:

- проверяется правильность учета переоценки соответственно законодательству (акты заключения оценщика, расчет переоценки).

Контроль за арендой основных средств:

- проверка заключения договоров аренды – проверяется наличие договоров и подписей обеих сторон, проверка правильностиоформления документов, ведение отдельного учета основных средств, принятых или сданных в аренду, проверка правильности оформления документов (инвентарные карточки, забалансовые счета, договоры).

Контроль по восстановлению основных средств:

- проверяется соответствие объема выполненных работ к фактической суммы списания, правильность заполнения документов на списание основных средств, правильность бухгалтерских проводок (учетная политика, смета ремонтных работ, калькуляции ремонтных работ, журнал ордер №10).