Збори Характеристика зборів Негативні сторони

• Деякі люди говорять занадто багато, тому розтрачується час .

• Як правило на зборах домінують кілька людей із сильними характерами.

• Дають рекомендації, які зводяться до найменшого спільного знаменника.

• Розмивається відповідальність.

• Дорогі - в сенсі часу і грошей.

• Зосереджені на простих речах.

Всі ці та інші недоліки виникають в результаті неправильної організації зборів. Добре організоване зібрання, проведене в потрібний час і з потрібного приводу може принести багато користі.

Позитивні сторони

Вони можуть:

• Дати гарантії того, що важливі речі отримують правильну інтерпретацію з боку всіх задіяних осіб.

• Ясно дати зрозуміти, що виступаючі повинні довести іншим учасникам зібрання свої позиції.

• Забезпечити виявлення різних точок зору.

• Діяти як посередники при обміні інформацією.

• Зберігати час, збираючи разом велику кількість людей.

• Створити груповим методом те, що неможна було досягти працюючи порізно.

Щоб збори «працювали» краще потрібні три речі:

1 Вони повинні бути правильно організовані.

2. У них повинен бути хороший голова.

3. Учасники зборів повинні бути здатні приймати в них активну участь.

Головування

До зборів

• Люди коротко поінформовані про те, що слід очікувати і до якого внеску з їх боку вони повинні бути готові.

• Порядок денний повинен охоплювати всі проблеми в логічній послідовності.

Під час зборів.

• Чітко сформулюйте завдання зібрання, встановивши регламент, якого Ви збираєтеся дотримуватися.

• Проходьте кожне питання порядку денного по черзі, переконуючись в тому, що точний висновок отриманий і записаний.

• Ініціюйте обговорення кожного питання, коротко змалювавши загальні положення і попросивши сприяти цьому - просіть відповідей на конкретні запитання (які Ви повинні були підготувати заздалегідь) або адресуючи ці питання спочатку тим учасникам зборів, які можуть внести найкращий первісний внесок у вирішення проблеми (в ідеалі Ви повинні були попередити цих людей заздалегідь.

• Вітайте пропозиції з боку інших учасників зборів, піклуючись про те, щоб не дозволити нікому взяти верх в дискусії.

• Повертайте людей до порядку ведення зборів, якщо вони відхиляються від теми.

• Якщо розмов дуже багато, нагадайте про мету проведення зборів.

• Заохочуйте висловлювання різних точок зору і не обривайте людей занадто явно, якщо вони роблять несуттєві зауваження.

• Можливо допускати розбіжності між учасниками зібрання, але розсудливо втручайтеся, якщо атмосфера стає занадто напруженою.

• Включайтеся час від часу в розмову з питаннями або короткими коментарями, але не пригнічуйте обговорення.

• У відповідні моменти під час зборів підсумуйте обговорення, оголосіть погляди, яких прийшло збори і намітьте у загальних рисах Ваше сприйняття проміжного або остаточного рішення.

• В кінці зборів підсумуйте всі рішення, вказуючи, хто, що повинен зробити і до якого терміну.

• Якщо потрібно наступне зібрання, узгодьте його цілі і те, що кожен з присутніх повинен зробити до того, як воно відбудеться.