31. Понятие обязательных и дополнительных реквизитов документов. Требования, предъявляемые к заполнению документов.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения необходимые для получения исчерпывающего представления о совершаемой хозяйственной операции, его доказательной силы, т.е. он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами (от латинского: нужное, требуемое). Реквизиты различают обязательные и дополнительные. Реквизиты необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются: -наименование документа (форма); -наименование организации, от имени которой составлен документ; дата составления (дата, месяц, год); -содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (характеристика существа выполненной операции) -измерители хозяйственной операции и ее оценка (в натуральных, количественных и денежных показателях); -наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; -личные подписи указанных лиц, и их расшифровка. Эти требования закреплены статьей 9 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, номера расчетных счетов в банке, пункты отправки и назначения продукции, показатели качества и др. К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность, которые оговорены в статье 9 «Первичные учетные документы» Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности». Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операций, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения, составляться доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты.

32. Классификация документов. Понятие документооборота.

Документооборот – движение документов от момента их составления до сдачи в архив.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

1. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

2. Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

3. Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

33. Организация документооборота, порядок и сроки хранения документов.

Документооборот – движение документов от момента их составления до сдачи в архив. В БУ существует 5 основных этапов документооборота: 1. Составление документа в момент совершения операции, 2. Передача документа в бухгалтерию, 3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, содержанию и арифметическая проверка, 4. Обработка документов в бухгалтерии (таксировка, группировку, контировку), 5. Сдача документов на хранение в архив. Каждое ответственно лицо обязано правильно составлять документы и своевременно предоставлять и в бухгалтерию. Для правильного составления документа необходимо: заполнять документ на бланке, а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги, строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа, четко и разборчиво писать текст и цифры, незаполненные пробелы в бланке документа прочеркиваются, сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью, снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями, с указанием должности подписавшегося. График документооборота разрабатывается ГБ. Объем учетных работ по оформлению первичных работ  упорядочивается путем указания соответствующих лиц, ответственных за составление док-та. График документооборота утверждается руководителем организации.

 

34. Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бух. Учета обеспечивают лица составившие и подписавшие их. Регистры бух. Учета при хранении должны быть защищены от несанкционированного доступа.

35. Способы выявления и исправления ошибочных записей в первичных документах и учетных регистрах

Заполняя учетные регистры бухгалтер может ошибиться. Для исправления ошибок используются следующие способы

1. Корректурный- когда зачеркивают неправильный текст и сверху пишут правильный

2.Способ дополнительной проводки - применяется когда в регистрах записана сумма меньше действительной. делают дополнительную проводку на разницу в суммах.

3. Красное сторно- когда проводка составлена правильно, но сумма указана больше необходимой.

36. Понятие и виды форм бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Форма учета - это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. в настоящее время применяются следующие учетные регистры:

1. Журнал-главная

2. Простая форма бух. учета

3. Упрощенная форма

4.Журнально-ордерная форма

5. Автоматизированная

37. Признаки, отличающие одну форму бухгалтерского учета от другой. Порядок заполнения форм бухгалтерского учета.

Признаками отличающими одну форму учета от другой явл:

1. количество применяемых регистров.

2. взаимосвязь регистров.

3.последовательность и способы записей в учетные регистры

4. степень использования средств автоматизации.

Журнально-ордерная форма ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях. в ней записываются дата, номер и сумма оборота, а также наименования счетов

38. Понятие бухгалтерской отчетности, ее состав и виды.

Статистическая отчетность представляет собой систему количественных и качественных показателей.

Оперативная отчетность предназначена для текущего контроля за работой хозяйственного органа.

Налоговая отчетность представляет собой совокупность показателей, характеризующих полноту расчетов с бюджетами разных уровней по налогам.

Бухгалтерская отчетность – это единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

Бух отчетность делится на :отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, пояснения к балансу, пояснительная записка, аудиторское заключение.