3.2.7. Книга учета доходов и расходов

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов, которые необходимы для расчета едино­го налога (п. 1 ст. 346.24 Налогового кодекса РФ).

Книга учета доходов и расходов, организаций и индивидуальных предприни­мателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга уче­та доходов и расходов), а также порядок ее заполнения утверждены приказом Мин­фина России от 30 декабря 2005 г. № 1б7н (в редакции приказа Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 152н). Книга учета доходов и расходов является регистром на­логового учета. Такой вывод можно сделать из статьи 346.24 Налогового кодекса РФ.

Общие требования к заполнению Книги учета доходов и расходов

Налоговый период по единому налог}' установлен в размере календарного го­да (п. 1 ст. 346.19 Налогового кодекса РФ). Поэтому Книга учета доходов и расхо­дов открывается на один календарный год. Она должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы. На последней странице Книги необходимо указать чис­ло содержащихся в ней страниц. Эта запись заверяется подписью руководителя ор­ганизации (индивидуального предпринимателя) и печатью налогоплательщика.

В начале года Книгу необходимо представить в налоговую инспекцию для то­го, чтобы налоговый инспектор ее подписал и поставил штамп.

Книгу учета доходов и расходов можно вести не только на бумажных носи­телях, но и в электронном виде с использованием компьютерной техники. В этом случае распечатывать листы Книги учета доходов и расходов необходимо по окончании каждого отчетного (налогового периода). В конце года листы Книги прошиваются и пронумеровываются. Количество страниц, указанное на послед­ней странице Книги, заверяется подписью руководителя и печать. В таком виде Книга учета доходов и расходов представляется в налоговую инспекцию вместе с налоговой декларацией по единому налогу за год.

Впрочем, если налогоплательщик начнет делать записи вручную, а затем захочет вести книгу в электронном виде, не вправе так поступить. Подобную ситуацию прокомментировали специалисты главного финансового ведомства в письме от 16 января 2007 г. № 03-11-05/4. В письме чиновники пришли к вы­воду, что «упрощенцы» могут перейти на ведение книги учета доходов и расхо­дов в электронном виде в течение года (налогового периода). Минфин в таких действиях нарушений не видит. Специалисты лишь подчеркнули, что при веде­нии книги в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании каж­дого квартала выводить ее на бумагу.

После окончания налогового периода Книга учета доходов и расходов под­лежит хранению в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).

Все хозяйственные операции в Книге необходимо отражать в хронологичес­ком порядке на основе первичных документов. В том случае, если в Книгу была внесена ошибочная запись, ее можно исправить. Исправление должно быть обос­новано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя). Под исправленной записью необходимо поставить дату и пе­чать налогоплательщика.

Книга учета доходов и расходов состоит из Титульного листа и трех разде­лов. Раздел 1 предназначен для записи доходов и расходов за каждый квартал. В Разделе 2 рассчитываются расходы на покупку основных средств, уменьшающие доходы. Раздел 3 посвящен расчету налоговой базы по единому налогу.

Заполнение титульного листа

На титульном листе необходимо указать общие сведения: название организа­ции или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. А также ИНН, КПП (только организации), адрес местонахождения организации (места жи­тельства предпринимателя), номера банковских счетов и т. д. Кроме того, здесь необходимо указать его номер и дату выдачи Уведомления о возможности приме­нения упрощенной системы налогообложения.

В новой форме Книги учета доходов и расходов не надо больше указывать виды осуществляемой предпринимательской деятельности по ОКПД.

Приступать к заполнению Книги учета доходов и расходов лучше со второго раздела, так как данные этого раздела используются при заполнении раздела I.

Заполнение раздела II «Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу»

Статья 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет предпринимателю, который применяет «упрощенку», учесть в составе расходов стоимость купленных основ­ных средств. При этом для целей главы 26.2 Налогового кодекса РФ основными средствами является амортизируемое имущество, которое определяется в соответ­ствии с главой 25 Налогового кодекса РФ. А вот расходы на покупку такого иму­щества и исключительных прав во время упрощенной системы определяются по данным бухгалтерского учета.

При использовании упрощенной системы налогообложения амортиза­ция по основным средствам не начисляется, однако расходы на их приобре­тение учитываются при расчете единого налога. Для этого предусмотрен вто­рой раздел Книги учета доходов и расходов. Его заполняют только те органи­зации и предприниматели, которые выбрали в качестве объекта налогообло­жения доходы, уменьшенные на величину расходов. Данные о расходах на приобретение основных средств отражаются в Книге учета доходов и расхо­дов в последний день отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 346.17 Налого­вого кодекса РФ).

Раздел II состоит из одной таблицы, которая содержит 16 граф. Первые пять граф таблицы заполняются по всем основным средствам, которыми владеет нало­гоплательщик. В них указывается порядковый номер записи, общие сведения об основных средствах: их название, день ввода в эксплуатацию, дата оплаты и пер­воначальная стоимость основного средства.

Заполнение остальных граф таблицы зависит от того, когда было приобре­тено (сооружено, изготовлено) и оплачено основное средство. Возможны три варианта.

1. основное средство приобретено (сооружено, изготовлено) в период при­менения «упрощенки». В этом случае расходы признаются в полном объеме в мо­мент ввода объекта в эксплуатацию;

2. основное средство приобретено (сооружено, изготовлено) и оплачено до перехода на упрощенную систему налогообложения. В этом случае на дату перехода организации на «упрощенку» необходимо определить остаточную стоимость указанных объектов. Она будет включена в состав расходов, учитываемых при расчете единого налога, в зависимости от срока его полезного использования, ко­торый определяется на основании Классификации основных средств, утвержден­ной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1;

3) основное средство приобретено до, а оплачено после перехода на упро­щенный режим налогообложения.

«Упрощенцы», которые приобрели основные средства в рассрочку, могут списать в расходы их частично оплаченную стоимость, не дожидаясь, когда пол­ностью рассчитаются за это имущество с поставщиком. Таково мнение Минфина России, озвученное в письме от 26 июня 2006 года за № 03-11-04/2/129. До недав­него времени чиновники отказывали коммерсантам в возможности учесть стои­мость основного средства в расходах при расчете единого налога до тех пор, по­ка оно полностью не будет оплачено.

Заполнение раздела I «Доходы и расходы»