2.9 Получение и обработка заказов

Время поступления и обработки заказов - ключевой фактор общего цикла; заказа. Эти виды деятельности предполагают сбор, регистрацию и передачу информации о заказах на продажу. Их легко определить, если рассмотреть типичный, информационный цикл заказа. Примером в данном случае служат, информационные и товарные потоки химической компании, имеющей сеть складов, расположенные по: стране, с централизованным ведением бухгалтерских операций и поддержанием запасов. Заказы поступают на ближайший региональный склад (один из них показан на схеме), расчетные операции осуществляются в штаб-квартире фирмы, а поддержание запасов и производство на предприятии. Порядок выполнения заказов будет следующим:

1.Заказы, поступившие в службу продаж регионального склада, оформляют и регистрируют, если возможно, покупателю предоставляют кредит. Если заказанные товары имеются на складе, подготавливают документы на их отгрузку и доставляют покупателю.

2.Сведения о заказах на товары и их отгрузке собираются и направляются в штаб-квартиру фирмы.

3.Текущая информация используется для обновления Базы данных на запасы.

4.На основе автоматизированного учета запасов оформляются заказы на их пополнение и направляются на завод.

5. После выполнения заказа на запасы со склада в штаб-квартиру фирмы поступает отчет, используемый для корректировки состояния запасов.

Потоки продукции организуются между заводом и складом, складом и покупателем. Следует подчеркнуть, что материальные потоки не параллельны информационным. Поэтому время обработки заказов добавляется к времени перемещения товаров.

Отдельно рассматривается деятельность по получению и обработке заказов на складе. Заполнение формы документа на заказ покупателем и передача его на склад составляют процедуру получения заказа. Подготовка документа на отгрузку товара, отметка о кредите и ввод информации в ЭВМ - оформление заказа. Выдача его со склада и доставка потребителю завершают общий цикл обработки заказа. Деятельность по организации информационных потоков и обработке заказов может занимать до 50 % и более обшей длительности цикла исполнения заказа. Например, при распределении работ по заказу, большая часть десятидневного цикла отводится передаче заказа, его документальному оформлению и внутренним взаимосвязям по выполнению требований покупателя. Так как эти работы должны быть завершены до того, как товары извлекут со склада и начнется этап доставки сокращение длительности работ может решающим образом отразиться на общем уровне обслуживания.