Тема 35

В задании по теме «Документы для внешнего пользования» используются следующие термины:

Документы, для внешнего пользования - деловые (официальные, коммерческие) письма, служащие средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Запрос- коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя (импортера) к продавцу (экспортеру) с просьбой представить необходимую информацию о имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) товаров или предоставлении услуг.

Индекс письма - его номер, который состоит из трех частей: цифры первой части означают индекс структурного подразделения, второй части - индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последняя часть представляет собой порядковый номер исходящего документа.

Инкотермс - международные торговые правила, регулирующие разделение собственности между продавцом, покупателем и перевозчиком.

Коммерческая тайна - сведения о деятельности фирмы, предприятия, распространение которых могло бы нанести ущерб их интересам. К коммерческой тайне относят многие сведения, связанные с производством, управлением, планами, рынком, партнерами, переговорами, контрактами, ценами, аукционами, наукой и техникой, технологией, безопасностью.

Контракт - коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом и покупателем.

Контрактные документы. К ним относятся: запрос, ответиазапрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

Предложение (оферта) - коммерческий документ, представляющий собой заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено покупателю в ответ на его запрос либо по инициативе самого продавца. Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условием предложения, оно называется твердым. Если предложение делается безо всяких обязательств со стороны

Документы для внешнего пользования 133

продавца и направлено не одному покупателю, оно называется свободным.

Простые деловые письма - несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. В них содержится обычно просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции.

Рекламация (претензия) - документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора, следовательно, и рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и к другим условиям. Рекламация обычно включает три части: 1) основание для предъявления претензии; 2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытания и другие документы); 3) конкретные требования пострадавшей стороны.

• Задания

• 35.1. Пошлите факс с письмом-просьбой:

A. Прислать каталоги производимой каким-либо предприятием необходимой вам продукции.

Б. Оплатить за отправленный по назначению груз.

B. Сообщить адрес организации, занимающейся экспортом производимых вами товаров.

• 35.2. Пошлите электронной почтой сообщение:

A. О непредвиденной задержке с отгрузкой товара.

Б. О перечислении предоплаты предприятию-поставщику.

B. О направлении запрашиваемых сведений по указанному адресу.

D 35.3. Познакомьтесь с приглашением на участие в научной конференции. Что в этом приглашении привлекает ваше внимание? Если бы текст подобного приглашения было поручено составить вам, что бы вы добавили в него или что изъяли из него?

Предполагается организовать работу секций на конференции «Менеджмент и экономика в системе высшего профессионального образования».

• Проблемы, пути и тенденции развития высшего профессионального образования.

• Экономическая подготовка в структуре образовательных программ стандартов по направлениям «Менеджмент» и «Экономика».

134