1.2Оформление реквизитов, влияющих на юридическую силу

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления, т.е. - юридическую силу. Это подпись, печать, гриф утверждения, дата документа и его регистрационный номер, наименование организации и ОКПО. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы.

ГОСТ 6.30 – 2003 установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа –цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Регистрационный номер письма 45/1-5,

где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

 

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:

 

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

от 13.02.2008 № 55/86/20

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита,оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах.

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает:

- слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;

- наименование должности лица, утверждающего документ;

- иную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;

- расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;

- дату утверждения.

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

- слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;

- наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;

- дату и регистрационный номер утверждающего документа.

Например:

УТВЕРЖДЕН Приказом от 30.02.2013

или:

 

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания

акционеров от 30.08.2013

 

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.

Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                                                                                                                                                                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                                                               Генеральный директор

                                                                        АО "Электронные технологии"

                                                                   Личная подпись               Л.В. Кузнецов

                                                                                                                Дата               

Подпись (реквизит 22)

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

 

Исполнительный директор

ЗАО «Новые технологии»        Федоров                                Н.А. Федоров

 

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

 

Исполнительный директор          Федоров                                     Н.А. Федоров

 При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

 

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

 

                           Медведев                              М.А. Медведев

 

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор                   Медведев                               М.А. Медведев

Главный бухгалтер                            Логинова                                Н.И. Логинова

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель директора по экономике КозловО.Г. Козлов

Заместитель директорапо производствуШумов Л.Д. Шумов

 

В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:

 

Председатель комиссии                  Иванов               П.А. Иванов

Члены комиссии:                                      Греков                           Д.К. Греков

                                                              Кирова                         Д.В. Кирова

                                                                           Луговая                        В.Т. Луговая

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он проставляется на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации ­ автора документа.

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним.

Если организация-автор документа имеет вышестоящую организацию, тонад ее наименованиемуказывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства и т. п. указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагаютниже наименования организации.

В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указываетсятолько наименование местного органа власти.

Из вышеизложенного можно сделать следующий вывод: некоторые реквизиты документа имеют большое значение и путем грамотного (или неграмотного), оформления влияют на юридическую силу документа. Перечислим их. Это такие реквизиты, как «подпись», «печать», «гриф утверждения», «дата документа» и его «регистрационный номер», «наименование организации» и «ОКПО». С документоведческой точки зрения, документ, который не зарегистрирован, может быть признан недействительным, т.е. он не существует как официальный документ. Так же как и регистрационный номер, остальные (вышеперечисленные) реквизиты придают документу свое значение, каждый по-своему. «Подпись» идентифицирует руководителя организации или другого человека, подписавшего документ. «Наименование организации», «ОКПО» и «печать» идентифицируют организацию в целом, как автора документа. Так как утвердить документ может только должностное лицо или специально изданный документ, «гриф утверждения» придает нормативный и правовой характер документу.