10.7 Робота з обліковими кадрами та організація довідкової служби

Ні одне підприємство не може обійтись без довідкової служби, адже тут зосереджена різноманітна інформація, що необхідна для роботи: збірники Законів України, Указів Президента України, постанов та рішень Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств; положення (стандарти) бухгалтерського обліку; національні нормативи аудиту; монографії, довідники, підручники, навчальні посібники, брошури, журнали, газети; методичні рекомендації (поради), вказівки, положення з питань оподаткування, бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу; пошта; накази (розпорядження) керівника підприємства; матеріали ревізій, перевірок: плани, кошториси, звіти, протоколи зборів колективу (акціонерів); норми і нормативи; альбоми форм; розрахунки тощо.

Вся довідникова інформація має бути відповідним чином підібрана, систематизована і постійно оновлюватись.

Для прикладу, книги потрібно складати на полицях за дисциплінами (курсами) і в алфавітному порядку; журнали — за роками та місяцями, папки — починаючи з першої і далі в порядку зростання (на основі впорядкованого переліку папок, який прикріплюють на двері шафи) і т.д.

Питаннями організації довідкової служби з обліку, контролю і аналізу займається головний бухгалтер (контролер, аналітик) підприємства або за дорученням головного бухгалтера (аналітика, контролера) його заступник.

Відповідальний за організацію довідкової служби з бухгалтерського обліку, економічного контролю і аналізу в підприємстві повинен так спланувати свою роботу, щоб працівники не відчували труднощів в пошукові необхідної для роботи Інформації, включаючи і доступ до всесвітньої мережі «ІНТЕРНЕТ».

Щорічно підприємство може передплачувати на власний вибір журнали: «Бухгалтерський облік і аудит»; «Баланс»; «Бухгалтер»; «Податки і бухгалтерський облік»; «Дебет — Кредит»; «Бухгалтерія в сільському господарстві»; «Бухгалтерия»; «Вестник бухгалтера й аудитора Украины»; «Вісник податкової служби України»; «Фінансовий контроль»; «Економіка України» тощо; газети: «Все про бухгалтерський облік»; «Галицькі контракти»; «Діло» і т.д.

Підприємства, в основному, передплачують 2—3 журнали і 1—2 газети з питань обліку, контролю та аналізу. Журнали розташовують на полицях у вертикальному або горизонтальному положенні, а газети — підшиваються.

Книги можна замовити за передплатою у видавництвах (агентствах) або придбати у книжкових магазинах (кіосках), отримавши на куплені книги рахунок-фактуру (чек).

Якщо в підприємстві багато довідкової літератури і в ній важко зорієнтуватись, тоді потрібно створити бібліотечний каталог. Порядок користування такими каталогами загальновідомий.

Кожен працівник обліку (контролю, аналізу), в разі потреби, може користуватись довідковими матеріалами, але важливо, щоб він довго не затримував їх або не присвоював.

Найбільш цінні довідкові матеріали, котрі потрібні одразу всім працівникам, необхідно розмножувати за допомогою ксероксу або друкарським способом чи замовляти у книжковому магазині або видавництві.

Відповідальний за організацію довідкової служби з питань обліку, контролю та аналізу з метою контролю за довідковими матеріалами може завести «Журнал видачі довідкових матеріалів». Один-два рази в рік відповідальний переглядає всі довідкові матеріали і вилучає з них застарілі або неактуальні. Газети, переважно, зберігають 3 роки, а журнали — 5 років. Найцінніші статті з газет і журналів, які вилучаються, можна акуратно вирізати та підшити у відповідній папці.

Кожен працівник облікової (контрольної, аналітичної) служби повинен присвятити не менше 2—3 годин щотижня вивченню довідкових матеріалів. Це допоможе йому підтримувати високий рівень професійності протягом усього життя.

Відповідальний за організацію довідкової служби на початку і в кінці робочого дня зобов’язаний перевірити чи всі довідкові матеріали на місці. Найбільш цінні довідкові матеріали потрібно в кінці робочого дня (тижня) закривати на ключ. Вікна кімнати (кабінету), де зберігаються довідкові матеріали бажано заґратувати.

Питання для самоперевірки.

Запитання для самоперевірки

1. Яка інформація зосереджена в інформаційній службі бухгалтерського обліку ?

2. Хто займається питаннями організації довідкової служби з обліку, контролю і аналізу

3. Яка мета вивчення довідкових матеріалів ?