Наличие «неправильных» документов
Доставка груза и его оформление-это сложный процесс, в который вовлечено множество участников. По мере прохождения груза по цепочке общего процесса оформления формируется масса документов различных участников. В этой ситуации трудно избежать несоответствий некоторых данных в документах, отсутствие каких-либо документов цепочки, а также допущение технических ошибок при создании документов. В рассматриваемой компании можно «повлиять» на документы складского учета и декларации. Сведения в них должны быть согласованы.
Наличие неоптимизированных и неавтоматизированных процессов
В настоящее время в компании «ФМ Ложистик Кастомс» для быстрого и качественного оформления применяются специализированные программы фирмы «Альта - софт». К ним относятся:
программа для составления деклараций - «Альта-ГТД»;
электронные тематические каталоги таможенных документов;
программа для формирования базы повторяющихся товаров - «Артикул»;
программа для создания деклараций из таблиц Excel -« Заполнитель»;
программа «Альта – СВХ» для подготовки складской отчётности.
Однако, сверка сведений из складских документов и сведений из декларации производиться «вручную» сотрудниками отдела складских операций, и в период получения разрешения о выдачи груза, т.е. когда клиент желает забрать оформленный груз. Если сотрудник находит несоответствие в документах, то сложности возникают и у клиента, и у компании. Поэтому необходимо оптимизировать этот процесс, изменить маршруты таможенных документов в пределах компании, постараться предотвратить несоответствия в период таможенного оформления. При увеличении грузопотока возрастает вероятность не отследить несоответствия, т.е. допустить ошибки. Для того чтобы их минимизировать, а также отказаться от «культуры героев», описанной в книге Репина, нужно применить процессный подход и автоматизировать сверку электронных документов. [3]
Из обращений сотрудников компании « ФМ Ложистик Кастомс», а также при подготовке модуля сверки документов, мне также удалось выяснить, что при составлении деклараций сложным и трудоемким процессом является процесс распределения грузовых мест по декларируемым товарам. Этот процесс также можно оптимизировать.
Автоматизация возможна и при создании документов, в которых содержатся повторяющиеся данные. Можно попытаться создать серию таких документов одновременно, т.е. при создании одного из них, автоматически формируются другие, информация в которых повторяется.
Установив причины неэффективной работы компании ЗАО «ФМ Ложистик», приступаем к разработке предложений по улучшению деятельности компании.
Рис. 15 Предложение по улучшению деятельности компании
Оптимизация процессов
Анализ процессов в компании показал, то можно выделить процессы для оптимизации.
Один из них - процесс своевременного внесения изменений в документы, выявление их согласованности и отсутствия противоречивых данных. Суть оптимизации заключается в том, что нужно осуществлять сверку документов при подаче декларации в таможню, а не на последнем этапе. Тем самым у процессов «Таможенная очистка» и «СВХ» появятся точки соприкосновения, что усилит взаимодействие сотрудников отдела оформления и отдела статистики и складских операций. По теории процессов усиливается синергетический эффект, а процесс превращается в сквозной. Ошибки, допущенные в документах, будут выявлены до подачи декларации в таможню, будет время ликвидировать несоответствия путем совместного общения с декларантами и клиентами. Таким образом, мы соединяем подготовку декларации с выявлением несоответствий в складском документе ДО1. Так как изменения могут произойти на протяжении всего периода хранения груза и его таможенного оформления, то осуществлять сверку нужно будет после внесения очередных изменений. При выпуске декларации складской документ будет четко ей соответствовать, что ликвидирует задержки выдачи груза.
Сверка документов осуществлена в модуле сверки складских документов и деклараций. Тем самым, процесс оптимизирован.
Диаграмма деятельности с введением модуля сверки приведена в Приложении 2. Из нее видно, что устранены состояния деятельности, отмеченные розовым цветом на предыдущем диаграмме в Приложении 1.Это - «"Ручная" сверка ДО1 с оформл. ДТ» и «Выяснение причин». Состояния действия, отмеченные голубым цветом («Составить доп. Листа ДО1-коррекция», «Внести изменения в ДТ»), после проверки таможней будут возникнуть гораздо реже, так как основные нестыковки будет ликвидированы на этапе подачи декларации в таможню.
В модуль сверки внедрен также алгоритм автоматического распределения грузовых мест из электронного упаковочного листа, реализован как макрос в Excel на VBA.Он определяет количество полностью занятых грузовых мест определенным артикулом и количество неполных грузовых мест, занятых этим артикулом. «Ручной» перебор одинаковых артикулов и занимаемых ими грузовых мест по бумажной копии упаковочного листа процесс очень трудоемкий и вероятность ошибки при таком подходе велика. Таким образом, автоматизация процесса распределения грузовых мест его оптимизирует. Интерфейс, результат обработки описан далее.
Исходя из анализа применяемых в компании информационных технологий, и описания бизнес-процессов, можно выделить еще бизнес-процесс, который нуждается в оптимизации. Это процесс создания таблиц формата Excel для формирования деклараций и складских отчетов ДО1, уведомлений предварительного информирования, используемых на границе, из документа инвойс, присылаемого иностранной стороной и базы накопленных сведений об артикулах товаров, которые доставлялись ранее. Такие таблицы, с помощью имеющейся программы « Заполнитель», легко передать в как входные данные в программы « Альта ГТД » и « Альта СВХ», формирующие декларации и складские отчеты. Подготовка этих таблиц значительно ускоряет процесс таможенного оформления, и увеличивает его качество, ликвидируя несоответствие и технические ошибки в документах.
В моей работе этот процесс реализован для конкретной формы иностранного инвойса. Сложность разработки для нее заключалась в том, что кроме артикулов товаров в инвойсе иногда присутствуют наборы из артикулов, указанные в нижней части документа, их может быть несколько. Стоимость артикулов, составляющих набор необходимо рассчитывать из общей стоимости всего набора, распределив пропорционально цене за единицу каждой составляющей его части. Вес рассчитывается из общего веса набора, пропорционально величине веса нетто с первичной упаковкой единицы составляющей части, который храниться в базе артикулов. Иногда такое распределение веса нуждается в корректировке. Для этой цели создан дополнительный макрос - «помощник» в распределении веса по артикулам, который предлагает 2 способа решения данной проблемы.
На примере конкретной формы инвойса можно показать, как оптимизировать процессы создания цепочек взаимосвязанных документов и других клиентов. Текст программного кода VBA и диаграмма потоков данных в нотации Гейна–Сарсона (DFD-схема) приведены в приложении 9 и в приложении 3 . Интерфейс описан далее для вымышленной косметической фирмы «Лотос ко».