4.3 Материалдық қорлардың түсуін құжаттық жабдықтау (рәсімдеу)

Материалдарды жеткізу келісім шартының орындалуын, қорлардың түсуін және кірістелуін бақылауды ұйымның жабдықтау бөлімі жүзеге асырады. Түскен материалдар бойынша есеп айырысу құжаттары (төлем тапсырмалары, шот фактуралар және т.б.) оларға тіркелген басқа да құжаттармен бірге жабдықтау бөліміне немесе басқа да ұқсас бөлімдерге жіберіліп, ол жердегі жауапты тұлғалар құжаттарды түскен жүктердің есебі журналына (ү. М-1) тіркеп, онда тіркеу нөмірін, жазудың күнін, жабдықтаушының аталауын, көлік құжатының күні мен нөмірін, шоттың нөмірі мен сомасын, жүктің тегін, кіріс ордерінің немесе қабылдау актісінің нөмірі мен күнін, жүкті іздестіру жөніндегі белгі анықтамасын (ескерту бөлімінде шоттың төленгенін немесе қайтарылғанын белгілеп) көрсетіп, осы құжаттардағы мәліметтерді материалдарды жеткізу келісім шартындағы, яғни олардың саны, бағасы, жөнелту мерзімі сияқты мәліметтермен сәйкестігін салыстырады; карточкаға немесе жедел есеп кітабына жеткізу келісім шартының орындалғаны жөнінде тиісті жазуларды көрсетіп, есеп айырысу құжаттарын акцептеп немесе акцептеуден бас тартудың негіздемесін жасап, жауапты тұлғаға материалдық құндылықтарды алу және жеткізу үшін тапсырма бергеннен кейін, құжаттарды қаржы немесе есеп бөліміне тапсырады. Жабдықтаушылардан түскен материалдарды қабылдау Кіріс ордерлерімен (ү. М-4) жабдықтаушыларға есеп айырысу немесе басқа да жөнелтілім құжаттарын беру арқылы жүзеге асырылады. Кіріс ордерлері нақты қабылданған материалдар үшін қойма меңгерушісінің және экспедитордың қол қоюымен жасалуы қажет. Бір күн ішінде бір жабдықтаушыдан бірнеше рет бір типті материалдардың (әктас, көмір, құм, кесек тас, қиыршықтас және т.б.) жаппай көлемі қабылдантын болса, онда осы күн үшін бір кіріс ордерін рәсімдеуге рұқсат етіледі. Сонымен бірге әрбір қабылданған материалдар үшін кіріс ордерінің екінші жағына тиісті жазуларды жазып, күннің соңында олар қосылып, жалпы жиынтығы кіріс ордеріне түсіріледі.

Егер материалдық қорлар темір жол немесе су транспортымен келсе, онда көлік ұйымының түбіртектері экспедиторға беріледі. Экспедитор бекетке келген материалдардың орын сандары және массасы бойынша қабылдап алады. Жүктің толықтай сақталғанына күмән болатын болса, экспедитор көлік ұйымынан жүктерді тексеру жөнінде талап ете алады. Егер жүк орындарының немесе массасының жетіспеушілігі, ыдыстар мен материалдардың бұзылғаны анықталса, онда олар көлік ұйымына немесе жабдықтаушыға талап қоюдың негізі болып табылады. Экспедитордан материалдар қоймаға қабылдану кезінде материалдық-жауапты тұлға (қойма меңгерушісі, қоймашы) жабдықтаушының құжаттарымен түскен материалдардың санын, сапасын және түрлерінің сәйкестігін тексереді. Көрсеткіштер сәйкес келген жағдайда материалдық – жауапты тұлға кіріс ордерін (ү. М-3 және М-4) толытырады. Егер жүктер автокөлікпен тасымалданса, онда ұйымға материалдарды қабылдау жүк жөнелтуші жақтың тауарлық-транспорттық жүкқағазымен (ү.Т-1, ТМ-2) жүзеге асырылады. Тауарлық-транспорттық жүкқағазы төрт данада толтырылады, оның біріншісі - жүк жөнелтуші жақтан материалдарды есептен шығару үшін; екіншісі – қабылдаушы ұйыммен жүкті қабылдау үшін; үшіншісі – автокөлік ұйымымен есеп айырысу үшін; төртіншісі – транспорттық жұмыстардың есебін жүргізу үшін негіз болып табылады.

Құжатсыз түскен материалдар актімен кірістеледі. Актіні қабылдау комиссиясы материалдық жауапты тұлғаның, жабдықтаушы жақтың өкілінің немесе мүдделі жақтың міндетті қатысуымен екі данада толтырылады. Материалдарды қабыдағаннан кейін актінің бір данасы құжаттардың қосымшасымен (жүкқағазы, специяфикация және т.б.) материалдар қозғалысынң есебін жүргізу үшін есеп бөліміне, екінші данасы жабдықтаушыларға талап қою үшін жабдықтау бөліміне немесе есеп бөлімшесіне тапсырылады. Ұйымға түсетін материалдар дер кезінде тиісті қоймаларға кірістелуі қажет. Егер өндірістің мүддесі үшін кейбір материалдардың партиясы тікелей құрылыс учаскілеріне жіберу дұрыс болатын болса, онда есепте материалдардың мұндай партиясы қоймаға түскен және учаскіге берілген материалдар болып көрсетіледі. Мұндай кезде учаскінің қоймасындағы кіріс және шығыс құжаттарына материалдар жабдықтаушылардан қоймаға кірістелмей-ақ қабылданды және учаскіге берілді деп белгі қойылуы қажет. Қоймаға кірістелетін материалдар жөнелтілім құжатарындағы көрсетілген мәліметтермен, яғни түрлері, саны, сапасы, көлемі жағынан қатаң салыстырылуы қажет. Шикізаттар мен жартылай фабрикаттар және басқа материалдар тиісті өлшем бірліктермен (салмағы, көлемі, шоты бойынша) кірістелуі қажет, егер материал бір өлшем бірлікпен (салмақпен) кірістеліп, екінші өлшем бірлікпен (шот бойынша) жұмсалатын болса, онда оларды қабылдау, сақтау және жіберу құжаттары мен есеп регистрлерінде екі өлшем бірлікпен көрсетілуі тиіс.

Кейбір жағдайларда (материалдар партиясы техникалық қабылдау процесінде, зертханалық сынақтарда немесе шоттарды акцептеуден бас тарту жағдайында болса) материалдар уақытша сақтауға қабылданады. Мұндай материалдарды қоймашы немесе қойма меңгерушісі дер кезінде арнайы кітапқа жазуы қажет. Бұл кітапқа жазу «Қабылдауды күтудегі материалдар», «Уақытша сақтаудағы материалдар» бөлімшелеріне, ал осы топтардың ішінде – материалдар партиясы бойынша жүргізілуі тиіс.

Мұндай материалдар қоймада бөлек сақталып, қабылдау нәтижесі толықтай анықталғанға дейін шығысқа жатқызылмайды. Учаскілер дайындаған немесе өңдеген материалдарды қоймаға тапсыру кезінде жөнелту үшін (ішкі орын ауыстыру) жүкқағазы-талабы екі данамен толтырылады. Оның біреуі - тапсырушы-цехтан материалдарды есептен шығару үшін негіз болса, ал екіншісі – қоймаға жіберіліп, кіріс құжаты ретінде пайдаланылады. Осы жүкқағазымен (накладной) өңдеуден алынған және өндірісте пайдаланылмаған материалдардың, құрылыс ұйымының ішінде материалдардың ішкі орын алмасуы (бір қоймадан екінші қоймаға, бір учаскіден келесі учаскіге), материалдардың қалдығын немесе ақау материалдарды тапсыру, негізгі құралдарды жоюдан және уақытша құрылыс-жайларды бұзудан алынған материалдардың кірістелуі рәсімделеді. Құрылыс ұйымының қосалқы шаруашылығы өндірген өнімдері қоймаға екі данамен жазылатын жүкқағазымен (ү. М-12 бір жолды және М-13 көп жолды) кірістеледі.

Материалдық қорлар тек жабдықтаушылардан ғана емес, сонымен қатар есеп беруге тиісті тұлғалар арқылы да кірістеледі (мысалы, шаруашылық және кеңсе тауарлары). Сатып алынған тауарлардың құндарын куәландыратын құжаттар болып шаруашылық операциялары, сатып алудың күні, орны, сатып алынған тауарлық-материалдық құндылықтардың атаулары, бағасы, саны көрсетілген тауар чектері (фискалдық чектер) немесе актілер (анықтамалар) табылады. Бұл құжаттар есеп беруге тиісті тұлғаның аванстық есебіне тіркеледі.