48.Довідково-інформаційні документи. Службова записка. Доповідна записка. Пояснювальна записка. Довідка. Протокол, витяг із протоколу. Прес-реліз. Повідомлення про захід. Звіт

Довідково-інформаційні документи — це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Службова записка - документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо.

Доповідна записка - це документ, адресований керівнику організації або вищому органу управління. Вона містить викладення якогось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність довести до відома керівника про наявні факти, події, про виконану роботу.

Пояснювальна записка — це документ, в якому:1)Особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);2)Міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів. Довідки діляться на дві групи: 1)особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;2)службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.Довідки також можуть бути: зовнішніми , внутрішніми.

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Витяг з протоколу - документ, який є частиною протоколу, потрібною для вирішення окремого питання.

Прес-реліз- це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації.

Повідомлення про захід - це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. 

49. Службові листи

Службовий лист – спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами

Лист – єдиний документ, на якому не ставлять назву його виду, як, наприклад, «АКТ», «НАКАЗ» тощо.

Службовий лист друкують на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ДСТУ.

Реквізити службового листа: державний герб або емблема, найменування міністерства, відомства, організації, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, повідомлення про направлення копії в інші адреси та у справу, прізвище й телефон виконавця.

Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно й просто, надаючи перевагу простим поширеним реченням. При цьому необхідно прагнути того, щоб кожне слово несло максимум інформації.

Листи бувають: супровідні, гарантійні, циркулярні, претензійні, інформаційно-рекламні тощо.

Супровідний – це лист, в якому адресату повідомляють факт відправлення йому документів, які додають до цього листа. Листи слід починати словами: направляємо, додаємо, надсилаємо, представляємо, повертаємо.

Гарантійний лист – це документ, у якому гарантується виконання зобов'язань, зазначених у листі.

Циркулярний – це лист, в якому одну й ту ж інформацію надсилають у декілька адрес організаціям нижчого підпорядкування.

Претензійний (рекламаційний) лист – це документ у якому пред'являють претензії до термінів, якості, кількості продукції і т.ін. Направляють винній стороні з метою врегулювання суперечок.

Інформаційно-рекламний - це лист, мета якого – зацікавити споживача. Приклад: «Якщо хочете, щоб про Ваше підприємство дізналися споріднені підприємства в США…, знайти партнерів, продати відходи виробництва за валюту, придбати передові технології…, Ви можете розмістити інформацію про Ваше підприємство в нашому збірнику. Вартість замовлення…

Зразок бланка-замовлення додається. Загальний розмір тексту не повинен перевищувати одну сторінку».