4.4. Сервисные функции процессора

Поиск в тексте документа. В процессе работы может потребоваться найти или заменить по всему документу одно слово или выражение на другое. Для поиска следует выбрать команду группы Главная Редактирование  Найти. Далее ввести искомое слово, если диалоговое окно сокращенное, нажмите кнопку Больше. Выберите направление поиска и необходимые установки, например, если выберете «Подстановочные знаки», то в строке Найти можно указать шаблоны: «?», заменяющий один символ или «*», заменяющий любое количество последовательных символов.

Если необходимо найти и заменить в вашем документе какой-либо фрагмент текста, выбираем команду Заменить. Далее ввести искомое слово и следовать командам диалогового окна.

Проверка орфографии. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания: автоматический и командный.

Для работы в автоматическом режиме нажмите кнопку Кнопка Office  Параметры Word  Правописание. В разделе Исключения для щелкните поле Имя текущего файла. Установите или снимите флажки Скрыть ошибки правописания в этом документе и Скрыть грамматическое ошибки в этом документе.

В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. Если ошибка орфографическая, то процессор предложит варианты исправления из встроенного словаря.

Встроенный словарь не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в пользовательский словарь и он постепенно наполняется конкретным содержанием. Вспомогательные словари подключаются в Кнопка Office  Параметры Word  Правописание  Вспомогательные словари.

В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления. Запуск средства проверки выполняют командой Рецензирование Правописание. Проверка выполняется по всему документу или выделенному фрагменту. В случае обнаружения ошибки процесс проверки останавливается и предлагаются варианты исправления или возможность занести в словарь. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов.

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды Рецензирование  Правописание  Тезаурус.

В окне тезауруса мы видим выделенное слово, ниже отображаются синонимы, антонимы и связанные слова (как правило, однокоренные) (рис. 4.13).

Работа с автотекстом и автозаменой. Автозамена - это средство, которое автоматически находит заданные элементы при наборе текста и заменяет их. В Word есть множество элементов Автозамены, используемых по умолчанию, но можно дополнить этот список своими элементами.

Для того чтобы создать элемент Автозамены выберите Кнопка Office  Параметры Правописание  Параметры автозамены и после открытия диалогового окна перейти на вкладку Автозамена, установите необходимые флажки, например, в случае ввода двух заглавных букв, заменять вторую на строчную, устанавливать заглавную букву в начале предложения и т.д.

Автотекст - это средство, которое позволяет сохранить часто используемые текстовые блоки или графические объекты с определенным именем и вставлять их в документ по мере надобности или автоматически.

Для создания элемента Автотекста выполните следующее:

• выделите объект (текст или рисунок), который станет элементом автотекста;

• выберите команду Вставка  Текст  Экспресс-блоки  Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков;

• введите имя вашего автотекста (рис. 4.14), выберите название коллекции, выберите или создайте категорию, нажмите ОК. Теперь он сохранится под этим именем.

Чтобы вставить Автотекст, установите курсор в то место документа, куда нужно вставить элемент автотекста, выполните команду Вставка  Текст Экспресс-блоки  Организатор стандартных блоков, в открывшемся окне выделите требуемый автотекст и нажать на кнопку Вставить.