1.4. Комп'ютеризація розрахунків з оплати праці

Аналітичний облік оплати праці і всього , що з нею пов'язано , відрізняється великою трудомісткістю .

У зв'язку з загальної комп'ютеризацією обсяг бухгалтерської роботи , пов'язаної з розрахунками з оплати праці та нараховуються на неї податками та внесками , значно збільшився. Враховуючи, що в організаціях ці розрахунки ведуться на комп'ютері , чинне законодавство вимагає від організації подання персоніфікованої звітності по всім фізичним особам з деталізацією по місяцях і видам доходів .

Аналітичний облік оплати праці та пов'язаних з нею податків і внесків являє собою автономну задачу. Тому на практиці ця задача часто вирішується за допомогою окремої комп'ютерної програми.

Комп'ютерні програми по аналітичному обліку оплати праці автоматично виконують рутинні операції . Перед нарахуванням черговий заробітної плати бухгалтеру потрібно тільки простежити , щоб у базу даних була введена вся інформація, необхідна для правильного нарахування зарплати , утримань , податків і внесків .

Так , при погодинній оплаті праці працівника на основі посадового окладу база даних повинна містити інформацію про розмір його окладу. Якщо працівник пропустив кілька робочих днів , то відомості про відсутність повинні бути введені в інформаційну базу.

При відрядній оплаті праці база даних повинна мати відомості про тарифні ставки . А перед нарахуванням заробітної плати бухгалтеру слід ввести інформацію про обсяги робіт , виконаних працівниками .

У базу даних слід ввести дані про наявність у працівника дітей , що дає йому право на стандартні податкові відрахування при розрахунку ПДФО , про особливі права на додаткові податкові відрахування і про суми , що підлягають додатковому утриманню з заробітної плати працівника .

Для правильного віднесення працівника до тієї чи іншої вікової групи при визначенні ставок страхової та накопичувальної частин внесків до ПФ РФ база даних повинна мати інформацію про дату народження працівника .

Крім того , в базу даних до розрахунку заробітної плати необхідно ввести інформацію про відпустки працівників , листках непрацездатності , нарахованих преміях.

Розрахунок заробітної плати на основі даних , наявних в базі даних , виконує програма за заздалегідь заданими алгоритмами . Результат виконаного розрахунку заробітної плати показаний в різних звітах.

Звіти в комп'ютерних бухгалтерських програмах застосовуються набагато ширше , ніж у паперовій бухгалтерії , в силу простоти їх формування .

Для комп'ютерної програми первинними документами є тільки документи , які дають вихідну інформацію для розрахунку заробітної плати , утримань та нарахувань податків . А документи , які можуть бути автоматично сформовані на підставі первинної інформації , стають звітами. Зокрема , звітами стають розрахункова відомість , розрахунково- платіжна відомість , платіжна відомість , розрахункові листки , звітні форми персоніфікованого обліку.

При використанні комп'ютера відпадає необхідність спеціально вести регістри аналітичного обліку - особові рахунки працівників та картки обліку податків . Ці регістри також перетворюються на звіти . Будь-який з зазначених регістрів аналітичного обліку бухгалтер може сформувати на екрані комп'ютера шляхом запуску відповідної команди . Після цього сформований регістр бухгалтер може роздрукувати на принтері в паперовому вигляді.

Представлена ​​вище картина аналітичного обліку розрахунків з оплати праці з використанням комп'ютерних програм вийшла , мабуть, зайве ідилічною . Конкретні комп'ютерні програми можуть містити помилки , вони можуть бути не розраховані на якісь особливо складні ситуації. А в кінцевому рахунку винним у всіх недоробки і помилки буде бухгалтер. Використання комп'ютера полегшує працю бухгалтера , звільняє від рутинної роботи , але не замінює його . Але при цьому бухгалтер зобов'язаний знати правила бухгалтерського обліку і податкове законодавство , розуміти взаємозв'язки між вихідними даними , що задаються комп'ютеру , і результатами наступних розрахунків