3.5. Методы коллективной работы над проектом

Работа над проектом, помимо конечного результата в виде текста, имеет еще одну немаловажную функцию – формирование команды проекта. Для этого в наибольшей степени подходят коллективные формы работы, которые в то же время являются и наиболее эффективными в условиях ограниченности временных ресурсов и неясности замысла проекта.

Наиболее эффективными методами коллективной работы являются мозговая атака, метод синектики, деловая игра, метод контрольных вопросов, метод сценариев.

Мозговая атака как метод экспертных оценок был разработан в 1957 г. Алексом Осборном (ам.). Он предназначен для решения наиболее сложных и запутанных ситуаций, в которых нет готовых рецептов. Его сущность заключается в стимулировании коллективного обсуждения и генерации идей. Характерной чертой метода является процедура отделения стадии генерации идей от стадии их оценки. Для этого участники аналитической группы изолированы от участников коллективного обсуждения.

Основными требованиями к организации мозгового штурма являются:

1) допуск к процессу обсуждения максимально широкого количества заинтересованных лиц, представляющих различные профессии, специальности, производственные функции и др. Но общее число участников не должно превышать 15 человек для возможности глубокого обсуждения проблемной ситуации;

2) отсутствие административного давления на участников обсуждения. Участники штурма вольны высказывать даже самые странные идеи. Ни одна из них не должна отметаться «с порога» организаторами обсуждения и членами аналитической группы;

3) недопущение в ходе обсуждения критики представленных идей. Их оценка производится позже. Ведущий дискуссии может лишь направлять обсуждение в сторону тех или иных предложений;

Участники мозговой атаки располагаются лицом друг к другу с дистанцией 1-1,5 метра. Затем ведущий ставит перед участниками проблему (15 мин.) и просит предложить как можно больше вариантов ее решения без предварительного обдумывания. Обсуждение длится от нескольких минут до часа. Выступления участников длятся 1-2 минуты. Все высказывания записываются на диктофон.

Второй этап мозговой атаки составляет работа экспертов с полученным материалом.

Эффективность метода состоит в возможности нахождения новых нестандартных идей и решений и относительная простота в организации коллективного обсуждения. Однако коллективное обсуждение в ряде случаев не способствует глубокому проникновению в предмет обсуждения всеми участниками.

Как реакция на недостатки мозгового штурма в 1960 г. У. Гордон разработал синектический метод. Он считал, что отсутствие критики в обсуждении актуальных проблем в процессе мозгового штурма не способствует их глубокому осознанию. Преодоление этого недостатка возможно путем формирования постоянных групп. Их участники хорошо знают друг друга и поэтому не боятся критики. Группы формируются из представителей одного уровня управления, что позволяет им высказываться достаточно откровенно.

Оптимальная численность группы – 5-7 человек, которых готовят к работе в течение 8-12 месяцев.

Организация метода предполагает прохождение двух этапов. На первом аккумулируются мнения о решении проблемной ситуации среди представителей различных уровней управления. Здесь определяются основные параметры исследуемой проблемы.

На втором этапе собранные результаты анализируются, группируются и выстраивается общая модель поведения или решения проблемы. Часто данный метод используется в практике японских предприятий, на которых большое значение придается причастности персонала к выработке управленческих решений.

Деловая игра – это имитация принятия управленческого решения в различных ситуациях путем проигрывания по заданным или определяемым участниками правилам.

Обычно формируются две и большее количество групп, представляющих разные интересы (например, представители конкурирующих фирм и экологи). Отдельно формируется группа экспертов, которая по ходу игры дает консультации и объяснения.

По ходу игры каждая из групп представляет проект и критикует проекты соперников, задает им вопросы и т.д. По итогам дискуссии каждая группа в письменном виде оформляет итоговый проект.

Метод контрольных вопросов представляет собой работу со списком специально подобранных вопросов, которые помогают точно определить суть выполняемой задачи. Ответы на вопросы дают участники проекта в связи со своей задачей.

Метод сценариев предполагает представление проекта в виде описания последовательного развития событий с увязкой по ресурсам. Чаще всего метод сценариев используется при проектировании мероприятий. Достоинство метода состоит в том, что сценарии позволяют осознать те аспекты функционирования системы, которые не были бы замечены при традиционном исследовании. Альтернативные сценарии позволяют проследить действие различных факторов на развитие и функционирование системы (например, возникновение форс-мажорных обстоятельств – плохую погоду при организации праздников).

Недостатком метода сценариев является то, что он слабо применим при разработке проектов, не предполагающих событийный ряд.

Эффективен метод сценариев также при проектировании переговоров. При этом достаточно результативны простые приемы – например, заучивание текста из художественного или документального фильма, литературы, в которых показаны результативные переговоры.