Использование табличного процессора ms Excel

Основные сведения

Для запуска MS Excel выбрать команду программы из главного меню или нажать в окне каталога правую кнопку "мыши" – "Создать" – "Лист MS Excel". Появляется книга, содержащая три рабочих листа.

В поле имени отображается адрес активной (выделенной) в данный момент ячейки, в которую вводятся данные. Ячейки расположены на пересечениях строк и столбцов. Каждая ячейка однозначно определяется адресом (например А1), состоящим из буквы столбца и номера строки. Для перемещения по листу используются горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки. Для вставки ещё одного рабочего листа используется его ярлык внизу экрана или вкладка меню "Вставить…" – "Лист".

Для присвоения имени рабочему листу необходимо дважды щелкнуть правой кнопкой "мыши" на его ярлыке листа, ввести новое имя и нажать клавишу Enter.

Для ввода содержимого в ячейку необходимо щелкнуть на ней левой кнопкой "мыши", ввести информацию (либо в строку формул или непосредственно в ячейку) и завершить ввод, нажав зелёный флажок в строке формул, или клавишу Tab, или клавишу Enter.

Для изменения по содержимому в ячейках ширины столбца следует произвести двойной щелчок левой кнопкой "мыши" на правой границе в заголовке столбца или перетащить границу столбца вручную. Для изменения по содержимому всех столбцов нужно их выделить и использовать путь: "Главная"  "Формат" – "Столбец" – "Автоподбор ширины столбца".

Редактирование предпочтительней производить в строке формул. Для редактирования содержимого непосредственно в ячейке необходимо дважды щелкнуть на неё левой кнопкой или нажать клавишу F2.

Для выделения диапазона ячеек следует, нажав левую кнопку "мыши", Для выделения диапазона ячеек следует нажать левую кнопку "мыши" на верхней левой ячейке диапазона и перед нажатием нижней правой ячейки диапазона нажать клавишу Shift.. Для выделения несмежных ячеек производить вышеуказанные действия при нажатой клавише Ctrl.

Для копирования и вставки содержимого ячеек следует использовать нажатие правой кнопки "мыши" и выбор соответствующих команд из контекстного меню. Для вставки по отдельности только значений, только формул или только формата используется команда "Специальная вставка".

Для вставки столбца или строки используются соответствующие команды из контекстного меню, открывающемся при нажатии правой кнопки "мыши".

Для изменения каких-либо параметров содержимого ячейки следует нажать правую кнопку "мыши", выбрать "Формат ячеек" и интересующую вкладку: "Число", "Выравнивание", "Шрифт", "Граница", "Заливка".

Для отображения всех формул на экране выбрать из вкладки меню "Формулы" команду "Зависимости формул" и установить флажок " Показать формулы".

Для сортировки данных в таблице нужно произвести выделение таблицы, нажать меню "Данные", а затем команду "Сортировка".

Для фильтрации каких-либо данных в таблице следует использовать меню: "Данные" – "Фильтр", после чего выбрать из списка нужный параметр или создать необходимое условие.

Для создания абсолютной ссылки нужно в формуле выделить соответствующий адрес ячейки и нажать клавишу F4.

Для автоматизации создания числовой или формульной прогрессии используется протягивание маркера заполнения по строке или по столбцу.

При вводе данных необходимо соблюдать соответствие форматов ячейки: числовые данные должны иметь числовой или денежный формат, дата – формат даты, текстовые данные – общий или текстовый формат.

Значения ячеек в последней строке таблицы (строке "Итого") необходимо вычислять только в том случае, если значение имеет логический смысл.

Пример работы с таблицей

1. Заполнить столбцы таблицы (произвольными данными с количеством строк  не менее 20).

2. Создать формулы для расчётов по строкам в соответствии с вариантом.

3. Рассчитать итоговые суммы по столбцам, применяя кнопку "Автосумма" на панели "Главная", для чего после установки курсора в свободную ячейку, где будет записываться результат, нажать кнопку "Автосумма" и обвести штриховой рамкой суммируемый диапазон.

Примечание:

При расчётах должно соблюдаться логическое соответствие: нельзя складывать или вычитать значения разнородных единиц (например, литры и штуки, килограммы и метры и т. п.).

4. Выделить числовой диапазон таблицы, нажать на выделенном правую кнопку "мыши", выбрать из контекстного меню команду "Формат ячеек" и во вкладке "Число" установить числовой формат с необходимым количеством значащих дробных разрядов.

5. Отформатировать таблицу в соответствии с требованиями, изложенными ниже и импортировать её в пояснительную записку.

6. Создать копию таблицы, исключив в ней итоговые результаты по столбцам.

7. Отсортировать данные копии таблицы по какому-либо полю (столбцу).

8. Применить к копии фильтр, используя команды: "Данные" – "Фильтр", по какому-либо условию (в выборке должно остаться не более 5 – 7 значений параметров).

На базе отфильтрованной таблицы построить столбчатую диаграмму в соответствии с разделом "Создание, редактирование и оформление диаграмм".

Пример вычисления функции

1. Для вычисления функции (п. 3 задания) например, y = a*x + b*cos(x), нужно занести в выбранные ячейки A1 и A2 значения заданных коэффициентов (констант) a и b.

2. Выбрать строку 4 для записи аргумента функции x, ввести в две соседние ячейки А4 и В4 цифры 1 и 2 , выделить ячейки и, протягивая маркер заполнения, создать в ячейках А4… О4 ряд чисел от 1 до 15 в качестве аргументов.

3. В ячейку А5 занести функцию y, щелкая на соответствующих формуле адресах ячеек, знаках операций и вводя соответствующую стандартную функцию:

= A1*А4+А2*cos(А4)

При этом стандартная функция выбирается выделением символа f_x , выбора в списке нужной функции и указания в строке параметров адреса ячейки, в которой записан коэффициент b (т. е. адреса ячейки A2).

4. Адресам ячеек A1 и А2, в которых записаны коэффициенты функции, необходимо задать абсолютные ссылки, т. к. их значения при вычислении в формуле не изменяются, т. е. являются константами.. Для быстрого создания абсолютных адресных ссылок используется клавиша F4. В результате формула примет вид:

= $A$1*А4+$А$2*cos (А4).

5. Используя маркер заполнения, следует скопировать формулу в ячейки А5 … О5 для вычисления ряда значений функции.

6. Результаты вычислений округлить до одного дробного разряда, используя кнопки повышения или понижения разрядности на на вкладке "Главная".

7. Выделить диапазон результатов вычисления функции А5:O5 и построить на её базе график в соответствии с разделом "Создание, редактирование и оформление диаграмм" (график тоже считается диаграммой).

Оформление таблицы

Для оформления всей таблицы или её фрагмента необходимо предварительно выделить соответствующий диапазон.

При оформлении таблиц необходимо выполнить следующие требования:

• текст заголовков в полях (столбцах) должен быть центрирован как по горизонтали, так и по вертикали и выделен жирным шрифтом;

• переносы слов в заголовках не должны содержать ошибок орфографии;

• в заголовках числовых полей обязательно должны присутствовать единицы измерения;

• текст и заголовки в текстовых полях должны начинаться с прописной буквы;

• текстовые данные выравниваются по левой границе с отступом в 1 пункт;

• числовые данные, как целые, так и дробные должны выравниваться по правой границе ячеек;

• в каждом из полей числовые данные должны иметь одинаковую разрядность, определяемую самым младшим значащим разрядом в столбце. При отсутствии значения в каком-либо дробном разряде в него дописывается нуль;

• пустые дробные разряды чисел столбца должны быть исключены, т. к. они не содержат никакой информации;

• содержимое итоговых строк должно выделяться полужирным шрифтом;

• внутреннее обрамление ячеек таблицы должно выполняться как можно более тонкими линиями. Обрамление и заливка таблицы цветом не должны мешать чтению содержимого.

Создание, редактирование и оформление диаграмм

Для построения диаграммы на основе созданной таблицы необходимо выделить в таблице область исходных данных, включая заголовки столбцов.

При этом следует всегда принимать во внимание то, что левое поле, т. е., например, поле наименования продукции, названия предприятия, табельного номера, номера склада, дня месяца, имени функции и т. п. обязательно должно иметь текстовый формат. В ином случае при создании диаграммы её вид будет искажаться.

После выделения таблицы диаграмма создается по пути: вкладка "Вставка" – раздел "Диаграмма" выбором необходимого типа диаграммы.

Редактирование диаграммы осуществляется как с помощью панели "работа с диаграммами" (вкладки "Конструктор", "Макет", "Формат"), так и щелчком правой кнопкой "мыши" на соответствующем элементе диаграммы и выбором соответствующей команды из контекстного меню.

Для редактирования одного из элементов ряда диаграммы следует после выделения ряда ещё раз нажать левую кнопку "мыши" на нужном элементе.

При выполнении и оформлении диаграмм и графиков:

• в одну диаграмму не должны включаться параметры, значительно отличающиеся по величине;

• каждая диаграмма обязана иметь заголовок, информативно отражающий содержимое диаграммы;

• оси координат должны иметь как наименования параметров, так и единицы их измерения;

• все заголовки и наименования должны начинаться с прописной буквы;

• диаграммы не должны быть перегружены данными (иметь от 5 до 7 элементов в ряду) и легко читаться;

• легенда добавляется только в случае нескольких рядов данных (при единственном ряде она не нужна);

• рекомендуется добавлять в диаграмму подписи рядов данных;

• тонирование элементов диаграммы должно быть таким, чтобы при чёрно-белой печати хорошо различались.

• каждая диаграмма должна быть корректной по смыслу (нельзя сравнивать на диаграмме литры и штуки, килограммы и рубли и т. п.), информативной и понятной для чтения.