Розділ іі Інформаційне забезпечення обліку основних засобів.

2.1. Поняття про інформаційні системи і технології обліку.

     Інформаційні системи, як інформація і інформаційні технології, існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії його розвитку є потреба в управлінні. Організація управління виробництвом (послугами) засновано на взаємодії керуючої (менеджер) і керованої (виробничо-технологічної) частин. Фактичний стан керованого (виробничо-технологічного) процесу постійно порівнюється із необхідним станом за вимогами результату управління. Таке порівняння здійснюється за використанням інформаційних технологій, тому що для управління потрібна систематизована, заздалегідь підготовлена інформація про необхідний і фактичний стан керованої частини. Отже, вироблення інформації - місія інформаційних систем.       Господарство країни, як система, складається з виробничо-технологічної та інформаційної систем. Перша частина - об’єкт управління, друга - засіб для управління. Обидві системи перебувають у постійній взаємодії і взаємозалежності, які забезпечуються системами комунікацій. Реалізація функцій систем і їх корегування здійснюється через систему управління. А весь цей складний механізм працює задля головної мети - зростання ефективності господарської діяльності.       З посилання на загальне поняття системи, в інформаційній системі дані на вході опрацьовуються в інформацію, яка є виходом і передається користувачеві.Управлінська інформаційна система поєднує людські і комп’ютерні ресурси в збиранні, обробці, передачі і використанні даних з метою ефективного управління операціями і планування бізнесу. Частіше використовуються управлінські системи із зворотним зв’язком. Зворотний зв’язок являє собою дані або інформацію відносно мети управління. Порівняння (контроль) - це головна функція системи, яка перевіряє та оцінює зворотний зв’язок, всякий раз визначає, в якому напрямку змінювати систему для досягнення її мети, коли необхідне регулювання для таких компонентів системи, як вхід та опрацювання даних для забезпечення необхідного виходу. Інформаційну систему із зворотним зв’язком називають кібернетичною або саморегульованою системою. Тривалий час наприкінці минулого століття основна увага приділялась організації автоматизованих систем управління (АСУ). АСУ - це система “людина-машина”, що забезпечує ефективне функціонування об’єкта, в якій збір і переробка інформації, необхідної для реалізації функцій управління, здійснюється із застосуванням засобів автоматизації і обчислювальної техніки. Технологічною основою АСУ є автоматизована інформаційна система (АІС). З часом, коли персональні комп’ютери стали в управлінських системах звичайним явище і замінили механічні стаціонарні електронні обчислювальні машини перевага надається терміну “інформаційні системи” над терміном “автоматизовані інформаційні системи”, який практично уже не використовується. Отже, за аналогією з АСУ:

Система, що реалізує інформаційну технологію виконання встановлених функцій за допомогою персоналу і комплексу засобів автоматизації називається інформаційною системою.

 Інформаційні системи умовно поділяються на дві головні групи: виробничі та перспективного управління. Виробничі інформаційні системи виробляють дані, які використовуються у підприємницькій діяльності. Інформаційні системи перспективного управління надають фактичну інформацію управлінцю та підтримку прийняття рішень управлінцю. Розрізняють три рівні управління: операційний, тактичний і стратегічний. Кожен з них характеризується власним набором функцій, рівнем компетенції і потребує відповідної інформації. На операційному рівні управління забезпечується формування бізнес-планів, планів виробництва, маркетингових досліджень, фінансових планів і т. п., підтримку функцій контролю. Наприклад, у тваринництві, керівник отримує інформацію про надої молока щоденно, а у рослинництві частота отримання інформації про виробництво є рідшою.       Загалом менеджмент на операційному рівні фокусується на використанні внутрішньої інформації та вимагає високої формалізації системи, більшість рішень є структурованими. Добре визначене інформаційне середовище дозволяє найчастіше використовувати для опрацювання інформації оптимізаційні методи, як наприклад, лінійне програмування. Таким чином, виробничі інформаційні системи відносяться до операційного рівня управління і поділяються на інформаційні системи господарських операцій, інформаційні системи контролю процесів і інформаційні системи автоматизації офісів.       Інформаційні системи господарських операцій зберігають та обробляють дані, які є результатом підприємницької діяльності, обслуговують бази даних, видають різноманітні документи та звіт. Це один із найперших типів інформаційних систем. Вона розвинулась з ручних інформаційних систем до механічних, допоміжних систем обробки даних, та до електронних систем опрацювання даних. Система господарських операцій записує та опрацьовує дані, які є результатом ділових операцій таких як зміна запасів, продаж та купівля. Вони можуть також обробляти дані, створені різноманітними впорядкуваннями записів у файлі або базі даних, такі як зміни імені та адреси у файлі.

 Інформаційні системи контролю процесів призначені для прийняття оперативних рішень, які контролюють фізичний процес. Прикладом може бути автоматичне впорядкування запасів та контроль продукції. Рішення подібні до цих називаються програмованими, тому що вони автоматизовані на підставі правил для вибору рішень. Правила для рішень відбираються, коли інформаційна система зіставляє певну кількість подій. Це включає таку категорію інформаційних систем, як системи контролю процесів, у яких рішення, що управляють фізичним виробничим процесом, автоматично приймаються комп’ютерами. Ці системи, наприклад, керують збиральними лініями автоматизованих заводів.       Інформаційні системи автоматизації офісів підтримують офісну діяльність та засоби їх зв’язку. Ці системи замінили традиційні офісні ручні методи та паперовий метод передачі інформації. Друкарську машинку та листи замінив текстовий редактор та електронна пошта.       Відповідно до рівнів управління інформаційні системи перспективного управління представляються інформаційними системами тактичного і стратегічного рівнів управління. Вони описують широкий клас інформаційних систем, метою, яких є надання інформації та підтримка прийняття рішень.       Інформаційні системи тактичного рівня управління. На тактичному рівні управління складаються тактичні плани, здійснюється контроль за їх виконанням, відстежуються ресурси тощо. Управлінці на цьому рівні стикаються зі складністю і невизначеністю, що вимагає особистого аналізу, інтуїції, а також персональних навичок для вирішення завдань. Більшість інформації, яку використовують управлінці тактичного рівня, надходить з неформальних джерел, вона збирається, оцінюється і аналізується менеджером самостійно. Також він користується даними формалізованих на комп’ютерному рівні інформаційних систем. Зовнішня інформація дуже різноманітна, існує безліч змінних, погано передбачуваних поведінкових й особистісних факторів, що роблять типові рішення мало прийнятними. Оптимізаційні моделі такі, як лінійне програмування у такому випадку менш корисні на відміну від інтуїції самих керівників, хоча ці моделі можна застосовувати для підготовки різного роду оглядів. У широкому розумінні, тактичний менеджмент спрямований на визначення стратегічних цілей і відстеження відповідних операцій. Система контролю разом із системою зворотного зв’язку необхідні для моніторингу і на цьому рівні адміністратори є частиною встановленої системи контролю. Сюди належать: бюджетний та виробничий контроль, контроль запасів тощо.       Акт цілеспрямованого впливу на керований процес, заснований на інформації про нього, з метою досягнення визначеної раніше мети називається прийняттям рішення, а процес формування рішення – процесом підтримки прийняття рішень.       Інформаційні системи тактичного рівня управління поділяються на інформаційно-звітові системи і інформаційні системи підтримки прийняття рішень. На відміну від інформаційних систем операційного рівня управління немає жодного проекту інформаційних систем тактичного рівня управління. Інформаційно-звітова система наперед визначає та планує звіти управлінцю. Вона надає користувачам інформаційні продукти, які підтримують їх щоденні потреби у прийнятті рішень. Вона вміщає інформацію про внутрішні операції, які були попередньо оброблені системою господарських операції. Система підтримки прийняття рішень допомагає прийняти рішення управлінцю у конкретному випадку в режимі спілкування. Вона базується на комп’ютерних інформаційних системах, які використовують моделювання рішень та спеціальні бази даних. Наприклад, електронні таблиці та інші програмні продукти дозволяють управлінцю отримати в безпосередній роботі відповіді, що поставлені як серії питань “що буде якщо”. Це відрізняє системи підтримки прийняття рішень від наперед визначених відповідей світової інформаційної системи. Використовуючи системи підтримки прийняття рішень, управлінець досліджує можливості альтернатив та отримує експериментальну інформацію на підставі множини припущень.