5.2. Імідж організації (фірми)

Імідж організації (фірми) обов'язковий. Він виступає як складова частина культури ділових відносин. Без нього наївно розраховувати на серйозні успіхи в бізнесі, користуватися гідною репутацією в різних кругах суспільства.

У поняття «Імідж організації (фірми)» входять прийнята система відносин між співробітниками даної організації (фірми) з її клієнтами, фірмовий стиль одягу, ергономіка і дизайн офісу, готовність її співробітників йти назустріч клієнтам. При цьому необхідно дотримувати певну міру (наприклад, розкішно оформлені інтер'єри створюють враження процвітаючої організації, але в той же час у клієнтів можуть виникнути думки — «ось на що йдуть наші гроші», людина може втрачатися (наприклад, зайва нав'язливість до клієнтів може привести вашого співбесідника до думки, що ваші справи йдуть погано).

Ергономіка офісів (облаштування технічними засобами автоматизації управлінської праці) і їх дизайн (зовнішнє оформлення) на сучасному етапі постійно розвиваються. Неприємні неохайні офіси, несмак їх оформлення і застарілі меблі. В цьому випадку може постраждати професійний імідж. Як відсутність візитної картки є недотриманням ділового етикету, так і примітивний, а тим більше неохайний вид офісу завдає фірмі непоправного збитку.

Естетично оформлені інтер'єри, обладнання, зручне для службовців і клієнтів, створюють сприятливі для спілкування і роботи умови. Використання в обробці приміщень різних матеріалів і способів внутрішнього облаштування створюють свою певну атмосферу.

Відомо, що «теплі» натуральні матеріали (темне дерево, текстиль, підлогові килими) сприяють атмосфері затишку, захищеності.

Твердий камінь (мармур або відкритий бетон), скляні двері з металевою гратчастою обробкою, високі стелі і вікна формують відчуття значущості, важливості.

Використання в оформленні дзеркал, срібла, блискучого металу, пластика говорить про незалежність, відвертість, готовність

до змін. Довгі приміщення, зали з колонами, довгі коридори асоціюються з образами активності, відсутність статичності. При цьому наявність серед обробних матеріалів шкіри і різного типу шкур і хутра додають еротичний відтінок.

У створенні фірмового стилю немає дрібниць. Важливо, щоб вони грали на той образ, який ви хотіли б мати.

На закінчення відзначимо, що створення іміджу — дорога процедура. Вона вимагає витрат часу, грошей, власних зусиль. Робити самого себе — найбільш складна робота, але вона одночасно представляє і найбільший інтерес для кожної людини, тому що привабливий для інших і такий, що не суперечить своєму внутрішньому «я» образ є важливим кроком до вирішення багатьох життєвих проблем, ділових ситуацій.

5.2.1. Вимоги етикету до робочого місця і службового приміщення

Стан службового приміщення і робочого місця співробітника впливає на ефективність його роботи.

Розглянемо спочатку вимоги до службового приміщення.

Організація робочих місць в службових приміщеннях буває двох видів: зальна і кабінетна.

Зальна структура допускає розміщення практично необмеженого числа робочих місць в одному залі. Між столами або групами столів ставлять легкі перегородки; зазвичай вони не доходять до стелі і лише візуально створюють деяку ілюзію ізольованості; співробітникам доводиться працювати в умовах «мовного коктейля».

Зальна система організації праці економічно вигідніша, ніж кабінетна. Крім того, вона дозволяє менеджерові здійснювати візуальний контроль за підлеглими. Проте для тих, хто працює у великому залі, умови праці важчі, ніж при кабінетній структурі службових приміщень. Велика кількість людей і обладнання зосереджена в одному приміщенні, хоч і достатньо просторому, без сумніву, створює цілком відчутні незручності для тих, що працюють. Не всі можуть справлятися з роботою в таких умовах, це треба мати на увазі як тим, хто наймається на роботу, так і менеджерам і співробітникам служби управління персоналом, що здійснює наймання.

Ще один спосіб організації праці в службовому приміщенні: декілька столів — чотири або шість ставляться разом. Поверхня кожного столу є індивідуальним сектором роботи, проте специфічна розстановка столів — упритул один до одного, по-перше, дозволяє економити місце, по-друге, дає можливість менеджерові бачити, чим займаються підлеглі, а також, консультуючи одного з них, давати одночасно пояснення і іншим; співробітникам, що сидять за такою групою столів, легше обговорювати виникаючі питання, ухвалювати сумісні рішення. Іноді в приміщенні з великою площею (залі) столи ставляться такими групами. Кожна група співробітників займається схожими або близькими за змістом проблемами.

Проте зальна організація робочих місць, як і сумісне розміщення столів, допустимі, якщо умови роботи не припускають потоку відвідувачів до кожного із співробітників. Важко уявити собі відвідувачів (клієнтів — потенційних або реальних), що бродять в лабіринтах робочих місць співробітників. Але два головні критерії оцінки ефективності організації робочих місць — економічність (просто — дешевизна) і можливість постійного контролю за співробітниками в залі — переважують.

Кабінетна система може бути представлена приміщеннями двох типів.

Перший — в приміщенні, що складається з однієї кімнати, розміщуються столи співробітників, проте, оскільки площа кімнати не перевищує 25—40 кв. м, там ставиться не більше 5—8 столів. У таких умовах кожному із співробітників зручно працювати з відвідувачами. Проте для того, щоб проконтролювати роботу підлеглих менеджерові треба пройти по ряду таких кімнат, з'ясовувавши, чим зайняті його підлеглі. Це приводить до психологічного дискомфорту як для менеджера, так і для підлеглих, чиї робочі місця розміщені по кабінетній системі.

Другий вид кабінетної системи — приміщення для однієї особи (менеджера). Стандартний кабінет менеджера припускає наявність трьох зон — робочою, дорадчою і зони неформального спілкування.

У робочій зоні знаходиться стіл менеджера; робочий стіл може бути доповнений різними технічними засобами — комп'ютером, факсом і т.п. Проте технічне обладнання не обов'язковий атрибут робочої зони: чим вище ранг менеджера, тим мало вірогідніше наявність техніки в робочій зоні його кабінету — для роботи з технікою є секретаріат. У дорадчій зоні знаходиться чималий стіл, оскільки часто наради проводяться прямо в кабінеті менеджера, а не в окремій дорадчій кімнаті. На столі зазвичай лежить стопка листів паперу — для учасників наради. Поряд покладені ручки або олівці — щоб можна було зробити запис. Іноді на столі для нарад знаходяться схема структури організації, календарі, транспортна схема і т.п. інформаційні матеріали. Під час наради (через 5—10 хвилин після початку) може бути подана кава. Кава подається секретарем (це входить в його обов'язки) кожному з учасників наради (відмітимо, що до кави не прийнято подавати випічку).

Зона неформального спілкування — це декілька крісел, журнальний столик з попільничкою (якщо менеджер дозволяє палити в своєму кабінеті), іноді тут же — бар. Меблі і площа зони неформального спілкування залежать від посадового рівня менеджера, масштабу його діяльності і діяльності організації.

У сучасному діловому світі прийнято стіни службових приміщень різного призначення фарбувати або обклеювати шпалерами світлих тонів — світло-сірими, бежевими і т.п.

Підлогу в службовому приміщенні все частіше стали робити з плитки, в усякому разі, в коридорах, холах плитка переважає. Паркет — дороге покриття, тому паркетна підлога — для окремих кабінетів менеджерів, для парадних службових приміщень, в інших випадках — стандартне підлогове покриття з меншим або більшим ворсом або, що зустрічається значно рідше, — лінолеум.

Цілком доречні прикраси в службових приміщеннях, проте їх допустимий перелік вельми обмежений — це естампи, картини, гравюри. Проте зміст вищеперелічених предметів образотворчого мистецтва не повинен носити агресивний або провокуючий характер. Частиш всього це пейзажі, натюрморти, випромінюючі спокій, врівноваженість.

Прикрасою стін службового приміщення і одночасно офіційним «аксесуаром» іміджу організації може служити ліцензія, диплом або інший документ, що свідчить про високий рівень виконання службових обов'язків або про реалізацію напрямів діяльності.

Чудовою прикрасою приміщень всіх типів можуть бути квіти. Вони не тільки прикрашають, але і створюють неформальну атмосферу, пом'якшують психологічну напруженість, якщо ситуація близька до конфлікту. Але не будь-яка рослина доречна в службовому приміщенні. Переважні крупнолистові квіти, добре виглядають також невеликі вічнозелені дерева в кадках (дерев'яних або керамічних), що стоять на підлозі.

Прийнято також використовувати як прикраса невеликі скульптури — такі предмети зазвичай присутні в кабінетах менеджерів достатньо високого рівня.

У службових приміщеннях для рядових виконавців рекомендується мати в доступному вигляді різні інформаційні матеріали; має сенс оформити їх так, щоб вони одночасно служили і прикрасою.

Недоречно прикрашати службове приміщення або окреме робоче місце різними картинками або листівками, присланими «улюбленою подругою» і наклеєними на стіну.

Недопустимі на робочому місці предмети особистого характеру — фотографії членів сім'ї (хоч би і в рамках), всякі зворушливі фігурки і т.п. дрібні речі.

Прикрас в службовому приміщенні не повинно бути багато, навпаки, їх невелика кількість покликана відтіняти строгість і офіційність обстановки. Окремі кабінети також не можна перетворювати в будуар, завішуючи стіни суцільно картинами, встановлюючи всюди акваріуми і навіть міні-фонтани.

В даний час в світовій практиці прийнято обладнати робочі приміщення організації стандартними меблями, що випускаються серіями, комплектами — на різні смаки, більшій або меншій вартості. Приватні компанії іноді використовують для службових кабінетів менеджерів вищого рівня меблі не стандартні, а виготовлені індивідуально, іноді навіть уручну, тобто дорогі меблі, щоб підкреслити посадовий ранг господаря кабінету.

Організація службових приміщень, розміщення в них робочих місць, розташування різних відділів і служб організації поблизу або вдалині один від одного (наприклад, на різних поверхах або в різних кінцях довгого коридору) — все це робить вплив на рівень етичності, що виявляється у вчинках, характері взаємин, поведінці окремих співробітників і всього колективу в цілому. Отже, правильна організація праці підвищує рівень етичності в організації, оскільки сприяє зменшенню числа конфліктів, зняттю психологічної напруженості при службових контактах в процесі нарад, сумісних рішень різних питань і просто в процесі виконання службових обов'язків при повсякденній рутинній роботі.

Для забезпечення співробітника гідним робочим місцем необхідно, керуючись організаційною схемою підприємства, враховувати «протокольні особливості» даного службового місця, виділеного для співробітника даної посади.

У кожній організації існують ключові посади, на яких будується система роботи всієї організації в цілому. Пригадаємо знаменитий вислів американського класика Едгара По: «Система — основа будь-якого бізнесу».