1.5. Особенности систематизации в делах отдельных видов документов

Существуют особенности систематизации некоторых категорий документов. Рассмотрим некоторые из них.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения и др.) группируются в дела по видам в хронологическом порядке. Уставы, положения, инструкции образуют самостоятельные дела, если они не являются приложениями к утвердившим их распорядительным документам.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу делятся на две группы:

• о предоставлении отпусков, взысканиях, назначениях дежурных, командировках – срок хранения 3 года;

• о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках – сок хранения 75 лет.

Протоколы собраний (конференций и др.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологическом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.)

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, титульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2011 г., составленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.

При формировании дел с перепиской за документом-запросом помещается документ-ответ.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению хранятся постоянно и группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет.

2. Каково оформление реквизитов «Заключительная форма вежливости» и «Подпись» в письме иностранному корреспонденту? В чем состоит особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов? Допускается ли изготовление бланков документов с помощью компьютера и их тиражирование с помощью средств оперативной полиграфии?

В письме иностранному корреспонденту реквизит «Заключительная форма вежливости» используется в следующих формулах:

С уважением (Yours faithfully; Faithfully yours);

Искренне Ваш (Yours truly; Truly yours);

Наилучшие пожелания (Yours very truly; Best wishes).

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Hope Yours sincerely

Dear Mark Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Реквизит «Подпись» в письмах иностранных корреспондентов ставится обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилию лица, подписавшего документ, размещают под личной подписью, а затем указывают должность:

Yours sincerely

… (signature)

Mr. J. Hill

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства:

Yours faithfully

… (signature)

For the Manager K. Trapper

Перед подписью может стоять пометка p.p. – «за» и «от имени» или Per pro – «по доверенности» ( от лат. «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Особенность оформления отметки о наличии приложений для распорядительных документов и протоколов состоит в том, что указание на их наличие дается в тексте. Реквизит «Отметка о наличии приложения» (22) оформляется следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие.

Изготовление бланков документов с помощью компьютера и их тиражирование с помощью средств оперативной полиграфии допускается за исключением изготовления бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.