Содержание

1. 23. Теоретические вопросы………………………………………………..

2.23. Правила оформления реквизитов…………………………………….

3.23. Правила подготовки организационно-распорядительных документов

4.23. Заявление на имя декана о досрочной сдаче сессии

5.23. Распорядительные документы

5.1.23.Приказы по основной деятельности

5.2.23. Приказы по личному составу

6.23. Справочно-информационные документы

7.23.Документы, входящие в состав личного дела

8.23. Деловое письмо

9.23. Переписка с иностранным корреспондентом

1. Формирование дел. Признаки и правила формирования дел. Принципы расположения документов в деле. Особенности систематизации в делах отдельных видов документов

План:

1. Формирование дел

2. Признаки формирования дел

3. Правила формирования дел

4. Принципы расположения документов в деле

5. Особенности систематизации в делах отдельных видов документов

1.1. Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов вдело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную оболочку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• раскладка документов по папкам (делам) и подшивка документов;

• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

• оформление дела.

Все эти операции выполняются повседневно в пределах календарного года. В конце календарного года в структурном подразделении заготавливают столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки папок переносят из номенклатуры дел их заголовки и индексы, на корешки – только индексы. По мере включения в папки первых документов н а обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. В это же время должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Следует различать понятия «формирование дела» и «оформление дела». Оформление дела– это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению.

В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализованно. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

1.2. Признаки формирования дел

При формировании документов в дела следует руководствоваться следующими признаками:

1. номинальный – в дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности;

2. предметно-вопросный – в дело объединяют документы одного содержания, т.е. при формировании документов вдело за основу берут их содержание;

3. авторский – в дело включают документы одного автора;

4. хронологический – в деле формируют документы за определенный период;

5. корреспондентский – в деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами;

6. географический – в одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией;

7. смешанный -включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков.