Заключение

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

Написав данную работу я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Библиография

1. Андреева В.И Делопроизводство: организация и ведение: учебно - практическое пособие/ В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2008. - 256 с.

2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Минск: ТетраСистемс, 2003. - 257 с.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304 с.

4.Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 19 с.

5.Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: издательский центр "МарТ", 2005. - 304с.

6.Паневчик В.В. Делопроизводственное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В Акулич, С.В. Некреха / под.ред В.В. Паневчика. - Минск : БГЭУ, 2008. - 318с.

7.Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд.,стер. — М. : Издательский центр "Академия", 2008. — 224 с.

8.Лист - заверитель личного дела работника // [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://paperdct.ru/index/list_zaveritel_dela/0-32

9.Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебное пособие .- Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.

Приложение 1.

№ п/п	Признак формирования документов в дело	Характеристика признака	Пример наименования заголовка дела
1	Номинальный	В дело включают документы, имеющие одно и то же название вида или разновидности	Акты списания материальных ценностей; протоколы производственных совещаний
2	Предметно-вопросный	В дело объединяют документы одного содержания, т.е. при формировании документов в дело за основу берут их содержание	Документы об изменении финансовых планов (справки, поручения, обоснования, ведомости )
3	Авторский	В дело включают документы одного автора	Протоколы заседания Ученого совета университета
4	Хронологический	В деле формируют документы за определенный период	Планы капитальных вложений.
5	Корреспондентский	В деле объединяют переписку с одним или несколькими корреспондентами	Переписка с местными органами государственного управления о порядке осуществления арендных отношений. Переписка о кредитных операциях.
6	Географический	В одном деле переписки или другой группы документов формируют авторов, корреспондентов, которые связаны с определенной территорией	Договоры о долгосрочных финансовых вложениях в местную промышленность Минской области
7	Смешанный	Включает в себя два или более из вышеперечисленных признаков	Переписка с филиалом производственного объединения в городе Бобруйске об обосновании цен и тарифов

Приложение 2.