2. Принципы систематизации документов в деле

Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов. Признаки группировки документов дела:

- вонросно - логический. Документы в доле распо­лагаются в логической по­следовательности решения того или иного вопроса.

- хронологический. В дело формируют доку­менты, относящиеся к оп­ределенному хронологиче­скому периоду (год, квар­тал, месяц). Как правило, в деле группируют доку­менты одного делопроиз­водственного (календарно­го) года, за исключением переходящих дел. Чаще всего данный прин­цип применяют, если дело формируют по номинально­му признаку. При хроноло­гическом порядке располо­жения документов постоян­ного храпения наиболее ран­ние по датам документы по­мещают в начале дела, а бо­лее поздние — в конце.

- нумерационный. Используется в случае, ко­гда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую ну­мерацию (приказы, прото­колы, квитанции, наклад­ные и др.).

- алфавитный. Документы в деле группи­руются в алфавитном по­рядке, по фамилиям авто­ров документов, организаций-корресиондентов и др.

- комбинированный. Включает в себя два или более из вышеперечислен­ных принципов.

Приказы по основной деятельности и приказы по лично­му составу формируются в отдельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы но лично­му составу делятся на две группы:

- о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках — срок хранения 3 года;

- о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, пре­мировании кадров, длительных и зарубежных командиров­ках — срок хранения 75 лет.

Протоколы собраний (конференций и др.), заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в хронологи­ческом порядке вместе с приложениями (доклады, проекты решений и т.д.). [6, с.141]

Утвержденные планы, отчеты, сметы, нормативы, ти­тульные списки и другие документы, подготовка которых требует предварительных расчетов, группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы (прогнозы) и отчеты независимо от времени их составления группируются в дела того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2001 г., со­ставленный в 2000 г., и отчет за 2001 г., составленный в 2002 г., должны быть отнесены к 2001 г.

При формировании дел с перепиской за документом-за­просом помещается документ-ответ.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в са­мостоятельные дела в пределах года и располагаются но ал­фавиту фамилий (внутри структурных подразделений). Пред­ложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы но их рассмотрению и испол­нению хранятся постоянно и группируются отдельно от за­явлений граждан но личным вопросам, которые хранятся в течение 5 лет. [2, с.46]

3. Оформление дел предприятия

Оформление дел — это комплекс работ по их переучету, нумера­ции листов, составлению заверительной надписи, внутренней опи­си документов. [4, с.11] Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки ею к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизвод­ства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела вре­менного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

- наименование организации и ее непосредственная подчинен­ность;

- наименование структурного подразделения и его индекс;

- номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с ука­занием подчиненности в именительном падеже (или указывают офи­циально принятое сокращенное наименование). [4, с.161]

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна ука­зываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части, документов или к одному из них, то их пишут после описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном про­смотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на об­ложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и за­головок каждого тома (части). [3, с.259]

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразде­ления) изменилось или дело передано а другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, пись­ма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, ме­сяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных вдело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о при­еме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, со­держащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). [5, с.163]

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации осо­бенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - коли­чество листов внутренней описи (Приложение 2).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием долж­ности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и со­стоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой на соответ­ствующий акт. [5, с.165]

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения простав­ляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется ка­рандашом. [1, с.155]

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернила­ми после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комис­сией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем уч­реждения.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносят­ся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором и пра­вом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сло­женный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подши­ты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит. [5, с.168]