МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«ИВАНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Шуйский филиал
Кафедра экономики и менеджмента
Реферат
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
на тему:
«Формирование и оформление дел предприятия»
Выполнила: студентка СГФ
5 курса, 1 группы
Специальность: 080507.65
Менеджмент организации
очной формы обучения
Панова Ксения
Андреевна
Проверил: доцент кафедры русского
языка и методики обучения
Варзина Надежда
Петровна
Шуя, 2013
Содержание
Стр.
Введение…………………………………………………………….........3
1. Признаки и правила формирования дел предприятия.......................4
2. Принципы систематизации документов в деле …..........................5-9
3. Оформление дел предприятия…………………...................…...…9-12
Заключение….………………………………………………………...…15
Библиография……………………………………………………………16
Приложение 1
Приложение 2
Введение
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.
Актуальность данной работы обусловлена недостаточной проработкой проблемы формирования и оформления дел предприятия. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.
Предмет исследования формирование и оформление дел предприятия.
Объект исследования состав дел предприятия.
1. Признаки и правила формирования дел предприятия
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. [4, с.16]
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания , сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
В зависимости от принятой в организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализованно. Как правило, в крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях формирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства( канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях , не имеющих службы делопроизводства, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение и формирование дел исполнителями. Периодический контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. При формировании документов в дела следует руководствоваться признаками, изложенными в Приложение 1.
Формирование дел предполагает соблюдение ряда правил. Каждое дело должно содержать только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры дел является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации возникают документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в номенклатуре дел принято оставлять резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составление. [6, с.138]
Документы подчиняются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело. Запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяет правильность их оформления - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и об исполнении.
Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела. [2, с.76]
Документы постоянного и временного срока хранения также формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, приказы и распоряжения и др.
Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра(копии) одного того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых материалов. исключение могут составлять лишь те копии документов, которые не имеют какие - либо резолюции, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа. [6, с.140]
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм), иначе оно будет неудобно в использовании и возникнет необходимость в деление его на тома ( части). Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один большой заголовок и указание на номер тома.
Дела формируются за календарный год исключение составляют такие так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года, а также учебная документация (формируется в пределах учебного года) и личные дела - в течение всех лет работы.
Для наглядности рассмотренные правила и ряд других правил представлены в табл. 1.
Таблица 1
Основные правила формирования дел
№ п/п |
Правило |
1 |
Следует помещать в дело те документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре |
2 |
В дело должны подшиваться только исполненные документы |
3 |
Переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса |
4 |
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела |
5 |
В дело помещаются только по одному экземпляру каждого документа |
6 |
В дело включаются документы только одного делопроизводственного года |
Источник: Паневчик В.В. Делопроизводственное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик, В.В Акулич, С.В. Некреха / под.ред В.В. Паневчика. - Минск : БГЭУ, 2008. - 318с.
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, так как от последовательности расположения документов зависит скорость их поиска во время оперативного хранения, получение информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требований к систематизации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит поиск необходимой информации. [5, с.108]