Лек 4 первичное наблюдение (документация и инвентаризация)

1. ПОНЯТИЕ О БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТАХ, ИХ РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ

2. РЕКВИЗИТЫ И ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

5. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

6. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ, ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ И ВИДЫ – самостоятельное изучение

Бухгалтерский учет базируется на всей информации об имуще­стве, обязательствах и хозяйственных операциях организации, и поэтому он является сплошным и непрерывным. Такое системное наблюдение может быть осуществлено только путем регистрации, т.е. путем документации (документирования).

Документация — это первичная регистрация хозяйственных опе­раций с помощью документов и в местах их совершения.

Доку­ментация, таким образом, является одной из основных элементов метода бухгалтерского учета.

Документ' — это оформление в установленном порядке свиде­тельства о совершении хозяйственной операции или письменное доказательство действительного осуществления этих операций. (¹ Слово «документ» происходит от латинского — свидетель­ство, доказательство)

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгал­терском учете на счетах без подтверждения ее соответствующими документами.

Нет документа в учете и контроле означает, что нет хозяйственной операции, нет (не может быть) записей на счетах бухгалтерского учета.

Документы являются основой построения всей системы бух­галтерского учета.

Поэтому качество всего бухгалтерского учета в организациях в значительной мере зависит от качества первичных документов.

Таким образом, носителями первичной исходной информации бухгалтерского учета являются документы.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное прак­тическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организаци­онно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйствен­ной деятельности заключается в том, что в них правильно и сво­евременно регистрируются все распорядительные и исполнитель­ные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчет­ных счетов и др.

Документы служат доказательством, подтвержда­ющим поступление и расходование ценностей. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявлять возможные ошиб­ки в бухгалтерских записях.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтер­ского учета и отчетности, устанавливают ответственность испол­нителей за произведенные хозяйственные операции.

Документы или данные документов используются в качестве получения ауди­торских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъек­та, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйствен­ных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля за налого­вые правонарушения и др.

Судебные органы и арбитраж призна­ют за документами юридическую силу письменного свидетель­ства в том случае, когда они составлены своевременно и оформ­лены надлежащим образом.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуще­ствлении внутрихозяйственного контроля за движением имуще­ства с целью установления законности и экономической целесо­образности хозяйственных операций.

Кроме того, документы яв­ляются источником получения аудиторских доказательств для вне­шних аудиторов при проведении ими как обязательных аудиторс­ких проверок, так и инициативных с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных предметом догово­ра между экономическим субъектом и аудиторской организацией.

Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспер­тизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют важное значение для анализа производствен­но-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявле­ния причин и виновников недостач, потерь материальных и де­нежных средств, непроизводительных (холостых) расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство.

В процессе оформления и обработки документов осуществля­ется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредит­ной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях организации.

Организационно-управленческое значение документов заключа­ется в том, что они являются основным поставщиком оператив­ной информации для принятия организационных и управленчес­ких решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств.

Путем систем­ного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управ­ления в организации можно добиваться взаимодействия всех фун­кций управления (учета, планирования, прогнозирования, конт­роля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного ме­ханизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расче­та в организации и в ее отдельных центрах ответственности, бази­рующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и са­мофинансирования.

Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продук­ции.