34

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD 2007

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1

Создание и редактирование документов

Цель работы: Научить студентов создавать и редактировать любые тексты, используя инструменты Word: копирования, перемещения и удаления фрагментов текста, поиска и замены, автоматической замены словосочетаний, проверки орфографии и пр..

Теоретические сведения

Создание документов

Документы и шаблоны создаются:

• с помощью пункта меню Создать кнопки Office;

• помощью комбинации клавиш Ctrl+N;

• создание документа на основе существующего;

• создание документа на основе шаблона.

При первом способе создания будет открыто окно Создание документа (рис. 1), где необходимо в группе Пустые и последние выбрать пункт Новый документ и нажать кнопку <Создать>.

При втором способе создания новый документ открывается автоматически.

Чтобы создать файл на основе существующего документа, необходимо в окне Создание документа в группе Шаблоны выбрать вариант <Из существующего документа>. В результате откpoeтся диалоговое окно, где необходимо будет выбрать файл, копию которого нужно создать.

Группа Шаблоны в окне Создание документа позволяет выбрать для документа так называемый шаблон.

Word содержит большой набор шаблонов стандартных документов: служебные записки, факсы, стандартные письма, резюме и т.п. По умолчанию новый документ создается на основе шаблона.

Рис. 1. Диалоговое окно Создание документа

Шаблоны предоставляют пользователю заранее подготовленные поля для ввода данных. Наиболее часто при работе используется динамический режим, когда с помощью шаблона создается в интерактивном (диалоговом) режиме собственный.

Для создания файла на основе шаблона необходимо открыть новый документ, затем в диалоговом окне Создание документа в группе Шаблоны выбрать вариант Установленные шаблоны (рис. 2), найти в списке нужный шаблон и нажать кнопку <Создать>.

Рис.2. Создание документа из шаблона.

Сохранение документов

В процессе работы необходимо регулярно сохранять редактируемый документ. Это можно осуществить одним из перечисленных ниже способов:

• посредством команды Сохранить, вызываемой из меню кнопки Office;

• с помощью комбинации клавиш Shift+F12 (или Ctrl+S);

• воспользовавшись кнопкой Сохранить, расположенной на панели быстрого доступа.

Текущий документ Word можно сохранить и под другим именем (а также в другой папке). Для этого необходимо воспользоваться командой Сохранить как из меню кнопки Office. При наведении указателя мыши на этот пункт меню появляется подменю Сохранить копию документа с несколькими вариантами сохранения (рис. 3). По умолчанию используется первый вариант - Документ Word.

Рис.3. Меню сохранения документа

Если требуется, чтобы документ мог открываться в предыдущих версиях Word, то в этом случае необходимо выбрать пункт Документ Word 97-2003.

При щелчке левой кнопки мыши по пункту Сохранить как откроется диалоговое окно Сохранение документа (рис. 4).

Здесь указывается новое имя документа и выбирается папка для его сохранения. После нажатия на кнопку Сохранить файл под старым именем остается на прежнем месте, а дальнейшие изменения документа относятся уже к новому файлу.

Рис.4. Диалоговое окно меню Сохранить как

Нередко возникают ситуации, когда файл удобно сохранить в формате с фиксированным макетом. Такой файл легко напечатать и использовать для совместной работы. Примерами таких ситуаций могут служить резюме, юридические документы, бюллетени и любые другие файлы, предназначенные в основном для чтения и печати

Файлы, созданные в Мiсrоsоft Office Word 2007, можно сохранить в формате PDF (Portable Document Format), который обычно используется для описанных ситуаций. Для просмотра файлов в формате PDF на компьютере должна быть установлена программа чтения PDF. Стандартной программой является бесплатно распространяемая программа Adobe Reader. Ее можно скачать с сайта компании: www.adobe.com.

Для сохранения документа в формате PDF необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку Office, щелкнуть стрелку рядом с командой Сохранить как и выбрать вариант PDF (рис. 5).

Рис.5. Команда сохранения документа в формате PDF

2. В списке Имя файла (рис. 6) ввести или выбрать имя документа (в списке Тип файла оставить вариант PDF).

3. Если файл требуется открыть сразу после его сохранения, установить флажок Открыть файл после публикации.

4. Рядом с пунктом Оптимизация выбрать положение переключателя, отдав приоритет либо размеру файла, либо качеству печати.

• Если требуется высокое качество печати документа, следует установить переключатель в положение Стандартная.

• Если качество печати не так важно, как размер файла, нужно установить переключатель в положение Минимальный размер.

5. Нажать кнопку Параметры и задать диапазон страниц для печати, а затем нажать кнопку Опубликовать.

После сохранения файла в формате PDF его нельзя будет использовать для внесения изменений. Изменения следует делать в исходном файле, а затем снова сохранить файл в формате PDF

Открытие документов

Открытие уже существующего документа можно выполнить следующими способами:

• С помощью пункта меню Открыть кнопки Office;

• используя комбинацию клавиш Ctrl+O.

В результате выполнения какого-либо из этих действий откроется диалоговое окно Открытие документа (рис. 7). Здесь в поле Папки или в адресной строке необходимо выбрать каталог, в котором находится файл, и в отобразившемся списке выделить название нужного файла. После этого нажать кнопку <Открыть> либо выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши по имени файла

Рис.7. Диалоговое окно Открытие документа Word

Кроме того, при запуске Word при нажатии на кнопку Office в области Последние документы отображается список недавно открывавшихся файлов. Для открытия файла достаточно щелкнуть мышью по его имени. Если подвести указатель мыши к имени файла, можно увидеть путь его сохранения.

Ввод текста и работа с текстом

Ввод текста в Word осуществляется построчно, переход на следующую строку в пределах одного абзаца выполняется автоматически. После нажатия клавиши <Enter> завершается предыдущий абзац и начинается новый.

Абзацем называется часть документа (текст, графика, таблицы и другие объекты), находящаяся между символами конца абзаца ¶.

Ввод текста осуществляется в ту позицию текста, в которой находится курсор (мерцающая вертикальная черта).

В редакторе Word ввод текста можно выполнять в режиме вставки или замены. Определить, какой режим используется в настоящий момент, можно по состоянию соответствующего индикатора в строке состояния внизу окна Word.

Основные правила набора текста:

• абзац не должен начинаться с одного или нескольких пробелов;

• слова в тексте должны разделяться одним пробелом;

• между буквами одного слова пробелы не ставятся;

• перед знаками пунктуации пробелы не ставятся (исключением является символ тире «-», с двух сторон которого ставится по одному пробелу);

• после каждого знака пунктуации нужно ставить один пробел (пробелы не нужны после знаков препинания, завершающих абзац);

• новое предложение следует начинать с прописной буквы.

Отмена и·возврат операций

В Word возможна такая операция, как отмена ошибочного дей­ствия над документом. Для этого используется кнопка <Отме­нить> на панели быстрого доступа или сочетание клавиш <Ctrl+Z>.

Повторить отмененную операцию (или несколько отмененных операций) можно с помощью кнопки <Повторить> на панели быстрого доступа, клавишей <F4> или сочетанием клавиш <Ctrl+Y>.

Непечатаемые Символы

Символ окончания абзаца, а также ряд других символов (про белы, условные переносы, символы табуляции, скрытый текст и др.) называются непечатаемыми символами. Их можно увидеть на экране, если нажать кнопку - <Непечатаемые знаки> на панели инструментов Абзац

Далее приведены основные непечатаемые символы и описаны ситуации, в которых они применяются:

• табуляция () - обычно применяется для вертикального выравнивания текстовых фрагментов в нескольких строках или для большого отступа между двумя словами в предложении;

• символ абзаца (¶) - отображается в конце каждого абзаца (после нажатия клавиши <Enter>), а также в пустой строке;

• пробел (·) - разделяет слова в предложении;

• разрыв строки ( ) - обычно применяется в абзацах с выравниванием по ширине если одну из строк абзаца нужно дотянуть до правого поля (для этого в конце строки нажимается сочетание клавиш <Shift+Enter>).

Способы выделения фрагментов текста

Существуют различные способы выделения фрагментов текста — с помощью клавиатуры или манипулятора мышь.

Выделение фрагмента текста с помощью клавиатуры:

• установка курсора в начало выделения;

• одновременное нажатие клавиши <Shift> и клавиши перемещения курсора для закрашивания фрагмента.

Выделение фрагмента текста с помощью мыши на уровне:

• символов, слов, строк текста — установка указателя мыши в начало выделения и протаскивание мыши при нажатой левой кнопке до конца выделяемого фрагмента;

• слова — установка указателя мыши на слово и двойной щелчок левой кнопки мыши;

• абзаца — установка курсора в произвольное место абзаца и тройной щелчок левой кнопки мыши;

• одной строки — одинарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от строки текста;

• группы строк текста — одинарный щелчок левой кнопки мыши на поле слева от начала текста и вертикальное протаскивание мыши до конца фрагмента;

• объекта (рисунка, формулы, диаграммы) — установка курсора на объекте и одинарный щелчок левой клавиши мыши;

• нескольких несмежных (т.е. отдельно расположенных) фрагментов текста одновременно. Выделить первый фрагмент, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделять остальные фрагменты.

Выделение текста всего документа выполняется с помощью панели Редактирование, Выделить, Выделить все, находящейся на панели инструментов справа (рис. 8) или с помощью клавиш CTRL + A

Рис. 8. Панель инструментов Редактирование

Копирование, перемещение и удаление фрагментов текста

Эти операции выполняются только по отношению к выделенному фрагменту текста. При этом можно использовать два независимых механизма — через буфер обмена и без использования буфера обмена методом drag-and-drop (перетаскивание мышью).

Копирование осуществляется с помощью Буфер обмена (рис. 9), в котором можно сохранить до 24 скопированных или вырезанных элементов включительно.

Для отображения Буфера обмена достаточно нажать на кнопку в правом нижнем углу панели Буфер обмена на вкладке Главная (рис. 10).

Рис. 9. Область задач Буфер обмена Рис. 10. Панель инструментов Буфер обмена

При копировании или перемещении какого-либо элемента в области задач Буфер обмена появляется изображение этого элемента (слова, фразы, рисунка и пр.), который можно вставлять в документ. Если буфер обмена уже содержит 24 элемента, то при попытке добавления в него нового элемента первый удаляется, после чего в буфер в качестве последнего элемента добавится только что вырезанная или скопированная информация.

Для вставки только что скопированного или вырезанного элемента в документ достаточно воспользоваться стандартными средствами: нажатием правой кнопки мыши на месте, в которое необходимо вставить элемент, и выполнением команды Вставить появившегося контекстного меню, либо кнопкой <Вставить> на панели Буфер обмена, либо сочетанием клавиш или <Ctrl+V>. Чтобы вставить в текущую позицию документа один из элементов, находящихся в буфере, необходимо щелкнуть мышью на его изображении в области задач Буфер обмена. При наведении указателя на тот или иной элемент в буфере справа от изображения элемента появится стрелка, при нажатии которой отобразится контекстное меню данного элемента. В данном контекстном меню выбрать команду Вставить. Контекстное меню какого-либо элемента в буфере можно также вызвать щелчком правой кнопки мыши на требуемом элементе

Если нужно вставить в документ всю имеющуюся в буфере информацию, можно воспользоваться кнопкой <Вставить все>, расположенной вверху области задач. В случае необходимости очистки буфера обмена следует выбрать кнопку <Очистить все>.

Удаление фрагмента текста выполняется при нажатии клавиши <Del>. Эту операции можно также выполнить с помощью контекстного меню, где выбирается команда Вырезать.

Другие варианты выполнения операций редактирования основаны на использовании метода drag-and-drop (перетаскивания мышью):

• для перемещения выделенного фрагмента надо на нем установить указатель мыши и, удерживая нажатой левую кнопку, переместить мышь;

• для копирования выделенного фрагмента нажимается клавиша <Ctrl> и выполняется перемещение фрагмента в новое место.

Поиск и замена фрагментов текста

В документах Word можно осуществлять поиск и замену текста, форматов (шрифта, абзаца, языка, стиля), различных специальных символов (маркера абзаца, сноски или примечания, конца раздела, колонки и т.п.). Для этого нужно либо воспользоваться соответствующей кнопкой панели инструментов <Редактирование> на вкладке Главная, либо нажать комбинацию клавиш <Ctrl+F>. В результате откроется диалоговое окно <<Найти>> (только поиск) или <<Найти и заменить>> (поиск и замена).

Например, в документе требуется найти слово «диалог» с учетом его других словоформ («диалоговое» и т.д.). Для этого в поле <<Найти>> нужно ввести искомый текст (рис. 11)

Рис.11. Поиск текста в документе

Далее следует воспользоваться кнопкой <Больше>, которая раз­ворачивает окно поиска и предоставляет дополнительные возможности, относящиеся к поиску (рис. 12). При этом название кнопки меняется на <Меньше>, и ее нажатие позволит скрыть раздел настройки параметров поиска.

При необходимости можно установить опции Учитывать регистр (будут различаться строчные и прописные буквы) и Только слово целиком.

Для вставки в поисковую строку специальных символов (таких, как символ конца абзаца, символ табуляции и др.) можно воспользоваться списком, который открывается нажатием кнопки <Специальный>.

После этого следует нажимать кнопку <Найти далее> для по­следовательного перемещения по найденным фрагментам, удовлетворяющим заданным условиям.

Если требуется задать более жесткие условия, касающиеся поиска текста строго определенного формата, можно воспользоваться кнопкой <Формат>.

Рис. 12. Расширенные опции окна поиска

Вкладка Заменить на панели инструментов Редактирование используется для замены одного фрагмента в тексте на другой. В окне «Найти» (рис. 13) указывается образец поиска, в окне «Заменить на» — образец замены.

Рис. 13. Поиск и замена текста в документе

Объектом поиска и замены является группа символов с учетом или без учета формата — шрифт, абзац, язык, стиль. Далее приводятся данные для использования расширенного набора критериев поиска.

Образец	Результат поиска и пример
?	Любой произвольный символ (м?л – мел, мол, мыл)
*	Любое число любых символов (м* — мел, мод, мыло, мало, мама и др.)
[аб]	Один из указанных символов (строк[аи] — строка, строки)
[к-п]	Любой из указанных символов ([к-п]ол — кол, мол, пол)
[!м]	Кроме указанного символа ([!м]ол — вол, гол, дол, зол, кол, пол, тол)
[!в-д]	Кроме указанного символа ([!в-д]ол — зол, кол, мол, пол, тол)
{n}	Повторение n раз предыдущего символа или выражения (маслян{2}ый — находит маслянный, но не находит масляный)
{n,}	Повторение не менее чем n раз предыдущего символа или выражения (маслян{1,}ый — находит маслянный, масляный)
{n,m}	Повторение не менее чем n и не более чем m раз предыдущего символа или выражения (маслян{ 1, 2}ый — находит маслянный, масляный)
@	Повторение 1 или более раз предыдущего символа (5@ — находит 5, 55, 555, 55555 и т.д.)
<	Начало слова (<(м) — находит мол, мыло, машина)
(a)>	Конец слова ((л)> — находит вол, мол, пол)

Направление поиска по отношению к текущей установке курсора в тексте документа указывается в окне «Направление» (Везде, Вперед, Назад), которое появляется при нажатии кнопки<Больше>.

Кнопка <Найти далее> "ищет" следующее вхождение образца, указанного в поле «Найти».

Кнопка <3аменить> "заменяет" найденный образец на образец, помещенный в поле «Заменить на», и "ищет" следующее вхождение.

Кнопка <3аменить все> "ищет" все вхождения образца из поля «Найти» и "заменяет" его на образец из поля «Заменить на» без предварительных запросов.

Проверка орфографии

В Word имеется возможность проверки орфографии и грамматики во всем документе, включая колонтитулы. При этом орфографические ошибки (неправильно написанные слова) подчеркиваются красной волнистой линией, а стилистические (неправильно построенные предложения) - зеленой волнистой линией.

Общую проверку правописания с учетом грамматических правил можно осуществить нажатием кнопки <Правописание> на панели инструментов вкладки Рецензирование либо нажатием клавиши <F7>.

Проверку обычно начинают с самого начала документа, предварительно помещая туда курсор ввода.

Для устранения ошибок в процессе их возникновения нужно сделать щелчок правой кнопкой мыши по рассматриваемому слову. Это даст возможность увидеть список возможных замен и выбрать одну из них.

Выбрав пункт Орфография, можно обратиться к основному окну про верки орфографии и там выбрать исправление из предлагаемых вариантов (рис. 14).

Рис.14. Диалоговое окно проверки правописания

Кнопка <Правописание> на панели инструментов вкладки Рецензирование позволяет задать параметры проверки текста (рис.15).

Проверка орфографии выполняется по основному словарю выбранного языка и по дополнительным словарям пользователя, которые могут содержать произвольные слова (например, условные обозначения, ключевые слова языка программирования и др.). Можно создать новый словарь пользователя либо отредактировать существующий словарь.

Рис.15. Параметры Правописания, определяющие проверку текста.

Автозамена текста

Автотекст – фрагмент документа, включающий текст или графику, который может использоваться для вставки в документ под управлением пользователя.

Хранение элементов автотекста осуществляется в шаблоне документа, поэтому они доступны всем документам, которые связаны с этим шаблоном.

Работа с элементами автотекста происходит:

• по команде Рецензирование, Правописание, Параметры, Параметры автозамены;

• по команде кнопка Office, Параметры Word, Правописание, Параметры автозамены.

и установкой значений параметров в диалоговом окне «Автозамена» (рис. 16). Элементы автозамены можно добавлять и удалять, но не редактировать.

Рис.16. Диалоговое окно <<Автозамена>>

Кнопка <Добавить> добавляет выделенный фрагмент как новый элемент автозамены с заданным именем. Кнопка <Вставить> вставляет выбранный элемент в текст документа.

Для удаления элемента автозамены следует выделить его имя и нажать кнопку <Удалить>.

Указываются переключатели режима автокоррекции:

• исправление двойных начальных заглавных букв;

• первая буква предложения — прописная;

• первые буквы ячеек таблицы – прописные;

• названия дней с прописной буквы;

• исправлять раскладку клавиатуры;

• устранение последствий случайного нажатия клавиши <Caps Lock>;

• замена текста в процессе набора. В первом поле указывается исходный текст, во втором поле указывается новый текст с учетом или без учета форматирования.

Вставка символов

Если требуется вставить в документ символ, отсутствующий на клавиатуре, можно нажать кнопку на панели Символы вкладки Вставка (рис. 17). В раскрывшемся окне будут представлены наиболее часто используемые специальные символы (рис. 18). Если ни один из них не подходит, следует выбрать пункт Другие символы.

Рис. 17. Панель Символы Рис. 18. Вставка символов

В результате будет открыто диалоговое окно <<Символ>>, показанное на рис. 19 (по умолчанию оно открывается на вкладке Символы).

В поле <<Шрифт>> надо указать тип шрифта, содержащего нужный символ. (Рекомендуется начинать выбор со шрифта Symbol, содержащего большое количество служебных и математических символов.) Затем следует найти требуемый символ и выполнить по нему двойной щелчок или выделить символ и нажать кнопку <<Вставить>>. Если требуемый символ недавно уже вставлялся в документ, то его можно быстро найти в строке Ранее использо­вавшиеся символы.

Рис. 19. Диалоговое окно вставки символов

Для вставки специальных символов служит вкладка Специ­альные знаки диалогового окна <<Символ>>. К таким символам относятся многоточие, символ условного переноса, неразрывный пробел и др.

Печать документов

Перед тем как распечатать готовый документ на бумаге, можно просмотреть на экране, как он будет выглядеть в результате распечатки. Для этой цели служит режим предварительного просмотра.

Перейти в режим предварительного просмотра можно одним из следующих способов:

• нажать на кнопку Office и выполнить команду меню Печать, Предварительный просмотр;

• нажать комбинацию клавиш <Ctrl+F2>.

Переход в данный режим автоматически активизирует вкладку Предварительный просмотр.

Для выхода из режима предварительного просмотра достаточно нажать клавишу <Esc> или комбинацию клавиш <Ctrl+F2>. Можно также воспользоваться кнопкой <Закрыть окно предварительного просмотра>, расположенной на панели инструментов Просмотр, или выполнить команду меню Печать, Предварительный просмотр.

Печать документа осуществляется следующим образом:

1. Выполнить команду Печать, Печать.

2. В появившемся диалоговом окне <Печать> (рис. 20) выбрать из списка имя требуемый принтер.

3. В разделе Страницы задать, какую часть документа необходимо печатать: весь документ, текущую страницу, выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.

4. В поле <<число копий>> (раздел Копии) задать, если это нужно, количество печатаемых копий. При этом можно напечатать:

• все копии первой страницы, затем второй и т.д.;

• целиком первую копию, затем вторую и т.д.

В случае если используется второй способ, следует включить опцию разобрать по копиям.

5. Задать при необходимости режим печати нескольких страниц текста на одном листе бумаги - для этого служат опции раздела Масштаб. Текст и графика в документе будут пропорционально уменьшены.

Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку <Параметры>.

Рис. 20. Диалоговое окно управления печатью

ЗАДАНИЕ 1

Знакомство с основными настройками документа и технологией его сохранения в среде текстового процессора Word 2007.

1. Загрузите текстовый процессор Word.

Войдите в среду текстового процессора Word, воспользовавшись одним из известных способов. Например, через Главное меню. Для этого:

• щелкните по кнопке <Пуск>;

• в Главном меню выберите команду Все программы, Microsoft Word 2007. На экране появится интерфейс среды текстового процессора Word с новым документом.

2.Установите режим постраничного отображения документа на экране.

Для этого на вкладке Вид, в группе Режимы просмотра документа выберите кнопку <Разметка страницы>.

3. Задайте основные параметры (тип и размер шрифта, способ выравнивания текста), которые будут устанавливаться по умолчанию при вводе текста.

Для этого на вкладке Главная, в группах Шрифт и Абзац (рис.21) выполните следующие действия:

• щелкните по кнопке выравнивания текста <По левому краю>;

• установите размер шрифта - 12;

• установите тип шрифта - Times New Roman.

Рис.21.

4. Наберите следующий текст, не нажимая клавишу <Enter>.

Уважаемые господа! Приглашаем вас на юбилейную презентацию компьютерной фирмы. Мы работаем на российском рынке много лет. Информационные продукты нашей фирмы знают и любят многие пользователи страны. Наши компьютеры работают без рекламаций! Будем рады видеть вас. Запомните адрес и время нашей презентации — Компьютерная улица, д. 5, 18-00. Справки по телефону 123-45-67.

5. Сохраните набранный текст в файле с именем Текст 1. Обратите внимание на разницу между командами Сохранить как... И командой Сохранить:

• введите команду кнопка Office, Сохранить как;

• в появившемся диалоговом окне «Сохранение документа» (рис. 11), выберите папку Мои документы;

• создайте в папке Мои документы папку с наименованием вашей группы, например, с именем МГХ-05-1. Для этого нажмите кнопку <Создать папку> (рис. 11) и замените название Новая папка на название личной папки, например: МГХ-05-1.

• нажмите кнопку <ОК>;

• перейдите в личную папку МГХ-05-1, щелкнув по ее имени два раза;

• наберите в нижней части диалогового окна в строке Имя файла — Текст 1-свою фамилию, по умолчанию тип файла будет Документ Word;

• нажмите кнопку <Сохранить>.

Примечание. Для сохранения документа, имеющего имя, обычно рекомендуется пользоваться командой Office, Сохранить или кнопкой <Сохранить> на панели инструментов Стандартная.

6. Закройте документ

• Закрыть документ можно с помощью кнопки на панели инструментов Стандартная либо с помощью команды Office, Закрыть. При этом возможны два варианта:

• если вы перед этим сохранили документ, то окно будет закрыто сразу;

• если вы документ предварительно не сохраняли, то будет задан вопрос, надо ли перед закрытием окна этот документ сохранить. Выберите один из возможных вариантов.

7. Откройте документ.

Для этого:

• выполните команду Office, Открыть;

• установите в диалоговом окне «Открытие документа» курсор на имени вашего файла;

• нажмите кнопку <Открыть>.

Задание 2

Выполните основные операции по редактированию текстовых документов Word, воспользовавшись ранее созданным текстом (см. рис. 9) из файла Teкcm l. doc.