1.2 Разработка и реализация управленческих решений в системе дошкольного образования

Управлять дошкольным образованием – это значит целенаправленно воздействовать на управленческую систему дошкольного образовательного учреждения, а через нее – на воспитательно-образовательный процесс, для достижения максимальных результатов в развитии детей дошкольного возраста.

Согласно теории управления, процесс управления начинается с постановки и задач и заканчивается выполнением этих задач, достижением определенного результата. Затем на основе информации о результатах деятельности ставится новая цель и цикл возобновляется. С позиций основных понятий деятельности управленческий цикл можно представить как трех стадийный процесс: цель — средство — результат.

При осуществлении каждого цикла субъект управления совершает ряд сменяющих друг друга операций, следующих друг за другом до завершения данного цикла.

Единичных циклов управления в обществе множество. Они отличаются продолжительностью во времени, поставленными задачами, путями и методами решения этих задач.

В дошкольном образовании можно выделить следующие управленческие циклы: с момента поступления ребенка в детский сад и до выхода из него, годовой, квартальный, месячный, от педсовета до педсовета, дневной и др.

Отличаясь друг от друга по содержанию все направления деятельности заведующего имеют общую последовательность в своей реализации: постановку цели, разработку плана, распределение заданий, определение ответственных, инструктаж, получение информации о ходе выполнения задач, контроль и учет. Управленческий цикл с его этапами является процессуальной стороной реализации всех направлений деятельности заведующего и других организаторов дошкольного учреждения. Рассмотрим какие действия характерны для любого управления.

Важное место в процессе управления принадлежит управленческому решению.

Управленческое решение – это программа действий, выраженная в директивной форме. Всякое решение определяет цель, к достижению которой обязан стремиться руководитель или коллектив, средства достижения этой цели (материальные, трудовые, финансовые, моральные), а также формы координации всех подразделений, участвующих в реализации решения.

Решение принимается при наличии проблематичной ситуации, характеризующейся различием между необходимым и существующим положением дела.

Управленческие решения выполняют ряд функций:

• направляющую: устанавливает цели и задачи развития до школьного учреждения;

• обеспечивающую: определяет те пути и средства, которые де лают возможным развитие педагогического процесса в требуемом направлении при высокой эффективности труда педагогов и использовании возможностей детского сада;

• координирующую и организующую: определяет порядок, ре жим работы учреждения, место отдельных сотрудников в реализации данного решения;

• стимулирующую: меры материального и морального поощрения при достижении поставленных целей и задач.

Управленческие решения различаются по степени охвата и сложности проблем, по длительности их реализации, по значению и месту в функционировании дошкольного учреждения, по объему содержащихся в них рекомендаций и указаний.

Так, в зависимости от характера целей решения условно можно разделить за перспективные (определяющие основные пути развития дошкольного учреждения на относительно длительный период) и текущие (призванные обеспечить достижение ближайших целей, разрешение частных задач).

В группе перспективных решений можно выделить:

1. Нормативно-организационные решения. Они связаны с регламентацией всего распорядка текущей деятельности дошкольного учреждения и носят постоянный характер, действуют длительное время и меняются с изменением условий работы учреждения. К ним относятся циклограммы основных мероприятий и работы управленческого персонала, правила внутреннего трудового распорядка, устав управления образования, режим дня, графики работы сотрудников и т.д.

2. Решения перспективно-принципиального характера определяют деятельность дошкольного учреждения на определенный период. К ним относятся пятилетние и годовые планы работы детского сада (яслей-сада), решения педсовета, производственных совещаний, собраний трудового коллектива, смета расходов на год и т.д. Решением данного типа отводится главная роль, так как на их основе принимаются решения, касающиеся отдельных аспектов работы учреждения.

К текущим относятся решения, предусматривающие немедленное вмешательство руководителя в работу сотрудников дошкольного образования, регулирующее и корректирующее их деятельность.

В группе текущих решений можно выделить.

1. Оперативно-распорядительные решения. Принимаются в том случае, когда в ходе воспитательно-образовательной работы обнаруживаются те или иные отклонения от нормы. Примером подобных решений служат приказы и распоряжения заведующего дошкольным учреждением, касающиеся содержания работы педагогов или других сотрудников, перераспределения сил, награждения или наказания.

2. Хозяйственно-распорядительные решения. Касаются финансово-хозяйственных вопросов. Как и оперативно-распорядительные решения, они требуют особого внимания и носят разовый, одноактный характер. Это акты описания, приказы по итогам ревизии, касающиеся порядка содержания здания и участка до школьного учреждения, договоры, справки, счета, доверенности и т.д.

Управленческие решения по своему содержанию значительно отличаются друга. Но между ними есть весьма существенные общие свойства, закономерные черты. Всякое управленческое решение должно содержать ответ на вопрос, как должна быть решена проблема. Это содержательная часть. Организационная часть решения включает: последовательность и действий; календарные сроки (конечные и промежуточные); ответственных исполнителей (с указанием должности и фамилии); вопросы координации и взаимодействия между соисполнителями; порядок отчетности.

Управленческие решения должны быть научно обоснованы, компетентны, своевременны, целенаправленны; отличаться четкостью исполнения, конкретностью, последовательностью, гибкостью и подвижностью, лаконичностью, ясностью и строгостью формы.

Принимается решение на основе достоверной информации о состоянии объекта, а также среды; в которой он действует. Независимо от формы формулировка решения должна отражать сущность вопроса.

По степени категоричности решения выделяют приказ, распоряжение, постановление, рекомендацию, инструкцию, директивы, указание, совет.

Приказ является наиболее категоричной формой передачи решения. Он относится к распорядительным документам (к ним также относятся заявления, распоряжения, инструкции, указания).

В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства дается следующее определение приказа: «Приказ — правовой акт, издаваемый водителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом».

В приказе четко определяются задачи и способы их решения. Приказ созывает к точному исполнению предписания. Он обычно требует что-либо или запрещает, касаясь важных сторон деятельности коллектива, требует четкости исполнения, координации усилий коллектива, быстроты действий.

Приказ — наиболее частая форма оформления решения в дошкольном образовании. Этот вид решения должен быть точным, конкретным, четко и ясно сформулированным. Сроки исполнения приказа должны соответствовать объему установленного задания. Необходимо указать, на кого возложен контроль за его исполнением.

Приказ включает:

1. Название учреждения, издающего приказ, или должность руководителя. Название документа.

2. Дата подписания приказа, номер приказа, место издания приказа.

3. Заглавие к тексту, текст приказа, подпись руководителя.

В распоряжениях проявляется меньшая степень регламентации. Чаще они используются при необходимости побудить сотрудников выполнить задание, имеющее важное значение для деятельности коллектива. Исполнителям предоставляется свобода в выборе сроков и способов решения вопросов. За отказ исполнить распоряжение сотрудник должен наказываться.

Любые распоряжения должны быть объективно необходимыми, вытекающими из существующего положения дел, а не из стремления распоряжаться. Распоряжение должно являться логическим следствием объективно существующей ситуации.

Распоряжение должно учитывать индивидуальные особенности исполнителей: квалификацию, активность, личные качества, опыт и возраст. Распоряжение должно отдаваться решительно, но в вежливой форме.

Управленческое решение может быть доведено до сведения работников дошкольного образования в форме постановления, указания-инструкции, рекомендации.

Решение, или постановление, характерно для коллективных органов управления профсоюзного бюро или собрания, педагогического совета, производственного собрания и др.). Коллективный орган не приказывает, а решает. Следует помнить, что при обсуждении постановления необходима коллегиальность, а при исполнении — персональная ответственность. В коллективных решениях коротко и точно определяется, кто, что должен сделать, и в какой срок. Так же как и приказ, они требуют немедленного выполнения.

Рекомендации — один из способов принятия и доведения решения до исполнителей. Они не обязывают, а служат советом, пожеланием, с целью дать нужное направление в работе, в выполнении задания.

Приводим пример. Памятка для наставника.

1. Вместе с начинающим воспитателем проанализируйте программу воспитания группы.

2. Помогите составить календарный план, обратив внимание на подбор дидактического и иллюстративного материалов.

3. Оказывайте помощь в подготовке к занятиям и к работе в первые дни.

4. Вместе готовьте и подбирайте дидактические пособия и материал для работы с ДЕТЬМИ.

5. Посещайте занятия молодого воспитателя с последующим анализом, приглашайте его на свои занятия, совместно их обсуждайте.

6. Помогайте в подборе методической литературы для самообразования и в его организации.

7. Делитесь опытом.

8. Помогайте своевременно, терпеливо, настойчиво. Отмечайте положительное в работе.

Указание содержит данные о том, что сделать, кому и когда. Оно не имеет непосредственного значения для достижения основных целей коллектива, так это требование касается отдельных сторон деятельности сотрудников (например, указание к проведению утреннего приема детей на участке, о проведении с 1 июня одного занятия с детьми на свежем воздухе). Апеллируя к знанию исполнителя, оно не ограничивает его в выборе средств, способов, методов выполнения поставленной задачи. Исполнителю предоставляется большая самостоятельность. Но указание имеет силу обязательности, невыполнение его может повлечь за собой административные меры воздействия.

Директивы — по норме могут носить характер совета, просьбы, но это не исключает их обязательного выполнения. Им должна быть присуща краткость; они не нуждаются в доказательствах, основываются на решениях, принятых коллективом в результате совместного обсуждения. Часть директив вытекает из нормативных и инструктивных документов вышестоящих органов народного образования.

Совет — наименее регламентированное управленческое решение, направленное на оказание помощи исполнителям (например, советы молодому воспитателю детского сада). Исполнителям предоставляется самостоятельность в исполнении.

В выработке управленческого решения можно выделить четыре этапа.

I этап — выявление проблем и определение цели.

Прежде чем приступить к выработке управленческого решения заведующий должен определить стоящую перед ним или учреждением цель. Для этого нужно выяснить степень ее необходимости. Далее следует взвесить силы, средства, возможности для выполнения принимаемых решений. Например, намечая ввести дошкольном учреждении проведение физкультурных занятий на участке в зимнее время года, необходимо взвесить возможности реализации данного решения в разных возрастных группах, состояние участков и физкультурного оборудования, уровень квалификации педагогических кадров и т.д.

Управление дошкольным образованием осуществляется путем сбора и анализа информации о состоянии воспитательно-образовательного процесса, принятия соответствующих управленческих решений заведующим или коллегиальными органами и передачи необходимых распоряжений по их исполнению.

Каждое действие заведующего должно основываться на знании обстановки, на исчерпывающейся информации о вопросе, по поводу которого принимается решение. Он должен своевременно организовать сбор и обработку информации.

Для сбора информации используются различные методы: имеющаяся информация, накопленная в результате наблюдения и анализа воспитательно-образовательной работы с детьми и на основе оперативного контроля за работой всех сотрудников, беседы с работниками, социологическое исследование (тестирование, анкетирование и др.); деловые игры, заслушивание отчетов работников, доклады на педсовете, изучение документации и др. При анализе меняются сравнение, синтез, абстрагирование, обобщение, индуктивные и дедуктивные умозаключения, различные методы доказательств.

Все выводы должны базироваться только на проверенных научных положениях. Достаточно подлый анализ позволяет приступить к формулировке возможных вариантов решения.

Информация, необходимая для принятия решения может быть получена заведующим и от других лиц (старшего воспитателя, медицинской сестры, воспитателей, родителей и т.д.) или добыта им самим. Информация позволяет решить не только суть вопроса, но и причины его возникновения.

На II этапе осуществляется четкое формулирование цели и задач решения, необходимых условий для его исполнения, определение роли каждого исполнителя. В итоге должно появиться письменное изложение основных позиций решения, схемы, диаграммы, графики, логически и наглядно отражающие замысел решения и пути его реализаций.

После определения целей создаются группы исполнителей из специалистов для разработки вариантов решения. В каждом из вариантов по возможности должны формулироваться составные части решения, цели и задачи. Изучаются основные пути, средства достижения поставленных целей, имеющиеся возможности: трудовые, материальные, финансовые, научные идеи. Особо учитывается фактор времени. Прорабатываются возможные варианты между группами детского сада, разными категориями работников и отдельными воспитателями.

Подготовленные варианты решения целесообразно обсудить в кругу компетентных лиц, на заседании профбюро. Такое обсуждение обеспечивает проверку и оценку вариантов решения, способствует уточнению и обогащению, помогает выбрать правильный вариант, мобилизовать актив коллектива к действию по реализации решения.

При подготовке вариантов решения руководителю важно стремиться к тому, чтобы в нем принимали участие не просто компетентные лица, но прежде всего люди с различными точками зрения на обсуждаемый вопрос.

Начальник районного управления образования должен терпеливо выслушивать мнения и предложения всех участвующих в обсуждении лиц, не перебивать и не останавливать их насмешками.

В начале обсуждения и в ходе его целесообразно не высказывать точку зрения, если это может оказывать психологическое давление на подчиненных.

III этап – обнародование подготовленных вариантов решения, мотивировка необходимости его принятия и исполнения, убеждение в этом коллектива. На этом этапе проводится сбор мнений, оценок по предложенному проекту решения, творческое обсуждение его основных положений, анализ сделанных замечаний, предложений и возражений, коллективная работа над проектом решения.

При выработке решений перспективно-принципиального характера рекомендуется ознакомить коллектив с проектом решения заранее, размножив по количеству участников предстоящего обсуждения. После проработки и оценки альтернатив наступает самый ответственный момент — выбор наилучшего по всем показателям варианта.

IVэтап — окончательная устная и письменная корректировка решения, придание ему официального значения посредством "перевода" в приказ, распоряжение, указание, совет и др.

После принятия решения необходимо организовать его исполнение. Это означает: доведение решения до сознания коллектива: отбор людей для исполнения решений, т.е. организация поручений; контроль за исполнением; корректировка решений; стимулирование деятельности работников.

Выполнение любой работы требует четкого усвоения конечной цели и содержания организаторской задачи. В ней необходимо выделить главное (люди, средства, время, место).

Чтобы выполнить ту или иную работу, исполнителю необходимо, во-первых, знать содержание и способы реализации лично ему поставленной задачи, и, во-вторых, желание ее выполнить. Это определяет два основных направления работы заведующего по организации исполнения: доведение задач, вытекающих из принятого решения до исполнителей и побуждение (мобилизация) исполнителей на выполнение поставленных задач.

С этой целью очень важно довести до сотрудников приказ, распоряжение или другой вид управленческого решения, сформулировав их предельно четко, не допуская различных толкований. Для этого необходимо проводить инструктаж с разъяснением цели и содержания решения. Эффективность управления дошкольным образованием во многом зависит не только от качества принимаемых решений, но и от их количества. Издание приказов по любому поводу снижает их важность.

Заведующему очень важно установить взаимосвязь с теми, кто должен отвечать за выполнение приказа, определить, задачу каждого в них в цельности. Один работник сразу видит необходимость решения, другой не принимает решения, третий, вообще, не видит проблемы.

Одним из эффективных способов усвоения задачи является ее речевая формулировка и установка на передачу исполнителям. Обращение заведующего к подчиненным могут блокировать или стимулировать желание наполнять принятое решение. Это во многом зависит от уровня воспитания руководителя. Оно проявляется в накаленных, конфликтных, экстремальных ситуациях, когда вес слова оказывается решающим регулятором деловых отношений.

Начальник районного управления образования (методист по дошкольному образованию, заведующий ДОУ) должен использовать такие формы обращения к подчиненным, которые побуждали бы их проявлять дисциплинированность, инициативу и исполнительность. Он должен вызывать у сотрудника положительное отношение к управленческому словесному воздействию и готовность выполнить решение наилучшим образом.

Форма общения руководителя с исполнителем зависит от того, как подчиненный настроен на задание (по душе оно ему или нет), каков он сам (инициативный, исполнительный или инертный), как влияет на него коллектив и он – на коллектив отрицательно-положительно, слабо-сильно, постоянно-ситуативно), как относится к руководителю (доброжелательно-недоброжелательно), как сам руководитель относится к исполнителю (уважительно-неуважительно), какова степень контактности руководителя с исполнителем.

Чем выше авторитет заведующего в коллективе, тем более гибкими становятся формы обращения с работниками. Обращение может быть выражено в форме пожелании ("я бы хотел"), совета ("я бы посоветовал вам"), просьбы ("я вас прошу"), рекомендации ("я вам рекомендую"), уведомления ("я должен вам сообщить"), разъяснения ("ситуация сложилась трудная"), объяснения-задания ("во-первых*.., во-вторых..."), указания ("вам необходимо выполнить эту работу"), приказа ("я требую это задание выполнить!"), команды ("быстро делайте! ").

Если же авторитет руководителя подорван, то гибкость обращения меняется прямолинейностью, а формы обращения к сотрудникам проявляются как указание, распоряжение, приказ в резком тоне.

В практике передачи решений на исполнение руководитель в первую очередь должен использовать стимулирующую ситуацию. В практике накоплено много вариантов такого воздействия. Основные из них таковы:

• подчеркиваются деловые достоинства работника ("Я хочу поручить" вам одно важное задание, которое требует определенного напряжения сил. Но вы тот самый человек, кто не побоится трудностей");

• высказывается уверенность в его возможностях ("Именно вам я поручаю это задание. Вы тот самый человек, который может выполнить его наиболее качественно");

• оказывается доверие в выполнении важных, срочных заданий ("Я хочу поручить вам одно дело, которое вы еще не делали, но уверена в том, что сделаете очень хорошо");

• выявляется предпочтение по сравнению с другими работниками ("Я поручаю вам одно важное задание, которое не хотела бы доверить никому другому");

• подчеркивается инициатива и исполнительность работника ("Вы – человек инициативный и ответственный. Кому же, как не вам, браться за дело? ");

• внушается, что работник способен на большее. ("Не надо бояться. Все у вас будет хорошо. Вы не только выполните то, что нужно сделать, но и узнаете много нового и интересного. Я уверена в этом");

• оцениваются его предыдущие успехи ("Вы отлично провели открытое занятие. Рада за вас. А теперь я хочу поручить вам провести консультацию для воспитателей младших групп по этому разделу программы);

• усиливается значимость его работы в развитии профессиональных качеств ("Я думаю предложить вам одно задание. Думаю, что работа над ним окажет вам помощь и в будущем");

• используется престиж ("Я даю вам одно задание, если вы хотите быть воспитателем-методистом, с этим заданием необходимо справиться").

Приведенные побуждающие методы регуляции поведения формируют и развивают у работников дошкольного образования чувство собственного достоинства, вызывают удовлетворение от сознания уважительного отношения к ним, снимают напряженность в отношениях с заведующим.