2.2 Методические рекомендации по выполнению заданий

Подготовка к выполнению индивидуального задания заключается в изучении теоретической части работы по учебной литературе [1−4], и методическим рекомендациям.

Задания оформляется на листах формата А4 с помощью машинной техники. Рабочее поле и реквизиты документов должны оформляться согласно ГОСТ Р 6.30−2003.

При выполнении задания на управленческих документах проставляются помимо обязательных реквизитов дополнительные реквизиты документов: 27, 28, 30. Далее на базе исполненных пяти документов составляется внутреннюю опись документов (Приложение А).

На поступающие (входящие) и отправляемые (исходящие) информационно-справочные документы заводятся регистрационные карточки для контроля исполнения и создания справочной системы (Приложение Б). Затем составляется номенклатура дел предприятия (Приложение В).

Оформление дела для передачи на архивное хранение состоит из следующих этапов. Сначала подшиваются в папку-скоросшиватель следующие документы:

− титульный лист;

− внутреннюю опись документов;

− исполненные документы;

− регистрационные карточки;

− номенклатуру дел организации.

Затем нумеруются листы дела, составляется заверительный лист дела и также подшивается в дело (Приложение Г).

Далее на обложке дела указываются необходимые реквизиты, номер дела по номенклатуре, заголовок, дату и количество листов, срок хранения (Приложение Д).

Примеры составления внутренней описи документов, регистрационных карточек, номенклатуры дел организации, заверительной надписи и оформления обложки дела смотрите в учебной литературе [1−4].

Все документы должны выполняться аккуратно с помощью машинной техники. Ни в коем случае не допускаются записи карандашом. Небрежно оформленные отчеты к проверке не принимаются.

3 Примерный перечень вопросов для допуска к работе

1. Системы документации.

2. Организация хранения документов.

3. Номенклатура дел.

4. Составление заголовков дел.

5. Установление сроков хранения дел.

6. Формирование дел.

7. Оформление обложки дел.

8. Оформление дел.

9. Составление и оформление описей дел.

10. Техника безопасности.

4 Примерный перечень вопросов для защиты работы

1. Первичная обработка поступающей в организацию документации.

2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

2. Регистрация документов. Формы регистрации.

3. Основные этапы работы с входящей документацией.

4. Основные этапы работы исходящей документацией.

5. Основные этапы работы с внутренней документацией.

6. Контроль исполнения документов.

7. Формы контроля.

8. Сроки исполнения документов.

9. Информационно-справочная работа по документам.

10. Обработка исполненных и отправляемых документов.

11. Организация хранения документов.

12. Номенклатура дел.

13. Составление заголовков дел.

14. Установление сроков хранения дел.

14. Формирование дел.

15. Оформление обложки дел.

16. Оформление дел.

17. Составление и оформление описей дел.

18. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия.

19. Порядок передачи дел в архив.

20. Современные способы создания и техника создания документов.

Литература

1. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. – М.: Книга сервис, 2003. − 160 с.

2. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. − М.: Издательство РДЛ, 2003. − 208 с.

3. Делопроизводство [Организация и технология документационного обеспечения управления]: учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, и др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ, 2001. − 359 с.

4. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.:ИНФРА-М, 2002. − 320 с.

5. Кузнецов, С.Л. Компьютеризация делопроизводства /С.Л. Кузнецов. – М.: Бизнес-школа, Интел-Синтез, 1997.

6. Стенюков, М.В. Составление документов на компьютере: практическое пособие / М.В. Стенюкова, О.А. Кузнецова – М.: «ПРИОР», 1996. − 144 с, 5 экз.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. / Государственный комитет РФ по управлению качеством продукции и стандартам. − М., 1998.

8. ГОСТ 6.30-90. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению документов. / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. − М., 1990.

9. Макрушина, Т.И. Правила оформления документов: методические рекомендации по выполнению лабораторных работ / Т.И. Макрушина. − Бийск: БТИ Алт ГТУ, 2005. − 51 с.

10. Макрушина, Т.И. Особенности составления деловых писем: методические рекомендации по выполнению лабораторных работ / Т.И. Макрушина. − Бийск: БТИ Алт ГТУ, 2005. − 55 с.

11. Макрушина, Т.И. Делопроизводство и корреспонденция: методические рекомендации и задания к выполнению контрольных работ / Т.И. Макрушина. − Бийск: БТИ Алт ГТУ, 2005. − 44 с.