1.Перерахувати з документів, що використовуються в вашій фаховій діяльності:

- документи високого рівня стандартизації

- документи низького рівня стандартизації, скласти 2 з них.

Теоретичний матеріал з підготовки до практичної роботи № 12

Укладання документів щодо особового складу

Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.

Особові документи - це документи, що містять інформацію щодо особового складу організації чи підприємства, яка фіксується в заявах, автобіографіях, характеристиках, в наказах про особовий склад і т.д.

Заява - це публічне повідомлення в усній або писемній формі, в якому викладається якесь прохання, рідше - пропозиція. Заяви поділяються на особисті і офіційні, прості і складні. Особиста заява складається в вільній формі, але повинна мати такі реквізити:

1. Праворуч, на останній третині листка вказується:

посада керівника організації

назва організації

прізвище, ініціали керівника організації - все в Д.в.

2. Нижче, стовпчиком викладаються дані про особу, що складає заяву: посада;

назва організації; прізвище, ініціали 2.1. Якщо заява подається в організацію вперше ( особа не має посади), то

вказується: прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання.

3.Посередині назва виду документа - Заява

З абзацу і з великої літери викладається текст з коротким його обґрунтуванням.

Якщо заява проста - після тексту документа ліворуч ставиться дата складання, праворуч - підпис особи, що склала документ.

Заява вважається складною, якщо до тексту заяви додаються документи, що підтверджують факти, викладені в заяві. В складній заяві дата складання, підпис ставляться особою після вказаного переліку документів, що підтверджують текст.

Перелік документів починається реченням: До заяви додаю: (в З.в). До заяви додаються такі документи: (Н.в) -Додаток:

Заява як документ може існувати і в бланках і в формулярах.

Автобіографія- документ особистого характеру в якому особа, що складає його, дає опис свого життя і діяльності. Автобіографія - обов'язковий документ особової справи. Основні вимоги до написання - принцип хронологічного викладу тексту і лаконізм викладу фактів. Автобіографія має дві форми: автобіографія - розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія - документ з точним поданням фактів. Текст викладаються від першої особи однини в вільній формі, але обов'язкові такі реквізити:

Назва виду документа.

Текст:

прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, місце народження;

відомості про навчання;

короткі відомості про трудову діяльність, громадську роботу: - короткі відомості про склад сім ї (батько, мати)

3. Дата написання і підпис автора.

Резюме- документ щодо особового складу, адресований роботодавцеві, у якому коротко подаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, що бажає зайняти певну вакансію. Сьогодні однаково поширеними стали паперові й електронні резюме Реквізити:

Назва виду документа.

Текст, що складається з розділів:

а) мета написання документа;

б) особиста інформація: прізвище, ім'я та по батькові, стать, дата народження; сімейний стан; національність, громадянство;

в) контактна інформація: поштова, електронна адреса, телефон, факс тощо;

г) відомості про освіту: повне найменування навчальних закладів, де довелося вчитися, рік випуску; ступінь володіння іноземними мовами; вміння працювати з комп'ютером;

ґ) відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади із зазначенням стажу роботи);

д) додаткова інформація, яку може вимагати роботодавець;

е) фотокартка (у разі потреби).

Дата.

Підпис.

Резюме надсилається до установи, що оголосила про наявність вакантних посад, або розміщується в Інтернеті. Його детальність і точність сприяють швидкому і повному ознайомленню роботодавця з професійним рівнем й особистими рисами можливого працівника. Якщо резюме претедента зацікавило роботодавця, то претедента незабаром запрошують на співбесіду.

Якщо Ви випускник і в Вас немає ще значного досвіду - вкажіть практику, яку проходили і що вона Вам дала як майбутньому спеціалісту.

Характеристика - документ в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає організація на прохання працівника. Характеристику складають у двох примірниках, один - працівникові, інший - в особову справу. Текст викладається від третьої особи однини. У характеристиці мають бути такі реквізити:

Назва виду документа.

Анкетні дані: прізвище, ім'я, по-батькові, рік народження, національність.

Освіта в Р.в.

Текст, де зазначається: де працює або вчиться, ким, з якого часу, як ставиться до своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, громадська робота; авторитет у колективі.

Висновки (куди подається характеристика) Характеристика видана для подання

Дата складання документа.

Підписи службових осіб.

Печатка організації.

Накази щодо особового складу - це розпорядчий документ, що регламентує прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. Наказ

Зразок заяви складної

Головному лікарю лікарні № 7

м. Сімферополя Івашенку С.П.

Коваль Марії Петрівни, що

мешкає за адресою:

м. Сімферополь, вул. Кірова,

буд.22, кв.25.

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на посаду медичної сестри терапевтичного відділення з 5 серпня 1998 року. До заяви додаю:

Копію диплома про спеціальну освіту.

Виписку із трудової книжки

Особовий листок обліку кадрів.

З серпня 1998 року Коваль

Зразок заяви простої

Директору

Кримського юридичного коледжу

Іванову А.А.

студентки 25с групи Черниш Т.А.

ЗАЯВА

Прошу призначити мені стипендію в зв`язку з тим, що я ліквідувала заборгованість з правознавства.

20 лютого 2005 р. Черниш

Характеристика

Ткаченко Антоніни Андріївни, 1974року

народження, українки, освіта вища

незакінчена.

Ткаченко A.A. вчиться на V курсі музично-педагогічного факультету Українського державного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вузі ТкаченкоA.A. підготувала і провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів-"афганців". З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.

ТкаченкоA.A. виконує громадські доруаення, успішно працює старостою 51-ї групи.

Морально стійка. Вимоглива до себе, вона користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.

Характеристика видана для подання за місцем вимоги.

24.09.2002 р.

Декан музично-педагогічного факультету А.А.Коваль

Печатка організації

Зразок резюме

Іванова Оксана Володимирівна

Домашня адреса:

Контактні телефони:

Дата народження:

Сімейний стан:

Мета:

Освіта:

Досвід роботи (трудова діяльність):

Професійні можливості:

3 листопада 2005року

При підготовці до практичного заняття студент повинен знати:

1.розміщення реквізитів в документах; розподіл документів за функціональним призначенням; 2.основні вимоги до написання автобіографії, заяви, резюме, характеристики;розміщення реквізитів у документах щодо особового складу;

Студент повинен вміти:

1.створювати формуляр документа за вказаними реквізитами; правильно добирати спосіб викладу тексту до складання тексту документа;

2.будувати правильно речення і вживати розділові знаки в текстах документів;

3.правильно складати автобіографію, заяву, резюме, характеристику.

Робота в зошиті

Складати автобіографію, заяву, резюме, характеристику на товариша навчальної групи

Теоретичний матеріал з підготовки до практичної роботи № 13

Укладання довідково - інформаційних документів

Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до ділового листування. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.

Довідково-інформаційні документи

Переважна більшість документів, що відправляється із установ та спрямовується в них є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в цій групі документів може спонукати до дії або бути доведена до відома.

До довідково-інформаційних документів відносяться: акт, довідка, доповідна і пояснювальна записки, звіт, оголошення, запрошення, протокол, витяг з протоколу, службові листи, службові телеграми, телефонограми.

Пояснювальна записка. За функціональним призначенням поділяється на 2 види:

І.вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту, дипломної роботи тощо), в якій обґрунтовується мета, завдання, актуальність та причини створення.

2.документ, в якому пояснюються певні дії, невиконання роботи, порушення дисципліни, тих чи інших правил. Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється, в основному, на стандартному аркуші із дотриманням таких реквізитів:

- посада, назва організації, прізвище, ініціали особи, якій адресується документ;

посада, прізвище, ініціали особи, що створює документ;

назва виду документа;

текст;

дата створення;

підпис особи, що склала документ.

Якщо пояснювальна записка відправляється за межі установи, її оформляють на бланку організації і реєструють.

Доповідна записка- документ, адресований керівникові організації з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Залежно від цільового призначення доповідні записки поділяються на такі групи:

звітні;

інформаційні;

ініціативні.

Існує внутрішня і зовнішня доповідна записка. Внутрішню підписує той, хто її складає, зовнішня оформляється на загальному бланку організації за підписами керівника організації.

Протокол- це документ колегіальних органів, в якому фіксуються хід і результати роботи зборів, нарад, засідань, конференцій і т.д. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар. Підписує протокол голова зборів і секретар. За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяються на групи:

стислі, де фіксуються лише ухвали;

повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно. Реквізити:

назва виду документа і номер (при необхідності);

назва зборів, конференцій, засідання і т.д.

назва організації чи установи, дата проведення;

посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова,секретар);

кількісний склад учасників; порядок денний;

Текст -кожне питання тексту складається з розділів: (Слухали:, Виступили:, Ухвалили:;

перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (при необхідності);

підписи голови і секретаря зборів.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання в порядку денному, ставлять після цього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище і ініціали доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається .

Так само оформляється і розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої та розпорядчої частини.

Витяг з протоколу - це документ, який являє собою частину протоколу, створений при необхідності передати інформацію з якогось ухваленого рішення. Реквізити:

- назва виду документа, номер;

заголовок протоколу;

дата протоколу;

текст витягу;

підпис секретаря або голови засідання чи зборів.

печатка (якщо є).

Зразки документів

Завідуючому ЧистенськимФАПом

Мусаєву Ф.Ш.

фельдшера ФАПу

Максимовської Ю.І.

Пояснювальна записка

5 січня 2003 року я припинила роботу на дві години раніше визначеного терміну у зв`язку з несприятливими погодними умовами.

б. 01.2003р. Максимовська

Деканові фізико-математичного

факультету проф. Бойко В.Г.

старшого викладача кафедри

теорії фізики РибниковаA.M.

Доповідна записка

Довожу до вашого відома, що протягом II семестру студенткаКорнєєва С. Т. пропустила 26 академічних годин, має неатестації і тем, численні зауваження.

Прошу вжити заходів до студентки Корнєєвої С. Т.

26.06.2001р. Рибников

Протокол

загальних зборів студентів 1 курсу природничо-географічного факультету від З вересня 2003р Голова зборів Мурашко В.Д.

Секретар Доценко А.Р.

Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко А. Ю., Доц. Макаров П. Т., асистент Кривоніс Н.М., студенти 1 курсу -45 осіб. Відсутні: студенти І курсу - 3 особи.

Порядок денний:

Підготовка студентів до виробничої практики.

Робота з озеленення й благоустрою навколишньої території.

1.СЛУХАЛИ:

Кривоніс Н.М. Інформація керівника виробничої практики. ВИСТУПИЛИ:

Доц.Макров П.Т. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на виробництві.

Доц. Кащенко А.Ю. зазначив, що треба підготувати всю необхідну документацію для проходження виробничої практики завчасно. УХВАЛИЛИ:

Усім студентам взяти участь у виробничій практиці.

4. Доручити керівникові практики скласти графік робіт. 2. ВИСТУПИЛИ:

Староста курсу Литвинов П.О. запропонував всім студентам відгукнутися на заклик адміністрації району міста і прийняти участь в озелененні і благоустрої території інституту.

УХВАЛИЛИ:

Всім курсом взяти участь у суботнику з озеленення і благоустрою навколишньої території. Голова зборів Мурашко Секретар Доценко

Витяг з протоколу

загальних зборів студентів 1 курсу природничо-географічного факультетувід З вересня 2003 р Голова зборів Мурашко В.Д.

Секретар Доценко А.Р.

Присутні: заступник декана факультету доц.КащенкоА.Ю., Доц. Макаров П. Т., асистент Кривоніс Н.М., студенти 1 курсу -45 осіб. Відсутні: студенти І курсу - 3 особи. І.СЛУХАЛИ:

Кривоніс Н.М. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

Доц.Макров П.Т. Запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на виробництві.

Доц. Кащенко А.Ю. Зазначив, що треба підготувати всю необхідну документацію для проходження виробничої практики завчасно.

УХВАЛИЛИ:

Усім студентам взяти участь у виробничій практиці.

Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

Голова зборів Мурашко Секретар Доценко

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа повинні дотримуватись таких правил:

1.Починати лист необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний…, Шанивний пане\ пані…. Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію!

Глибокошановний…..

Високошановний пане…..

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися: Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового спілкування.

2.Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист -відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому 1 реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…..

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо….

Насамперед (передусім)дозвольте подякувати Вам за….

Прийміть нашу щиру подяку за….

Цей лист - вияв нашої вдячності за…. І т.д.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилення на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)

3.Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слова "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, кожної ділової людини:

-Позвольте ще раз подякувати Вам….

Висловлюємо ще раз вдячність…

ІЦе раз подякувати Вам і висловлюємо надію, що….

І якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил приведе до спотворення його змісту,зміни тону.

4. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною. На рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету ділового листування. Слід завжди пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість. Службові листи:

Лист-відповідь, Лист-запит, Лист-відповідь на запит, Лист-прохання, Лист-відповідь на прохання, Лист-підтвердження, Супровідний лист, Лист-нагадування , Лист-претензія, Рекламаційний лист Лист-відповідь на претензію , Лист-подяка Рекомендаційний лист, Гарантійний лист Лист-вибачення, Лист-повідомлення, Лист-запрошення.

Це найпоширеніший вид документації, який належить до головних засобів встановлення офіційних контактів між підприємствами, організаціями або установами. З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на ті, що потребують відповіді, і ті, що її не потребують.

За кількістю адресатів листи бувають звичайні( на адресу однієї інстанції), циркулярні (великій кількості адресатів-, підпорядкованих одній установі) і колективні (па одну адресу від імені керівників кількох установ).

Службові листи пишуть або друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Лист -запит

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнення попередньої інформації. Тут мають місце такі обов'язкові реквізити:

підстава для запиту;

назва товару (його марка, якість, модель тощо); умови й термін постачання; умови оплати.

При підготовці до практичного заняття студент повинен знати: етикет ділового листування;

класифікацію службових листів та правила їх оформлення; розміщення реквізитів в документах; розподіл документів за функціональним призначенням; основні вимоги до написання до написання листів, виробничих звітів, до тексту протоколу; розміщення реквізитів у документах.

Студент повинен вміти:

створювати формуляр документа за вказаними реквиитами; правильно добирати спосіб викладу тексту до складання тексту документа;

будувати правильно речення і вживати розділові знаки в текстах документів;

правильно складати листи-запити, листи-відповіді, писати виробничі звіти, протоколи та витяги з протоколу.

Робота в зошиті

Написати звіт про проходження виробничої практики в лікувальному закладі.

На ім`я завідуючого відділенням скласти пояснювальну і доповідну записки.

Теоретичний матеріал з підготовки до практичної роботи № 14-15

Укладання фахових документів

Правила оформлення текстів документів свого фаху з бездоганним застосуванням орфографічних та пунктуаційних норм літературної мови.

Професійна документація медичного працівника

Кабінети медичної статистики збирають, контролюють та аналізують матеріали роботи лікувально-профілактичних закладів, які мають важливе значення для організації роботи цих закладів щодо поліпшення медичного обслуговування населення. Медична статистика є офіційним джерелом, на основі якого планується розвиток охорони здоров' я в цілому і в окремій галузі.

Для організації цієї важливої роботи розроблено перелік важливих облікових документів. В оперативній роботі лікувального закладу різні облікові документи взаємно пов'язані і доповнюють один одного.

До професійної медичної документації відносяться такі види документів: амбулаторна карта хворого, направлення хворого на дослідження, контрольна карта диспансерного спостереження, температурний лист, термінове повідомлення про інфекційне захворювання, вимога, протокол про порушення санітарних норм, рецепт.

Амбулаторна карта стаціонарного хворого (Ф. № 003-У), або історія хвороби, є основним медичним документом стаціонару. її заповнюють на кожного хворого, який поступив у стаціонар. Паспортна частина, діагноз, що встановлений лікарем 'при поступленні хворого, заповнюється в приймальному відділенні, останні записи в історії хвороби робить палатний лікар.

Медична карта амбулаторного хворого (Ф. № 025-У) є основним медичним документом поліклініки чи амбулаторії. Вона служить для запису лікарських спостережень, діагностичних і лікувально -профілактичних заходів. Медична карта містить систематизовані записи заключних (уточнених) діагнозів, зареєстрованих захворювань, а також результати проведених аналізів і досліджень, відомості про стаціонарне лікування, про шмчасову непрацездатність і т.д.

Температурний листок- це документ у якому фіксуються показники температури тіла хворого. У цьому листку тзначають прізвище, ім'я, по батькові хворого, номер історії хворобі, номер палати. Крім графічної реєстрації даних вимірювання температури, у вигляді кривої відмічають ще і частоту пульсу, а у вигляді стовпчиків - рівень систолічного та діастолічного тиску. У нижній частині температурного листка записують дані підрахунку частоти дихання за 1 хв., масу тіла, а іакож кількість випитої за добу рідини і добову кількість виділеної сечі.

Термінове повідомлення про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння (Ф.№ 058-У) сигналізує про виявлене інфекційне захворювання, харчові й і острі професійні отруєння. Екстрені повідомлення забезпечують своєчасне проведення необхідних протиепідемічних та інших оперативних заходів щодо запобігання поширенню цих іичворювань. Повідомлення складає кожен медичний працівник (лікар, фельдшер, медсестра). Повідомлення надсилають у санепідемстанцію за місцем виявлення хворого не пізніше як чі-рез12 годин з часу виявлення захворювання.

Вимога (накладна-квитанція) - це документ, в якому вказується перелік усіх призначених лікарських препаратів, написаних українською чи російською мовою, і складається старшою медичною сестрою відділення для одержання цих ліків з аптеки. Вимога складається з двох частин: відривної частини, яку направляють в апреку, і корінця, який залишається у відділенні. Підписує вимогу зав. відділенням та ст. медсестра. Вимогу на отруйні, наркотичні препарати та етиловий спирт виписують латинською мовою на окремому бланку зі штампом лікувального

закладу за підписом керівника лікувального закладу або його заступника з лікувальної роботи, зав. відділенням та ст. медсестри. При цьому зазначають номер історії хвороби, діагноз, прізвище , ім'я по батькові хворого, якому призначені дані препарати.

При підготовці до практичного заняття студент повинен знати:

1.розміщення реквізитів в документах;

2.основні види документації молодшого медичного працівника, вимоги до заповнення;

3.основні вимоги до створення тексту документа;

Студент повинен вміти:

1.заповнювати документацію молодшого медпрацівника українською мовою.

Завдання на практичну роботу