Вопрос 2.2. Планирование закупочной работы

Основой планирования закупочной работы является исследование и анализ покупательского спроса на товары, потенциальных поставщиков товаров, а также прогнозирование объема оборота и прибыли на предстоящий год. Планирование закупочной работы осуществляется в несколько стадий, начиная с изучения и отбора основных поставщиков и завершая заключением до­говоров на поставку товаров, при этом разрабатываются план поступления, план закупок и план завоза товаров.

Разработка плана поступления товаров имеет целью определение источников поступления товаров, покрытие товарными ресурсами прогноза оборота за счет уже сформировавшихся договорных отношений (по длительным коммерческим связям), определение дополнительного объема закупок за счет поиска поставщиков в предплановом периоде. План поступления товаров составляется на период не менее года, но при необходимо­сти разбивается на квартал по приведенной форме (табл. 1).

Таблица 1

Примерная форма плана поступления товаров

Разработка плана закупок товаров осуществляется на основании плана по­ступления товаров, сведений о длительных коммерческих связях по закупке товаров, информации о коммерческих предложениях на заключение договоров, поступивших от поставщиков к момент разработки плана закупки. План закупки товаров обычно составляется на период не менее года, но при необходимо­сти разбивается на каждый квартал по нижеприведенной форме (табл. 2).

Таблица 2

Примерная форма плана закупки товаров

Разработка плана завоза товаров осуществляется после заключения договоров поставки товаров и представляет собой третью стадию планирования закупок товаров. План разрабатывается по кварталам и служит основой для осуществления контроля своевременности и ритмичности поступления товаров в торговую сеть. В плане завоза товаров должны быть установлены следующие позиции: наименование товаров; наимено­вание поставщиков; номера и даты договоров; сумма поставки по каждому договору; сроки (даты) уточнения спецификаций; сроки (даты) отгрузки товаров по договору; ответственные исполнители.

Вопрос 2.3. Определение потребности в товарах

Общая потребность в товарах для предприятия конкретизируется по основным постав­щикам в виде оптимальных размеров партий поставки товаров. При этом очень важно правильно определить размер и частоту заказа при поставке товарной партии, чтобы ее объем обеспечивал максимальное ис­пользование складских помещений, сокращение затрат по хранению, оптимизацию условий предъявления и исполнения повторных заказов. При использовании частых, но небольших по объемам заказов на поставку постоянного ассортимента товаров, происходит сокращение объемов запасов хранения, однако одновременно увеличиваются транспортные и административные расходы. Высокий объем партии поставки стимулирует снижение относительного раз­мера издержек обращения торговой организации по размещению за­каза, доставке товаров и их приемке.

Для определения потребности в товарах используются следующие методы: метод экстраполяции динамических рядов продажи и товарных остатков; метод использования коэффициента эластичности; нормативный метод; балансовый метод.

Метод экстраполяции динамических рядов продажи и товарных остатков предусматривает использование исходных данных за длительный период, что уменьшает погрешность в расчетах. Метод использования коэффициента эластичности основан на определении прироста объемов продаж при росте покупательной способности населения. Нормативный метод определения потребности в то­варах предусматривает применение рациональных норм потребления в расчетах. При использовании этого метода коммерсанту следует помнить, что потребности постоянно развиваются (действует закон возвышения потребностей), изменяются представления о рациональных потребностях, поэтому эти нормы должны корректироваться, т.е. следует оперативно реагировать на происходящие изменения. Балансовый метод учитывает объем про­дажи, а также товарные запасы на начало и конец плани­руемого периода.

Расчет оптимального размера заказа при поставке товаров может осуществляться по таким товарам, спрос на которые не имеет значительных колеба­ний в течение года, при этом ми­нимизируются совокупные издержки товародвижения. Расчет проводится по следующей формуле (известной как модель Уилсона):

, (1)

где Р_ОПТ – оптимальный размер партии поставки товаров (тыс. руб.); V_ЗАК – годовой объем закупки товаров данного ассортимента (тыс. руб.); ИО_ДОС – сумма издержек обращения по доставке одной партии то­вара (делопроизводство, транспортные расходы, расходы по приемке и размещению партии товара) (тыс. руб.); ИО_ХР – сумма издержек обращения по хранению данной партии товара (тыс. руб.).

Простейшая модель оптимизации заказа, определяемая по формуле Уилсона, предусматривает ввод дополнительных условий, которые позволяют получить достаточно простую и прозрачную модель. Эти условия сводятся к тому, что все партии и интервалы поставок считаются одинаковыми, затраты на выполнение одного заказа не зависят от его величины, затраты по хранению единицы запаса также не зависят от размеров хранимого запаса.