"Делопроизводство", 2011, N 3
Документирование основной деятельности интернет-магазина
Основные функции интернет-магазина определяются в уставе и соответствуют отдельным процессам жизненного цикла услуги по сбыту продукции (на рис. 1 их названия выделены курсивом).
Этапы жизненного цикла товара
- Утилизация - Маркетинг
- Послепродажная - Проектирование
деятельность ┌──────────────────┬─>───────────────┐ продукции
- Техническое │ │ │ - Разработка
обслуживание │ │ Этап │ процессов
- Ввод │ Этап │ исследования, │
в эксплуатацию │ эксплуатации │ проектирования │
│ │ <*> │
│ ┌────┴─>──┐ │
/│\ /│\ │ │
├─────────────┤ ├────────────┤
│ │ \│/ \│/
│ └──<─┬────┘ │
│ Этап │ Этап │
│ реализации │ изготовления │
│ <*> │ <*> │
│ │ │
- Реализация │ │ │ - Закупка
- Упаковка │ │ │ - Производство
и хранение └────────────────<─┴─────────────────┘ - Проверки
Рис. 1
--------------------------------
<*> Выделено курсивом.
Традиционно в интернет-магазине выделяются следующие структурные подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, отдел продаж, склады (в том числе и территориально удаленные), отдел доставки, отдел закупок, back-офис (технический персонал и администрация компании, помещение, где она размещается и откуда осуществляется административное и техническое управление проектом), отдел маркетинга.
Любая закупка товара начинается с тщательного анализа и отбора потенциальных поставщиков. Значение выбора поставщика велико, так как при ошибочном выборе интернет-магазин может приобрести нежелательную репутацию.
От выбора поставщика напрямую зависит конкурентоспособность интернет-магазина. Выбор поставщиков осуществляется с помощью маркетинговых исследований.
Исследованием рынка производителей с целью выявления наилучшего соотношения цены и качества товара, а также, в дальнейшем, поиском целевой аудитории занимается отдел маркетинга.
Если целью исследования был анализ рынка поставщиков товара, его результаты оформляются в виде аналитической записки. Традиционно в документе представляется список наиболее подходящих потенциальных поставщиков и краткий анализ данных с целью обоснования выбора конкретных компаний. Аналитическая записка направляется руководителю интернет-магазина. С резолюцией руководителя документ движется в отдел закупок для обеспечения возможности взаимодействия с поставщиками.
Производством и распространением рекламы как услуги по продаже товара, так и самого товара с указанием на то, что его можно купить непосредственно в интернет-магазине, также занимается отдел маркетинга.
Рассмотрим комплект документов, необходимый для подготовки рекламной кампании, на примере баннерной рекламы, так как она является одним из наиболее действенных и распространенных средств рекламирования товаров и услуг в сети Интернет.
Для размещения рекламных баннеров необходимо найти фирму, предоставляющую услуги по размещению рекламно-информационных материалов на своем сайте, и заключить с ней договор. Это нужно сделать до разработки макета баннера, поскольку у каждой информационной площадки для размещения рекламы свои требования к размерам и содержанию баннеров. Первым документом рекламной кампании будет приказ (распоряжение) руководителя службе маркетинга интернет-магазина о начале рекламной кампании, в котором указываются: цели рекламной кампании; постановка задачи; распоряжение на поиск информационных площадок для размещения рекламных материалов; сроки исполнения поставленной задачи; исполнители. Сотрудник отдела маркетинга отыскивает возможные информационные площадки и представляет руководителю интернет-магазина список наиболее подходящих в виде аналитической записки.
Аналитическая записка возвращается с резолюцией руководителя, на основе чего отдел маркетинга заключает договор с фирмой, предоставляющей услуги размещения рекламно-информационных материалов (договор составляется этой фирмой и не относится к документации, создаваемой интернет-магазином). Отделом маркетинга, в зависимости от требований договора, разрабатываются макеты баннеров с учетом особенностей фирменного стиля компании, а также в строгом соответствии с нормами законодательства <1>. Макет согласовывается с руководителем интернет-магазина посредством направления ему докладной записки с приложением графического файла. В случае необходимости в макет вносятся изменения и дополнения. Далее специалист отдела маркетинга составляет докладную записку на имя главного бухгалтера с просьбой выделить необходимую сумму, предусмотренную условиями договора с компанией, содержащей интернет-площадку. Докладная записка визируется главным бухгалтером, подписывается директором, после чего кассиром выдается указанная сумма денег. На рис. 2 представлены алгоритмы документирования процессов маркетинга.
--------------------------------
<1> Федеральный закон от 13.03.2006 N 38-ФЗ "О рекламе" с изменениями, внесенными Федеральным законом от 13.05.2008 N 70-ФЗ.