Лекція 3 інформаційне забезпечення та організація економічного аналізу
Інформаційне забезпечення економічного аналізу.
Організаційні форми та виконавці аналізу господарської діяльності.
Основні правила організації аналізу і оформлення його результатів.
Система показників аналізу господарської діяльності.
1. Склад, зміст і якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначну роль у забезпеченні дієвості аналізу господарської діяльності. Аналіз не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію.
Усі джерела даних для економічного аналізу господарської діяльності поділяються на планові, облікові і позаоблікові.
До планових джерел відносять усі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, госпрозрахункові завдання, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, проектні завдання та інші.
Джерела інформації облікового характеру - це усі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також усі види звітності, первина облікова документація.
Головна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку і звітності, де найбільш повно відбиваються господарські явища, процеси, їх результати. Своєчасний і повний аналіз даних, які містяться в облікових документах і звітності, забезпечує прийняття необхідних заходів щодо поліпшення виконання планів, досягнення кращих результатів господарювання.
Дані статистичного обліку, у яких міститься кількісна характеристика масових явищ і процесів, використовуються для поглибленого виявлення взаємозв’язків, виявлення економічних закономірностей.
Оперативний облік і звітність сприяє більш оперативному у порівнянні зі статичним чи бухгалтерським обліком забезпеченням аналізу необхідними даними (наприклад, про виробництво та відвантаженню продукції, про стан виробничих запасів) і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних досліджень.
До позаоблікових джерел інформації відносять документи, які регулюють господарську діяльність, а також дані, які не відносяться до перерахованих вище. Конкретно у їх склад входять наступні документи.
Офіційні документи, якими зобов’язане користуватися господарство у своїй діяльності: закони держави, накази президента, постанови уряду і місцевих органів влади, накази вищестоящих органів управління, акти ревізій і перевірок, накази та розпорядження керівників господарства.
Господарсько-правові документи: угоди, домовленості, рішення арбітражу і судових установ, рекламації.
Рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому чи окремих її підвідділів.
Матеріали вивчення передового досвіду, які зібрані з різних джерел інформації (радіо, телебачення, газети та інші.)
Технічна і технологічна документація.
Матеріали спеціальних досліджень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т. д.)
Усна інформація, яка отримана під час зустрічей з членами колективу чи представниками інших підприємств.
До організації інформаційного забезпечення аналізу ставиться ряд вимог. Це аналітичність інформації, її об’єктивність, єдність, оперативність, раціональність та інші.
Організаційні форми аналізу господарської діяльності підприємства визначаються складом апарату і технічним рівнем управління.
На великих промислових підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує головний економіст, який є заступником директора за економічними питаннями. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, в тому числі і з аналізу господарської діяльності. В окремий структурний підрозділ може бути виділений відділ або група економічного аналізу. На середніх і малих підприємствах очолює аналітичну роботу начальник планового відділу чи головний бухгалтер. Для координації аналітичної роботи можуть створюватися також техніко-економічні ради, у склад яких входять керівники всіх відділів, служб підприємства.
Економічний аналіз входить в обов’язки не тільки робітників економічних служб, але й технічних відділів. Тільки загальними зусиллями спільної роботи економістів, техніків, технологів, керівників різних виробничих служб, які володіють різнобічними знаннями по питанню яке вивчається, можна комплексно досліджувати поставлену проблему і знайти найбільш оптимальний варіант її рішення.
Приблизна схема розподілу функцій аналізу може бути надана наступним чином:
Виробничий відділ - аналізує виконання плану випуску продукції за обсягом і асортиментом, ритмічність роботи, підвищення якості продукції, впровадження нової техніки та технологій, комплексну механізацію та автоматизацію виробництва, роботу обладнання, витрату матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, комплексність випуску продукції. Загальний технічний і організаційний рівень виробництва.
Відділ головного механіка і енергетика - вивчає стан експлуатації машин і обладнання, якість і собівартість ремонтів, повноту використання обладнання і виробничих потужностей, виконання планів графіків ремонту та модернізації обладнання, раціональність використання енергоресурсів.
Відділ технічного контролю - аналізує якість сировини : готової продукції, брак і втрати від браку, рекламації покупців, заходи по скороченню браку, підвищення якості продукції, виконання технологічної дисципліни і т. д.
Відділ постачання - контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, виконання плану поставок за обсягом, номенклатурою, строками, якості, стан і збереженість складських запасів, виконання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельні витрати та інші.
Відділ збуту - вивчає виконання договірних зобов’язань і планів постачання продукції споживачам за обсягом, якістю, строком, номенклатурою, стан складських запасів і збереження готової продукції.
Відділ праці і заробітної плати - аналізує рівень організації праці, виконання плану заходів по підвищенню її рівня, забезпеченість підприємства трудовими ресурсами за категоріями і професіями, рівень продуктивності праці, використання фонду робочого часу і фонду заробітної плати.
Відділ бухгалтерського обліку і звітності - аналізує виконання кошторису витрат на виробництво, собівартість продукції, виконання плану прибутку і його використання, фінансовий стан, платоспроможність підприємства.
Планово-економічний відділ або відділ економічного аналізу - здійснює складання плану аналітичної роботи і контроль за його виконанням, методичне забезпечення аналізу, організує і узагальнює результати аналізу господарської діяльності підприємства та його структурних підрозділів, розробляє заходи за підсумками аналізу.
Така спільна робота по проведенню аналізу дозволяє забезпечити його комплексність і головне більш кваліфіковано, глибоко вивчити господарську діяльність, її результати, повніше виявити невикористані резерви.
Періодично аналіз економіки підприємства проводиться вищестоящими органами управління. Спеціалісти цих органів можуть вивчати окремі питання, або проводити комплексний аналіз господарської діяльності підприємства. За результатами цього аналізу органи управління можуть в деякій мірі змінювати економічні умови діяльності підприємства.
Позавідомчий аналіз виконується статистичними, фінансовими органами, податковими інспекціями, аудиторськими фірмами, банками, інвесторами, науково-дослідними інститутами. Статистичні органи узагальнюють і аналізують статистичну звітність і результати надають у відповідні міністерства і відомства для практичного використання.
Податкові інспекції аналізують виконання підприємствами планів по прибутку, по відрахуванню податків у державний бюджет, ведуть контроль за раціональним використанням матеріальних і фінансових ресурсів.
Банки та інші інвестори вивчають фінансовий стан підприємства. його платоспроможність, кредитоспроможність, ефективність використання кредитів та інші. Використання всіх форм внутрішньогосподарського, відомчого, позавідомчого і громадського контролю та аналізу створює можливості для всебічного вивчення господарської діяльності підприємства і найбільш повного пошуку резервів підвищення ефективності виробництва.
Підвищення ефективності господарювання багато в чому залежить від обґрунтованості, своєчасності і доцільності управлінських рішень, що приймаються. Все це може бути досягнуто в процесі аналізу. Однак, організація АГД на підприємствах повинна відповідати ряду вимог.
1) Серед них у першу чергу треба виділити науковий характер аналізу. Практично це означає, що він повинен базуватися на нових досягненнях науки і передового досвіду, розвиватися з урахуванням дії економічних законів в рамках конкретного підприємства, проводитись з використанням науково обґрунтованих методик.
2) Проведення аналізу повинно стати органічною частиною службових обов’язків кожного спеціаліста, керівника різних рівнів господарства, обов’язком усіх службовців, які мають відношення до прийняття управлінських рішень. Звідси витікає ще один важливий принцип організації аналізу - обґрунтований розподіл обов’язків з проведення аналізу господарської діяльності між окремими виконавцями.
3) Аналітичне дослідження повинно бути ефективним, це означає, що витрати на його проведення повинні бути найменшими при оптимальній глибині аналізу і його комплексності. З цією метою, крім доцільності організації, при його проведенні повинні широко використовуватись передові методики, засоби, які полегшують роботу аналітика. Тут у першу чергу мають на увазі раціональні методи збору і збереження даних, впровадження в практику аналізу господарської діяльності ПЕОМ та інших технічних засобів, оргтехніки.
4) Більш детальна організація аналізу господарської діяльності досягається шляхом уніфікації цієї роботи. Під цим розуміється створення таких методик, які б передбачали заповнення обмеженої кількості спеціально розроблених таблиць. Вони повинні бути специфічними для кожного внутрішньогосподарського підрозділу і у сукупності давати комплексний малюнок результатів господарювання. Усі показники таблиць повинні бути придатними для порівняння, оцінки, узагальнення. Це створює напрям для строго окресленого розподілу обов’язків по проведенню аналізу господарської діяльності, зменшенню витрат часу на аналіз і у підсумку сприяє підвищенню його ефективності.
Будь-які результати аналітичного дослідження діяльності підприємства в цілому чи його підрозділів повинні бути оформлені у вигляді документів. Це може бути пояснювальна записка, довідка, висновок.
Пояснювальна записка звичайно складається при направленні результатів аналізу у вищестоящу організацію.
Зміст пояснювальної записки повинен бути достатньо повним. Крім висновків про результати господарської діяльності і пропозицій по їх поліпшенню, пояснювальна записка повинна містити загальні питання - економічний рівень розвитку господарства, умови, умови господарювання, результати виконання планів по окремим напрямам діяльності. Аналітична частина може містити у собі аналітичні розрахунки, таблиці де згруповані необхідні для ілюстрацій дані, графіки, діаграми.
Якщо результати аналізу передаються для внутрішньогосподарського використання, вони оформлюються у вигляді довідки. Висновок пишеться, коли аналіз проводиться вищестоящими органами управління.
Що стосується довідки та висновку, то їх зміст у відмінності від пояснювальної записки може бути більш конкретним, акцентованим на відбитті недоліків чи досягнень, виявленні резервів, способів їх освоєння. Тут може бути опущена загальна характеристика підприємства та умов його діяльності.
Безтекстова форма оформлення результатів аналізу складається з постійного макету типових аналітичних таблиць і не містить пояснювального тексту. Аналітичні таблиці дозволяють систематизувати, узагальнити матеріал, що вивчається і надати його у придатній до сприйняття формі.
Всі об’єкти АГД знаходять своє відображення у системі показників плану, обліку, звітності та інших джерелах інформації.
Так як в аналізі використовується велика кількість різноякісних показників, необхідне їх групування і систематизація.
1. За своїм складом показники поділяються на кількісні та якісні.
До кількісних показників відносяться, наприклад, обсяг посівів, поголів’я худоби, чисельність робітників.
Якісні показники показують суттєві особливості і якості об’єктів, що вивчаються (продуктивність праці, собівартість, рентабельність, урожайність культур).
Зміна кількісних показників обов’язково призводить до зміни якісних і навпаки.
2. Одні показники використовують при аналізі діяльності всіх галузей національної економіки, інші - тільки в окремих галузях. За цією ознакою вони поділяються на загальні та специфічні.
До загальних відносяться показники валової продукції, продуктивності праці, прибутку, собівартості та інші.
Прикладом специфічних показників для окремих галузей і підприємств можуть бути калорійність кам’яного вугілля, вологість торфу, жирність молока.
3. Показники, які використовуються в аналізі господарської діяльності, за ступенем синтезу поділяються також на узагальнюючі, індивідуальні та допоміжні.
Перші з них використовуються для узагальнюючої характеристики складних економічних явищ.
Індивідуальні показники відбивають окремі боки, елементи явищ і процесів, що вивчаються. Наприклад, узагальнюючими показникам продуктивності праці є середньорічний, середньодобовий, годинний виробіток продукції одним робітником. До індивідуальних показників продуктивності праці відносять витрати робочого часу.
Допоміжні показники використовуються для більш повної характеристики того чи іншого об’єкту аналізу (кількість робочого часу, витраченого на одиницю виконаних робіт).
4. Аналітичні показники поділяють на абсолютні і відносні.
Абсолютні показники виражаються в грошових, натуральних вимірниках або через трудомісткість.
Відносні показники показують співвідношення будь-яких двох абсолютних показників. Визначаються вони у відсотках, коефіцієнтах чи індексах.
Абсолютні показники в свою чергу підрозділяють на натуральні, умовно-натуральні і вартісні.
Натуральні показники виражають величину явища у фізичних одиницях виміру. У промисловості вони використовуються для кількісної характеристики продукції, що випускається, у її матеріально-речовому складі.
Використання вартісних показників, грошового вимірника виходить з наявності товарного виробництва і товарного обігу, товарно-грошових відносин і дії закону вартості в умовах вільного ринку. Одним з важливих вартісних показників на промислових підприємствах є показник реалізованої продукції.
Поряд з натуральними показниками в аналітичній практиці використовується і їх різновид - умовно-натуральні показники. Їх використовують при плануванні й аналізі діяльності підприємств, які випускають вироби різноманітного асортименту, при застосуванні натуральних вимірників для узагальнюючої характеристики обсягу виробництва, для порівняльного вивчення випуску всієї продукції за ряд років (текстильні підприємства випускають нитки в котушках різної довжини. Для узагальнюючого аналізу цієї продукції вона переводиться в умовні котушки (довжиною 200м)).
5. При вивченні причинно-наслідкових відносин показники поділяються на факторні і результативні.
Якщо той чи інший показник розглядається як результат впливу однієї чи декількох причин і виступає у якості об’єкту дослідження, то при вивченні взаємозв’язків, він називається результативним.
Показники, які визначають поведінку результативного показника й виступають у якості причин зміни його величини, називаються факторними.
6. За способом формування розрізняють показники:
- нормативні (норми розходу сировини, матеріалів, палива, енергії, норми амортизації, ціни);
- планові (дані планів економічного і соціального розвитку підприємства, госпрозрахункові завдання внутрішньогосподарським підрозділам);
- облікові (дані бухгалтерського, статистичного, оперативного обліку);
- звітні (дані бухгалтерської, статистичної та оперативної звітності);
- аналітичні (оціночні), які розраховуються при проведенні аналізу для оцінки результатів та ефективності роботи підприємства.
Комплексне вивчення економіки підприємства передбачає систематизацію показників, тому що сукупність показників без урахування їх взаємозв’язку, підлеглості не може дати справжньої уяви про ефективність господарської діяльності.
Система показників комплексного економічного аналізу господарської діяльності.
МОДУЛЬ 2
ТЕХНІКО-ЕКОНОМІЧНИЙ АНАЛІЗ