Литература

Основная

1. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2011.

2. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2010.

Дополнительная

1. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы / В. В. Галахов [и др.]. – М.: Проспект, 2005.

2. Клоков И. В. Эффективное делопроизводство на компьютере / И. В. Клоков. – СПб.: Питер, 2006.

Вспомогательная

1. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила / М.В. Кирсанова. – М.: Омега-Л, 2008.

2. Михайлов Ю.М. Делопроизводство для негосударственных компаний / Ю.М. Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2008.

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

2

ГЛОССАРИЙ

Автобиография –документ, в котором автор приводит сведения о себе самом и своих родственниках.

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшеe документ.

Адресант – отправитель.

Адресат – получатель.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фон коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их держания.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Бланк – чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т. д.).

Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Видеограмма документа – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа» носитель информации, способ записи, элементы оформ­ления.

Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа – копия части текстового документа

Гарантийное письмо – письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.

Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях (приказ о введении в действии издан Главархивом СССР от 25.05.1988 №33).

Дата – важнейший реквизит документа. Само наличие этого реквизита указывает на официальный статус документа. Дата приводится при ссылках на документ.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дежурный лист – талон для регистрации деловой корреспонденции.

Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дело (папка) – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Депонирование документов – установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Докладная записка – документ, адресованный руководству в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»).

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация (документ) –зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (согласно Федеральному закону от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»).

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнен или отправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат – это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события, например: служебная, памятная, докладная, объяснительная.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска).

Инструкция – правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должное лиц.

Информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства) – сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Исходящий документ–документ, отправленный из учреждения.

Коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. При наличии в организации документов, содержащих коммерческую тайну, в работе с такими документами следует руководствоваться требованиями Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 18.12.2006 № 231-ФЗ, от 24.07.2007 № 214-ФЗ).

Контракт–договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Номенклатура дел – это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее кое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Организационные документы – документы, определяющие статус (организационно-правовую форму) предприятия и порядок его работы.

Оригинал (подлинник) – экземпляр документа, обладающий полной легитимностью, подписанный собственноручно должностным лицом, подпись которого при необходимости заверена оттиском печати.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Защита персональных данных регулируется Федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года под № 152-ФЗ.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Показатель в документе – совокупность реквизита – признака и реквизита – основания.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Презентация – 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж; 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).

Претензионное письмо–письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Рабочее поле документа – часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Резолюция на документе – письменное указание руководи ля исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Реквизит-основание – реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-признак – реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебное поле документа – часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль; на верхнее поле «заходит» реквизит «Гриф утверждения».

Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Стандартизация – процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать как бы единый язык, лексику, обеспечить точное понимание друг друга.

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

Схема расположения реквизитов документов – модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Схемы размещения реквизитов организационно – распорядительных документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

Факс (телефакс) – телефонная факсимильная связь для передачи печатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Характеристика – документ, выдаваемый администрацией предприятия своему сотруднику.

Хранение архивных документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.