ИВЭСЭП

НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ

ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Учебно-методический комплекс

направление: 521500.62 – Менеджмент

521600.62 – Экономика

специальности: 106100.65 – Менеджмент организации 080105.65 – Финансы и кредит

060500.65 – Бухгалтерский учёт, анализ и аудит

080102.65 – Мировая экономика 080301.65 – Коммерция (торговое дело)

Санкт-Петербург

2011

ББК 65.050.2

    О-75         Основы документационного обеспечения управления: учебно-методический комплекс / авт.-составитель. В. А. Спивак. – СПб.: ИВЭСЭП, 2011. – 55 с.

Утвержден на заседании кафедры экономической теории и предпринимательства,

протокол №6 от 18.02.2011 г.

Утвержден и рекомендован к печати Научно-методическим Советом, протокол № 5 от 24.02.2011 г.

Автор-составитель

доктор экономических наук, профессор

В. А. Спивак

Рецензент

кандидат экономических наук, доцент

Е. В. Озмидова

Ответственная за выпуск Н. А. Фролова

© В. А. Спивак, 2011

© СПбИВЭСЭП, 2011

Пояснительная записка

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется и как «информационное». Тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человечества. Уместно отметить, что темпы научно технического прогресса в сфере компьютеров, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы – одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо – это еще и заочное самопредставление, элемент и показатель имиджа организации, оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма может дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство – один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

Менеджер и любой служащий организации должны владеть навыками поиска, сбора, систематизации и использования информации, практически использовать средства организационной и вычислительной техники.

В данном курсе изучаются вопросы:

• документ и системы документации;

• управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов;

• составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения;

• организация документооборота;

• систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения;

• современные способы и техника создания документов;

• деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения;

• правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами;

• корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция;

• организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.