3.5 Методические указания к разработке структурных схем.

Структурная схема или схема – представляет собой систему связанных событий, выраженных в виде структуры. Каждое событие кратко описывается и объединяется в прямоугольной фигуре. Каждая фигура обозначает один этап решения задачи и называется блоком. Порядок выполнения этапов указывается стрелками, соединяющие блоками. В структурной схеме блоки стараются размещать сверху вниз в порядке их выполнения. Структурные схемы могут быть представлены в иерархическом виде, то есть описание начинают с событий более общих, значимых, опускаясь при построении к событиям низким по уровню значимости.

Работу по созданию структурной схемы следует выполнять в соответствии с определенными правилами, а именно:

− выделить величины, являющиеся исходными для задачи;

− разбить процесс решения задачи на такие этапы, которые известны исполнителю и которые он может выполнить однозначно без всяких пояснений;

− указать порядок выполнения этапов;

− указать признак окончания процесса решения задачи или процесса исследования какой-либо предметной области.

3.6 Методические указания к разработке электронного документа.

Электронный документ. Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов – обязательных элементов его содержания, например наименование вида документа, сведения об адресате, заголовок к тексту, подпись и т.п. Состав и требования к оформлению реквизитов документов регламентированы ГОСТ Р6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Под текстом управленческого документа следует понимать выраженное средствами служебно-делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и по возможности кратко.

Текст документа можно составить на основе:

• унифицированных форм документов, входящих в состав УСД;

• унифицированных текстов, составленных для отдельных видов документов;

• типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и т.п.), определяющих содержание конкретных документов.

Как правило, текст документа оформляют в форме связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или в комбинированной форме, предполагающей взаимосочетание текста с таблицами.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и организационно-распорядительных документов (например, приказов). Сплошные связные документы могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Так, тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания (причины) составления документа, во второй – излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1 – 2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путём неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизита документа.

Документы должны оформляться на бланках форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).