5. Створення допоміжних елементів документу

З метою спрощення користування документом створюються допоміжні елементи. До них відносяться нумерація заголовків документа, змісту, покажчики, виноски, примітки і ін.

Автоматична нумерація заголовків може бути виконана за допомогою прив'язки до визначених стилів від Заголовок 1 до Заголовок 9. При цьому використовується робота із списками.

Так само, як і при автоматичній нумерації заголовків, створення змісту документа можливе з використанням визначених стилів від Заголовок 1 до Заголовок 9.

Встановіть текстовий курсор в те місце документа, де повинен знаходиться його зміст, і виконаєте команду Ссылки – Оглавление. З’являється меню, в якому нас цікавитиме пункт Оглавление.

Обов'язковими складовими змісту документа є номери сторінок його заголовків. Тому в діалоговому вікні Оглавление на вкладці Оглавление слід зазначити пункти Показать номера страниц, Номера страниц по правой стороне, а також вибрати в списку Заполнитель: відповідний знак, що заповнює простір рядка між заголовком і номером сторінки.

Побудований зміст володіє властивостями гіпертексту. Це значить, що якщо клацнути ЛКМ по тому або іншому пункту змісту, то здійсниться перехід до відповідного місця тексту документа. Зрозуміло, ця властивість не зберігається для документа, виведеного на друк.

Побудований зміст доступний для автоматичного оновлення. Для цього, використовуючи клавіатуру, потрібно розмістити текстовий курсор в межах змісту і натискувати клавішу <F9>. В результаті з'являється вікно Обновление содержания, в якому потрібно позначити пункт Обновить полностью, після чого натиснути кнопку OK.

Предметний покажчик (указатель) звичайно створюється для дуже великих документів і призначений для полегшення пошуку в них інформації з потрібного питання.

Якоюсь мірою предметний покажчик схожий на зміст. Нагадаємо, що зміст містить достатньо обмежений перелік освітлюваних в документі питань у вигляді послідовності заголовків, до кожного з яких вказаний номер сторінки. При цьому розташування заголовків в змісті відповідає їх розташуванню в тексті документа. Змістом в цілому зручніше користуватися, якщо воно знаходиться на початку документа.

Предметний покажчик також містить перелік освітлюваних в документі питань, кожний з яких представлений у вигляді конкретного терміну (предмету). Саме тому предметні покажчики називають ще термінологічними. Кількість термінів в покажчику може бути дуже і дуже великою, і з цієї причини розташовують їх за абеткою. При цьому до кожного терміну може указуватися декілька номерів сторінок, залежно від того, в яких місцях документа він згадується, розкривається, використовується і т.п. Предметний покажчик розташовують, як правило, в кінці документа.

Відмітна особливість предметного покажчика полягає в тому, що він може містити головні і підлеглі терміни. Це залежить від специфіки документа. І нарешті, на відміну від змісту, текст предметного покажчика представляється в двох і більш колонках.

Побудова предметного покажчика може бути реалізована по одному з двох варіантів. Перший полягає в тому, що документ продивляються "уручну", і в процесі перегляду вибирають і позначають терміни (з розподілом на головні і підлеглі), які було б доцільно включити в предметний покажчик. Другий варіант полягає в тому, що спочатку готується словник головних і підлеглих термінів покажчика, а потім пошук словникових термінів і їх помітка в документі здійснюються автоматично. В обох випадках покажчик створюється за допомогою збірки помічених термінів з супутніми номерами сторінок. Кожний з варіантів має свої переваги і недоліки, і вибір між ними здійснюється залежно від специфіки документа. Перший варіант трудомісткий, але дозволяє уникнути включення в предметний покажчик номерів сторінок, не істотних для розкриття відповідного терміну. І навпаки, другий варіант більш продуктивний в значенні підбору термінів, але його використовування приводить до включення в предметний покажчик навіть тих номерів сторінок, на яких той або інший термін просто згадується.

Будь-який термін в покажчику представлений в своїй основній граматичній формі (називний відмінок однини для імен іменників, невизначена форма для дієслів і ін.). Але в тексті документа ці ж терміни можуть бути представлених в найрізноманітніших словоформах. Для утворення покажчика необхідний спосіб ідентифікації будь-яких словоформ одного і того ж терміну. Найпростіше рішення проблеми полягає в тому, що основний варіант словоформи завжди указується безпосередньо поряд з нею. Необхідно тільки, щоб основний варіант тієї або іншої словоформи в тексті документа був "невидимим".

Вставка самих споживаних полів реалізована у вигляді окремих команд (наприклад, вставка поля для тих, що автоматично обновляють дату і час реалізується командою Вставка-Дата и час).

Виноскою називається примітка, уточнення, роз'яснення до якого-небудь терміну тексту документа. Це можуть бути додаткові відомості, зауваження видавця, посилання на інші документи і т. ін. Безпосередньо в тексті документа такі примітки можуть порушувати основну канву викладу, і тому їх поміщають окремо.

З технічної точки зору будь-яка виноска включає два компоненти: знак виноски і текст виноски. Знак виноски розташовується в тексті документа безпосередньо праворуч від відповідного терміну у вигляді "показника ступеня". Текст виноски частіше за все розташовують в нижній частині тієї ж сторінки (звичайна виноска). При бажанні всі виноски можна зібрати в кінці документа (кінцеві виноски). Тексту виноски, де б він не знаходився, передує знак виноски. Характерна особливість звичайних виносок текстового процесора полягає в тому, що користувач може не піклуватися про правильне розташування при переміщенні терміну з однієї сторінки на іншу. Виноска слідує за "своїм" терміном автоматично.

Щоб вставити виноску, встановіть текстовий курсор праворуч від пояснюваного терміну і виконайте команду Ссылки-Вставить сноску.

Для переміщення від знака виноски в документі до тексту самої виноски достатньо двічі клацнути ЛКМ по знаку виноски. Щоб взнати, де в документі знаходиться знак даної виноски, слід двічі клацнути ЛКМ по знаку виноски перед її текстом. Щоб видалити виноску, достатньо видалити знак цієї виноски. При цьому вся решта виносок буде автоматично перенумерована. Щоб побачити текст виноски, зовсім не обов'язково шукати його в кінці сторінки або в кінці документа. Достатньо сумістити покажчик миші із знаком виноски в тексті документа, і текст самої виноски з'явиться поряд у вигляді спливаючої підказки. Ще одна зручність зв'язана з тим, що операції копіювання і переміщення текстів виносок зведені до аналогічних операцій із знаками виносок в тексті документа.