3. Основний порядок створення текстового документа

Під створенням документа в загальному випадку будемо розуміти створення текстовим процесором нового файла, що містить текст документа. Такий файл отримує від автора документа деяке унікальне ім'я з розширенням DOC і зберігається в папці, також призначеній для нього автором. Створений файл (документ) автор має можливість відкрити в будь-який зручний для себе момент з метою роботи над ним. Робота над документом передбачає виконання його редагування і форматування.

Працюючи над документом, автор виконує перегляд документа і вносить в нього різного роду зміни. Переглядаючи документ, автор аналізує наявний текст і форму його представлення, після чого приймає рішення про характер змін, що вимагаються. Основні різновиди змін, що вносяться в документ, зводяться до наступних: введення нових і видалення непотрібних фрагментів тексту, розміщення в тілі документа об'єктів іншого типу (таблиць, малюнків, формул і ін.), а також форматування (оформлення) окремих текстових елементів і документа загалом. При цьому потрібно враховувати, що процес роботи над документом, як правило, має багаторазовий характер. Результати ж чергового сеансу роботи – не остаточні. Саме тому певну актуальність має збереження проміжних версій документа.

Практикою традиційно визначені три основні методи створення документів:

1) створення документа на основі вже існуючого;

2) створення порожнього документа;

3) створення документа з використанням шаблона документа.

Метод перший. Спочатку під іншим ім'ям створюється копія деякого існуючого документа. Потім автором виконується редагування, що полягає в модифікації копії (перегляд, видалення непотрібного, виправлення і доповнення існуючого тексту). Редагований документ зберігає параметри форматування свого попередника. Зрозуміло, для цього доцільно мати попередника, схожого і формою, і за змістом з тим, що потрібно одержати.

Метод другий. Спочатку в текстовому процесорі створюється вікно порожнього документа, а потім виконується операція збереження. При подальшому редагуванні зводяться до мінімуму операції, пов'язані з переглядом, видаленням і виправленням тексту. І навпаки, істотно зростає обсяг робіт, пов'язаних з внесенням в документ нового тексту. В процесі редагування діють параметри форматування порожнього документа.

В існуючій практиці саме перші два методи є масовими і найбільш популярним, особливо серед початківців. При цьому в обох випадках остаточне оформлення документа є завершальним етапом його підготовки. Інакше кажучи, форматування документа виконується лише після того, як повністю готові всі його складові (текст, таблиці, малюнки і т.п.).

Третій метод. Використовує поняття шаблона документа. Шаблоном документа будемо називати пойменований і збережений у вигляді файла макет деякого документа певного вигляду, що уніфікується (ділового листа, службової записки, факсу, звіту, повістки, резюме і т.п.). Шаблон документа містить типовий текст і має типове оформлення (параметри форматування). Завдяки використанню шаблонів, документи набувають стандартного вигляду, стають пізнаваними. Існують стандартні шаблони, пропоновані текстовим процесором. Існують також шаблони користувача, створювані ним особисто. Наприклад, для листів приятелю ви можете мати шаблон документа, що містить віньєтку, звертання, підпис, зворотну адресу, автоматично змінну дату, а також сукупність параметрів форматування основного тексту листа. Як бачите, тут перераховані незмінні елементи листа. Єдине, що вам залишиться – придумати і ввести основний текст листа.

Таким чином, при використанні третього методу створення документа зводиться до вибору потрібного шаблона документа. Але, найголовніше полягає в тому, що за рахунок виключення етапу оформлення істотно прискорюється підготовка документа.

Таким чином, все вищевикладене цілком визначає круг умінь, необхідних для створення документа. Сюди відносяться створення порожнього документа, збереження документа, відкриття існуючого документа і перейменовування документа. Використання шаблонів документів передбачає уміння застосовувати існуючі, а також створювати і зберігати нові, і тому вимагає окремого розгляду.