31. Технологія автоматизованого обліку заробітної плати та розрахунків з працівниками

Ведення обліку нарахування та виплати заробітної плати є важливим елементом системи обліку та управління підприємством, оскільки, з одного боку, допомагає визначити суму витрат підприємства на оплату праці і відповідно визначити фактичну собівартість виготовленої продукції, виконаних робіт та наданих послуг, з іншого боку, дозволяє максимально ефективно використовувати наявні трудові ресурси підприємства. Незважаючи на значну важливість автоматизації обліку праці та її оплати для облікової системи підприємства, автоматизація обліку праці та її оплати є найскладнішою ділянкою автоматизації обліку підприємства, що обумовлено такими проблемами:

-Складність розрахунку та різноманітність структур заробітної плати працівників різних підприємств.

-Постійна зміна нормативних документів, що визначають порядок нарахування заробітної плати, здійснення нарахувань та утримань з неї.

-Неоднозначність трактування чинного законодавства.

-Різноманітність алгоритмів здійснення допоміжних розрахунків за різними видами та умовами виплат.

-Різний порядок утримання податку на доходи фізичних осіб та внесків до фондів соціального страхування і пенсійного фонду з різних видів виплат.

-Наявні розбіжності періоду нарахування та виплати заробітної плати в залежності від особливостей роботи підприємств.

Особливостями автоматизації обліку заробітної плати є складність визначення загальної суми нарахованої заробітної плати, об'єктів нарахування внесків та утримань при проведенні розрахунків з фондами соціального страхування, неоднозначність трактування змін у чинному законодавстві. В зв'язку з цим автоматизація обліку заробітної плати здійснюється за 2 напрямками:

- автоматизація типових виплат, відповідних нарахувань та утримань;

- автоматизація відрядної заробітної плати з урахуванням умов праці та додаткових виплат і утримань, з відповідними нарахуваннями та утриманнями.

Перший підхід використовується в інтегрованих системах обліку, в яких облік заробітної плати є складовою частиною інформаційної системи, що тісно поєднана з іншими складовими. Програми, побудовані з використанням даного підходу - «1С: Бухгалтерія для України», «Форт: .2000». Перевагами даного підходу є ведення обліку в одній програмі, низька вартість програми та її супроводу, легкість перевірки окремих операцій. Недоліками є потреба в проведенні значної кількості додаткових розрахунків при здійсненні нарахування заробітної плати.

Другий підхід - побудова автоматизованого робочого місця з обліку заробітної плати, яке враховує особливості кадрового обліку та обліку праці і заробітної плати на окремо взятому підприємстві. Створене робоче місце повинно бути забезпечене засобами обміну інформацією з основною інформаційною базою підприємства, в якій містяться дані фінансового та управлінського обліку діяльності підприємства. Типовими програмами є «1С:Зарплата і кадри», «1С:Управління персоналом». Недоліками є складність здійснення обміну інформацією, складність контрою й перевірки відповідності розрахунків, значна вартість програм та її супроводу. Перевагами є можливість гнучкої адаптації програми до особливостей відрядної оплати праці на підприємстві, узгодження кадрового обліку та обліку заробітної плати, автоматизоване здійснення розрахунків з використанням алгоритмів комп'ютерної програми.

Основними завданнями ведення обліку праці та її оплати є:

• організація контролю за якістю та кількістю затраченої праці;

• забезпечення своєчасного і правильного віднесення сум нарахованої заробітної плати і відрахувань органам соціального страхування на собівартість продукції, виконаних робіт, послуг, а також на інші витрати;

• забезпечення здійснення у встановлені строки всіх розрахунків з працівниками і службовцями по заробітній платі та інших виплатах;

• забезпечення збору та обробки інформації, необхідної для поточного і наступного планування, контролю, аналізу та оперативного управління виробництвом, для складання фінансової і статистичної звітності.

Основними засадами ведення обліку праці та її оплати є: інтеграція кадрового обліку, обліку праці та її оплати в єдине ціле; децентралізація збору інформації за ознаками типових операцій; централізація обробки інформації з обліку праці та її оплати; автоматизований збір інформації про вихід працівників на роботу та відпрацьований ними час; автоматизація типових розрахункових операцій; автоматизований контроль за правильністю проведення ручних розрахунків та коригувань; відокремлення кадрового обліку, обліку праці та її оплати від основного контуру фінансового обліку в комп'ютерних облікових системах.